Purchase Order – Dalam dunia bisnis baik itu online maupun offline, pasti kalian sering mendengar istilah Purchase Order (PO).

Purchase Order atau biasa yang disebut dengan pesanan pembelian merupakan sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. 

PO sendiri dibuat untuk memperjelas pesanan barang yang dibeli dari pihak pembeli, sehingga nantinya terhindar dari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan. 

Baca Juga: Purchase Requisition vs Purchase Order, Perbedaan dan Fungsi Dari Keduanya

Apa itu Purchase Order (PO) ?

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, bahwa Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukan barang yang ingin dibeli dari pihak penjual. 

Mudahnya, PO sendiri digunakan sebagai kontrak antara pembeli dan penjual mengenai barang yang akan dibeli nantinya. 

Pada dokumen ini biasanya memuat beberapa informasi tentang detail pesanan seperti jenis, kuantitas, harga, hingga nomor dokumen atau tanggal. 

Semakin spesifik barang yang dipesan, maka semakin banyak juga rincian yang ada didalam dokumen tersebut. 

Pasti kalian sempat bertanya-tanya, apa perbedaan antara Purchase Order (PO) dan faktur (Invoice)?

Seringkali terjadi kesalahpahaman antara kedua dokumen tersebut. Yang menjadi perbedaan utama antara PO dan Invoice terletak pada waktu. PO sendiri diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang yang dibutuhkan.

Sedangkan invoice sendiri diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi yang ada pada PO itu sendiri. 

Kita ambil contoh misalnya ketika sebuah smartphone yang baru di-launching oleh salah satu perusahaan, perusahaan tersebut melakukan open PO dan memberikan bundling gift yang banyak.

Akan ada banyak pembeli yang ikut serta dalam PO tersebut karena tertarik dengan bundling yang menarik. Saat ini mari kita mengetahui lebih dalam tentang apa itu PO sebenarnya dan bagaimana Po terjadi.

Manfaat utama dalam menggunakan sistem PO adalah mengamankan ketersediaan barang agar tidak terjual kepada orang lain.

Dengan adanya PO inilah, penjual akan memastikan barang yang tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirimkan pada waktu yang ditentukan. 

Berbeda dengan proses PO di perusahaan, PO di perusahaan biasanya terjadi ketika divisi penyedia barang telah memberikan purchase requisition (PR) dan ketika PR  telah di setujui barulah dibuatkan menjadi PO.

Selain berfungsi sebagai dokumen untuk memesan barang, beberapa pemberi pinjaman atau kreditur komersial akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan pinjaman kepada organisasi ataupun bisnis.

Baca Juga: Cara Membuat Purchase Order di Aplikasi (Kirim Via Whatsapp dan Line)

Rincian Informasi Yang Harus Ada Di Dalam Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO) sendiri mirip dengan invoice. Ada beberapa rincian yang harus disertakan didalam dokumen tersebut, seperti berikut ini: 

  • Nama Pemesanan
  • Nama Perusahaan 
  • Alamat Pengiriman 
  • Alamat Penagihan 
  • Tanggal Pengiriman 
  • Nomor Telepon 
  • Alamat Email
  • Nama Produk 
  • Jumlah Barang
  • Harga Barang
  • Metode Pembayaran
  • Cara Pengiriman
  • Nomor Pesanan
  • Syarat dan Ketentuan Transaksi

Manfaat Purchase Order Yang Bisa Dirasakan Pembeli

  1. Dokumen Purchase Order bisa menjadi bukti. Bukti ini bisa disimpan, dan jika terjadi perselisihan, dokumen ini bisa menjadi dokumen yang sah secara hukum. 
  2. Bagi pembeli, dokumen PO sendiri memuat berbagai informasi yang cukup lengkap, mulai dari merek yang dipesan, nama barang, jumlah pesanan dan lainnya. Hal ini bertujuan untuk terhindar dari kesalahan ketika atau kekeliruan pemesanan.
  3. Bagi perusahaan, hal ini akan memudahkan departemen keuangan dalam menyiapkan anggaran, sehingga kalian akan terhindar dari pembayaran jatuh tempo. 
  4. Bagi penjual, dokumen ini akan berguna untuk mengingatkan supplier atau produsen agar menyediakan barang sesuai dengan detail pesanan yang dipesan. 

Alur atau Proses Terbit nya Purchase Order

  1. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian dengan mengisi form permintaan barang.
  2. Permintaan disampaikan kepada manajer terkait untuk di cek dan disetujui.
  3. Setelah disetujui maka dilakukan proses pembuatan PO oleh bagian pembelian yang ditujukan kepada pemasok barang terkait.
  4. Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok.
  5. Setelah barang diterima, bagian pembelian menerima faktur atau invoice yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang beserta rincian harga yang telah disepakati.
  6. Tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya.

Mengapa Perlu Menggunakan Purchase Order?

Masih banyak perusahaan yang tidak ingin menggunakan PO. Hal ini dikarenakan, mereka menganggap bahwa dokumen ini merepotkan serta memperlambat transaksi. 

Biasanya mereka malas menggunakannya, karena mereka sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan para vendor atau supplier untuk bisnis mereka. 

Melakukan pemesanan dalam jumlah kecil mungkin masih biasa dan wajar. Tapi ketika kalian mempunyai bisnis yang besar serta sudah berkembang, tentu hal ini menjadi lebih kompleks dan spesifik. 

Bayangkan ketika kalian menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan kalian. Sementara kalian tidak ada dokumen yang dapat digunakan sebagai rujukan. 

Tentu saja ini akan menimbulkan kesalahpahaman antara pemasok dan juga bisnis. Tentu hubungan ini akan menjadi renggang. Tentu saja, hal ini tidak akan terjadi jika kalian menggunakan Purchase Order untuk pemesanan.

Contoh Purchase Order

Kesimpulan

Purchase Order adalah dokumen tertulis baik digital maupun manual sebagai daftar barang produksi yang harus perusahaan beli. Hal itu tentunya akan memudahkan bisnis atau perusahaan dalam menentukan berbagai produk apa saja yang harus diutamakan untuk dibeli.

Sekarang, buat purchase order jadi lebih mudah lewat Paper.id. Anda bisa mengirim langsung kepada suplier. Jika disetujui, Anda bisa langsung mengubahnya menjadi purchase invoice dengan sekali klik, jadi 3x lebih cepat dari biasanya! Proses pengadaan jadi lebih mudah dan bisa diurus hanya melalui satu platform, Paper.id, platform bisnis #1 untuk berbagai tipe bisnis di Indonesia!

Gunakan Paper.id sekarang dan daftarkan diri Anda secara GRATIS disini!