Dalam pengelolaan operasional perusahaan, efisiensi proses dan transparansi pengeluaran menjadi fondasi utama. Salah satu pendekatan terstruktur yang mendukung hal tersebut adalah Procure to Pay Process (P2P). Proses ini mencakup seluruh tahapan pengadaan barang dan jasa hingga proses pembayaran kepada vendor, yang sering kali dijalankan dalam satu sistem digital atau ERP (Enterprise Resource Planning).
Baca juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Procurement, Buat Bisnis Makin Produktif
Apa Itu Procure to Pay Process?
Procure to Pay Process adalah serangkaian aktivitas yang dimulai dari pembuatan permintaan pembelian hingga penyelesaian pembayaran kepada pemasok. Tujuannya adalah menciptakan proses yang efisien, terdokumentasi, dan minim risiko bagi perusahaan.
Tahapan Procure to Pay Process
1. Purchase Requisition
Permintaan pembelian diajukan oleh divisi pengguna barang atau jasa, disetujui oleh atasan atau manajer terkait sebelum diproses lebih lanjut.
2. Purchase Order (PO) Creation
Tim procurement membuat PO resmi berdasarkan permintaan yang telah disetujui. Dokumen ini dikirim ke vendor sebagai dasar kontraktual pemesanan.
3. Goods or Services Receipt
Barang atau jasa dikirim oleh vendor. Tim gudang atau pengguna melakukan pengecekan dan mencatat penerimaan melalui sistem.
4. Invoice Matching
Vendor mengirimkan invoice. Sistem akan mencocokkan invoice dengan PO dan bukti penerimaan barang (3-way matching) untuk memastikan kesesuaian data.
5. Payment Processing
Setelah semua dokumen valid, pembayaran diproses oleh tim keuangan sesuai dengan term of payment yang telah disepakati sebelumnya.
Baca juga: Procure to Pay: Pengertian, Indikator, dan Langkah kerja
Manfaat Procure to Pay Process
- Meningkatkan efisiensi dan kecepatan proses pembelian
- Mengurangi kesalahan input dan risiko fraud
- Memberikan visibilitas penuh terhadap siklus pengeluaran perusahaan
- Mempercepat proses audit dan pelaporan keuangan
- Memperkuat hubungan dengan vendor melalui pembayaran yang tepat waktu
Kesimpulan
Procure to Pay Process bukan hanya alur administratif, melainkan strategi terintegrasi yang membantu perusahaan menjaga kelancaran operasional, akurasi pembelian, dan pengendalian pengeluaran. Digitalisasi proses ini akan menjadi investasi jangka panjang dalam efisiensi, kepatuhan, dan pertumbuhan bisnis.
Jika bisnismu masih menerapkan pengelolaan manual, maka perlu untuk meningkatkan efisiensinya dengan pengelolaannya secara digital. Dengan begitu, ini dapat mengurangi beban operasional di sisi budget dan juga tenaga kerja. Untuk membantumu, Paper.id menawarkan solusi mutakhir bernama Paper Enterprise Solution.
Dengan sistem berbasis AI, pengelolaan ribuan invoice menjadi lebih praktis tanpa harus merekap satu-satu. Setiap dokumen yang ada akan terekap secara otomatis secara 100%. Selain itu, pembayaran yang masuk juga terekap secara langsung, tidak perlu lagi mencocokkan secara satu-satu. Cek info lebih lanjut mengenai solusi yang ditawarkan di bawah ini!
dari 7 tahun di industri media, bisnis & ekonomi, dengan hobi yang berbeda dari lainnya yakni riset terkait topik bisnis dan juga ekonomi serta sering kali difitur di berbagai media atas hasil tulisan seputar release dan kabar bisnis
- Buku Besar Akuntansi: Definisi dan Contoh Lengkapnya - April 10, 2025
- Fungsi Kartu Kredit, Bukan Hanya untuk Pribadi Tapi Juga untuk Bisnis! - April 8, 2025
- 4 Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis - April 6, 2025
