Di dalam dunia bisnis, istilah invoice dan kwitansi pasti sering digunakan. Meskipun istilah-istilah tersebut sering digunakan secara bergantian, pada dasarnya invoice dan kwitansi berbeda satu sama lain.

Invoice adalah dokumen yang memuat rincian mengenai waktu dan catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Sedangkan, kwitansi adalah dokumen tanda bukti yang diserahkan dari penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang.

Agar kamu memahami perbedaan invoice dan kwitansi, yuk simak perbedaannya satu sama lain secara mendetail di bawah ini!

Pengertian Invoice dan Kwitansi

Invoice adalah dokumen penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Sedangkan Kwitansi adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran setelah transaksi selesai. 

Dalam dokumen invoice ini mencakup detail transaksi, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, dan total yang harus dibayarkan, serta syarat pembayaran yang telah disepakati. Invoice berfungsi sebagai permintaan resmi untuk melakukan pembayaran dan juga menjadi dasar pencatatan piutang dalam laporan keuangan bisnis kamu.

Sedangkan Kwitansi mencatat jumlah yang telah dibayarkan, tanggal pembayaran, serta identitas penjual dan pembeli, dilengkapi dengan tanda tangan atau cap sebagai pengesahan.

Dengan adanya kwitansi, kamu dapat memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan, dan dokumen ini juga berguna sebagai referensi serta bukti sah dalam pencatatan keuangan dan audit.

Baca Juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

5 Perbedaan Utama antara Invoice dan Kwitansi

Berikut adalah 5 perbedaan utama antara invoice dan kwitansi:

1. Fungsi dokumen

  • Invoice: Berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli sebelum transaksi lunas. Dokumen ini digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diserahkan kepada pembeli.
  • Kwitansi: Berfungsi sebagai bukti pembayaran setelah transaksi selesai. Kwitansi diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai tanda bahwa pembayaran telah diterima dan transaksi telah diselesaikan.

2. Waktu penerbitan

  • Invoice: Diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan, biasanya bersamaan dengan pengiriman barang atau setelah jasa diberikan. Ini menandakan bahwa pembeli memiliki kewajiban untuk membayar sejumlah uang tertentu dalam jangka waktu yang ditentukan.
  • Kwitansi: Diterbitkan setelah pembayaran selesai sebagai tanda bahwa transaksi telah lunas. Kwitansi diberikan segera setelah penjual menerima pembayaran penuh dari pembeli.

3. Isi dan informasi yang tercantum

  • Invoice: Memuat detail barang atau jasa yang ditransaksikan, termasuk harga satuan, jumlah, subtotal, diskon (jika ada), pajak, total pembayaran, serta syarat dan ketentuan pembayaran. Informasi ini memberikan gambaran lengkap mengenai apa yang ditagihkan kepada pembeli.
  • Kwitansi: Memuat jumlah yang telah dibayarkan, nama penerima dan pemberi uang, tanggal pembayaran, serta tanda tangan penerima uang. Kwitansi fokus pada konfirmasi bahwa sejumlah uang tertentu telah diterima oleh penjual dari pembeli.

4. Pihak yang mengeluarkan

  • Invoice: Dikeluarkan oleh penjual atau penyedia layanan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran.
  • Kwitansi: Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.

5. Kegunaan dalam pencatatan keuangan

  • Invoice: Digunakan sebagai dasar pencatatan piutang atau utang dalam laporan keuangan bisnis. Ini membantu penjual memantau pembayaran yang belum diterima dan pembeli untuk mengetahui kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan.
  • Kwitansi: Digunakan sebagai bukti transaksi yang sudah selesai dan dapat menjadi dokumen pendukung dalam audit atau pelaporan pajak. Kwitansi memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan dan diterima, sehingga penting dalam rekonsiliasi keuangan.

Memahami perbedaan antara invoice dan kwitansi bukan hanya penting untuk keperluan dokumentasi, tapi juga untuk memastikan pencatatan keuangan bisnismu berjalan dengan rapi dan akurat.

Nah, agar kamu tidak perlu repot mencatat semuanya secara manual, kamu bisa manfaatkan platform seperti Paper.id yang sudah menyediakan fitur pembuatan invoice dan kwitansi otomatis.

Dengan sistem yang saling terintegrasi, kamu bisa membuat invoice dalam hitungan detik, mencatat pembayaran, hingga langsung menghasilkan kwitansi setelah transaksi selesai.

Yuk, kelola invoice dan kwitansi lebih praktis pakai Paper.id dengan cara klik tombol di bawah. GRATIS!

Daftar Sekarang

Baca Juga: 5 Cara Membuat Format Invoice yang Baik dan Benar

Penggunaan Invoice dan Kwitansi

Invoice digunakan untuk mencari pembayaran dari pembeli, melacak transaksi, mengelola inventaris, dan mempermudah pengirim barang atau jasa. 

Invoice juga digunakan untuk melacak perkiraan pendapatan dan mengelola hubungan klien dengan memberikan pilihan pembayaran yang nyaman, seperti jangka waktu pembayaran yang lebih lama, diskon untuk pembayaran lebih awal, dan pembayaran tunai.

Sementara itu, kwitansi digunakan pembeli dan penjual untuk menunjukkan bahwa mereka telah membayar suatu barang atau jasa, terutama dalam keadaan refund, di mana barang rusak atau di bawah standar kwitansi akan menjadi sangat penting.

Baca Juga: 5 Contoh Kwitansi Pembayaran yang Sering Digunakan!

Demikian perbedaan antara invoice dan kwitansi. Keduanya sama-sama penting dalam setiap transaksi bisnis, tapi keduanya punya peran yang sangat berbeda.

Invoice bertindak sebagai permintaan pembayaran, sementara kwitansi jadi bukti bahwa pembayaran telah dilakukan. Memahami perbedaan keduanya akan membantumu menjaga arus kas tetap sehat dan memastikan pencatatan keuangan lebih akurat.

Di tengah kebutuhan bisnis yang makin cepat dan dinamis, penggunaan solusi digital menjadi kunci efisiensi. Maka dari itu, dukungan platform seperti Paper.id sangat dibutuhkan.

Kamu tidak hanya bisa mengelola dokumen transaksi secara otomatis, tapi juga mendapatkan visibilitas keuangan yang lebih baik untuk membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas ke depannya.

Ayo, kini waktunya bisnis kamu naik level, kelola invoice dan kwitansi lebih efisien bersama Paper.id!

Alfian Dimas
Alfian Dimas
Seorang SEO Specialist & Content Writer dengan pengalaman lebih dari 3 tahun di beragam industri seperti OTT (Over The Top), Hukum, Kesehatan, & e-Commerce. Saat ini bereda di industri B2B untuk memperluas wawasan terkait bisnis.
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)