Kwitansi merupakan sebuah dokumen yang penting dalam transaksi jual beli antara dua pihak atau lebih. Dengan adanya surat tersebut, penjualan dianggap sah karena pelanggan telah membayarkan tagihannya dan pihak penjual pun mendapatkan keuntungan. Legalitas kwitansi bisa dipercaya apabila penjual telah melakukan tanda tangan dan nota tersebut bisa dicantumkan ke dalam laporan keuangan.

Mungkin, sebagian orang menganggap jika kwitansi bukanlah hal yang terlalu penting. Namun, bagi para pemilik usaha, dokumen ini harus didapatkan apabila melakukan jual beli dengan pihak supplier. Sebab, kwitansi itu akan dimasukkan ke dalam biaya pengeluaran dan berpengaruh terhadap finansial bisnis.

Bukti transaksi dalam kwitansi biasanya meliputi keterangan, tujuan pembayaran, tempat transaksi, dan tanggal pembayaran. Selain itu juga, jika jumlah transaksi cukup besar, akan menggunakan meterai 10.000.

Sebelum kwitansi, biasanya ada dokumen yang disebut dengan invoice untuk mengonfirmasi detail transaksi antara dua pihak. Tahukah kamu bahwa sekarang invoice bisa dibuat dengan mudah secara digital dengan Paper.id? Yuk, pelajari selengkapnya dengan klik banner di bawah ini dan segera daftarkan bisnismu!

Cara Membuat Kwitansi dengan Mudah

Agar terlihat lebih profesional, ada beberapa hal penting yang harus tercantum di dalam sebuah kwitansi. Dua aspek yang paling penting adalah logo dari perusahaan dan juga tandatangan. Kenapa? karena kedua hal tersebut menjadi bukti jika transaksi bisa dilakukan. Beberapa aspek lainnya adalah:

  1. Nomor Kwitansi: Untuk membedakan diantara satu dan kwitansi lainnya. Biasanya, ditulis dengan menggunakan huruf dan abjad sesuai dengan keinginan pihak penjual.
  2. Nama: Memberikan informasi kepada siapakah kwitansi tersebut diberikan.
  3. Jenis Produk: Dalam kwitansi pembayaran produk, jenis barang yang dibeli juga harus tertera, lengkap dengan jumlah kuantitas yang dibeli.
  4. Jumlah Harga: Total harga yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli.
  5. Materai: Di beberapa jenis, materai menjadi salah satu aspek yang mengesahkan sebuah kwitansi.

Saat ini, kwitansi juga bisa dibuat secara otomatis melalui microsoft word ataupun microsoft excel. Kamu bisa menggunakannya secara gratis. Kalo sekarang bisa dibuat secara digital, kenapa masih dilakukan manual?

Kwitansi bisa dibuat secara manual. Namun, bagaimana cara mengirimkan kwitansi apabila pelangganmu sedang jauh berada di luar kota sedangkan mereka menginginkan dengan cepat?

Jawabannya adalah dengan membuat kwitansi melalui software akuntansi online. Cek disini buat kwitansi secara gratis!

Hal-Hal yang Harus Ada Dalam Kwitansi

Dalam membuat sebuah kwitansi, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan seperti :

  • Penulisan tanggal dan tempat sebaiknya ditaruh berdekatan dengan tanda tangan dari orang yang menerima uang.
  • Tulis nama lengkap dari orang yang menerima uang.
  • Jika pakai meterai, tanda tangan Anda harus mengenai dari meterai tersebut agar bersifat resmi.
  • Anda tidak boleh menandatangani kwitansi kosong karena bisa dipalsukan.
  • Saat menulis bagian akhir atau uraian penjelasan, ada baiknya di kasih tanda akhir seperti titik (.) agar tidak bisa dipalsukan.
  • Gunakan bolpen berwarna hitam.

Demikian poin-poin terkait cara penulisan kwitansi yang benar. Harapannya, hal-hal ini dapat membantu Anda dalam bertransaksi dengan baik.

Contoh Kwitansi yang Sering Digunakan

Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, ada beberapa jenis kwitansi yang berbeda. Fungsi dan jenisnya pun tidak sama tergantung dengan kebutuhannya, ada yang untuk melakukan transfer uang, transaksi produk hingga kredit yang dibayarkan setiap bulannya. Di bawah ini, terdapat 5 contoh kwitansi yang bisa kamu lihat sendiri.

1. Contoh kwitansi pembayaran

Salah satu jenis kuitansi yang umumnya dipergunakan dalam transaksi adalah kuitansi bukti pembayaran. Kuitansi ini menguraikan jumlah uang, maksud pembayaran, serta identitas pihak yang membayar atau memberikan dana.

Kuitansi semacam ini kerap digunakan dalam proses pembelian dan penjualan barang atau produk.

2. Contoh kwitansi serah terima uang

Kuitansi yang sering digunakan dalam proses transaksi adalah kuitansi serah terima uang. Kuitansi ini kerap dipakai dalam proses transaksi serah terima uang di perusahaan, instansi, lembaga, dan toko-toko.

Dalam kuitansi serah terima uang, tercatat jumlah uang yang akan diserahkan kepada pihak penerima.

3. Contoh kwitansi transaksi produk

Kuitansi yang sering digunakan dalam proses transaksi adalah kuitansi pembelian produk. Seperti namanya, kuitansi ini umumnya digunakan saat pembelian produk.

Kuitansi pembelian produk mencakup informasi mengenai jenis produk yang dibeli oleh konsumen atau pemberi dana, tipe produk, nomor seri produk, alamat konsumen, dan harga produk.

4. Contoh kwitansi Cash Receipt

Contoh berikutnya adalah kuitansi penerimaan tunai. Kuitansi semacam ini sering dijumpai di berbagai lembaga, perusahaan, dan instansi.

Kuitansi penerimaan tunai berperan dalam mencatat jumlah pengeluaran dan pemasukan dana perusahaan. Setelah selesai proses transaksi, kuitansi ini akan diarsipkan sebagai bukti keuangan dalam audit perusahaan.

5. Kwitansi transfer uang

Kuitansi yang umumnya digunakan dalam transaksi adalah kuitansi transfer uang, dan kuitansi semacam ini sering ditemui dalam proses transaksi perbankan.

Penggunaannya hampir serupa dengan beberapa jenis kuitansi sebelumnya, tetapi yang membedakannya adalah kuitansi transfer uang telah mencantumkan nomor rekening penerima dana.

Kasus Kwitansi Kosong

Kwitansi adalah sebuah dokumen yang cukup penting untuk bisnismu karena bisa dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Namun, dalam beberapa kasus ada juga yang menjual kwitansi kosong tujuannya adalah untuk proses bolak-balik nama kendaraan. Namun, di beberapa kasus lain, kwitansi kosong juga dipergunakan untuk hal yang buruk seperti misalnya korupsi ‘kecil’.

Singkatnya, kwitansi kosong yang sudah ditandatangani pihak penjual bisa diisi semaunya oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal tersebut dilakukan agar mereka bisa mendapatkan untung dari produk yang dibeli. Misalnya, perusahaan A menyuruh Tomy untuk membeli 10 buah laptop. Harga asli dari barang tersebut adalah Rp.100 juta. Namun, Tomy bisa memanipulasinya karena mempunyai kwitansi kosong.

Jika kamu ingin tahu lebih banyak mengenai kwitansi kosong ini, silahkan baca artikel di bawah.

Baca Juga: Kwitansi Kosong, Korupsi Kecil yang Termasuk Sebagai Tindak Pidana?

Sebelum memberikan kwitansi tanda transaksi dengan pelanggan, pemilik usaha biasanya akan mengirimkan Invoice kepada pelanggan. Membuat invoice tidak perlu lagi dilakukan dengan cara manual, karena semuanya bisa diselesaikan lebih mudah dengan Paper.id.

Selain itu, Anda bisa terima dan kirim pembayaran dengan berbagai metode, termasuk kartu kredit. Anda juga bisa menikmati biaya transaksi yang rendah, 1,5% untuk kartu kredit dan GRATIS untuk transfer bank. Semuanya bisa Anda rasakan dengan gratis dengan daftar lewat tombol di bawah.

Alfian Dimas