Membuat Purchase Order (PO) menjadi salah satu langkah dalam menjaga kelancaran transaksi bisnis. Dengan dokumen ini, setiap pemesanan barang atau jasa bisa lebih jelas, terstruktur, dan menjadi bukti tertulis yang sah.

Tanpa purchase order, transaksi bisnis bisa jadi berantakan, misalnya barang yang datang tidak sesuai pesanan, jumlah yang di-order salah, hingga bisa menimbulkan kesalahpahaman antara kamu dengan supplier atau vendor.

Padahal, cara membuat purchase order itu tidak serumit yang dibayangkan. Apalagi, kini kamu bisa membuatnya langsung di Word secara praktis dan tersedia juga template gratis yang siap dipakai.

Cara Membuat Purchase Order Menggunakan Microsoft Word

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat PO menggunakan Ms. Word:

  1. Mulai dengan membuka aplikasi Microsoft Word dan langsung buat dokumen baru.
  2. Di bagian atas (header), tuliskan identitas perusahaan seperti nama, alamat, dan kontak resmi.
  3. Cantumkan nama serta alamat perusahaan atau supplier yang akan menerima PO.
  4. Buat nomor PO yang unik agar mudah dilacak, lalu tuliskan tanggal pembuatan dokumen.
  5. Tambahkan pernyataan singkat berisi permintaan pengiriman barang/jasa beserta statusnya (contoh: reguler, segera, atau mendesak).
  6. Susun tabel dengan kolom berikut:
    1. No.
    2. Nama Barang/Produk
    3. Merek (jika perlu)
    4. Jumlah (Qty)
    5. Harga Satuan
    6. Total Harga
    7. Isi Detail Pemesanan
  7. Masukkan informasi lengkap produk/jasa sesuai kebutuhan, termasuk jumlah dan harga satuan.
  8. Di bawah tabel, sertakan informasi penting lain seperti:
    1. Instruksi pengiriman (cara & waktu pengiriman)
    2. Syarat dan ketentuan tambahan
    3. Informasi pajak (jika berlaku)
    4. Kolom Persetujuan
  9. Sediakan ruang untuk tanda tangan atau inisial dari pihak berwenang sebagai bukti persetujuan.
  10. Gunakan font yang jelas, ukuran huruf yang mudah dibaca, serta tabel yang rapi agar dokumen profesional dan mudah dipahami.

Baca Juga: 4 Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Tahapan Membuat Purchase Order

Berikut alur atau proses ketika akan membuat purchase order:

1. Membuat pesanan pembelian

Langkah pertama adalah membuat rincian pesanan barang atau jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Rincian ini kemudian diajukan ke bagian pembelian untuk mendapatkan persetujuan.

2. Persetujuan pesanan

Bagian pembelian akan meninjau detail pesanan. Jika sesuai, maka purchase order akan diterbitkan secara resmi untuk diberikan kepada vendor.

3. Pengiriman PO ke vendor

Purchase order yang sudah disetujui dikirimkan ke vendor. Vendor akan mengecek ketersediaan barang, jumlah, harga, metode pembayaran, dan jadwal pengiriman. Jika sesuai, vendor akan menyetujui pesanan. Jika ada kendala, PO bisa dikembalikan untuk direvisi.

4. PO diterima

Setelah vendor menyetujui, kontrak resmi pun terbentuk. Dokumen ini mencantumkan detail penting seperti nomor PO, nama perusahaan, harga, syarat pembayaran, hingga jadwal pengiriman.

5. Pengiriman barang

Vendor mengirimkan barang sesuai kesepakatan. Saat barang tiba, perusahaan wajib memeriksa kualitas dan kuantitasnya lalu memberikan konfirmasi apakah sudah sesuai dengan pesanan.

6. Penerimaan barang oleh perusahaan

Barang yang sudah sesuai akan diterima secara resmi oleh perusahaan. Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan PO, slip pengiriman, maupun invoice yang dikirim vendor.

7. Penutupan PO

Tahap terakhir adalah pembayaran. Invoice yang sudah disetujui dikirimkan ke bagian keuangan untuk diproses. Setelah pembayaran dilakukan, purchase order dianggap selesai dan ditutup.

Baca Juga: Contoh Purchase Order, Beserta Template Siap Pakai untuk Bisnis

Contoh Purchase Order yang Baik dan Benar

Berikut contoh format purchase order yang baik dan benar yang bisa kamu gunakan:

contoh purchase order

Baca Juga: Purchase Order Financing: Pengertian, Manfaat, & Kapan Bisnis Membutuhkannya?

Download Template Purchase Order Format Word

Agar lebih hemat waktu, kamu bisa langsung download template purchase order format Word berikut, lalu edit sesuai kebutuhan bisnis tanpa harus membuat dari awal.

Download Template

Namun, kamu juga bisa membuat purchase order dengan cepat dan praktis menggunakan Paper. Platform invoicing ini memungkinkan kamu membuat dan mengelola PO secara digital.

Menariknya, purchase order yang kamu buat bisa langsung dikonversi menjadi invoice dengan mudah oleh supplier atau vendor. Cukup beberapa klik, semua data di PO akan langsung terinput otomatis ke dalam invoice sehingga mempercepat proses transaksi.

Yuk, gunakan Paper secara gratis sekarang dan mulai kelola dokumen bisnismu secara digital!

Gunakan Paper Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Muhamad Dika Wahyudi
SEO Content Writer at Paper.id
SEO Content Writer dengan pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai SEO Marketing dan Content Writer di berbagai industri, termasuk OTT (Over The Top), media online, teknologi, dan pusat pelatihan.
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)