Peran Penting Purchase Order Dalam Pengadaan Barang

Dalam dunia bisnis baik online maupun offline mungkin kita sering mendengar istilah purchase order (PO) atau open PO terutama pada bisnis online dalam suatu platform e-commerce atau online shop kesayangan Anda. 

Purchase order atau yang biasa disebut dengan PO adalah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. PO dibuat untuk memperjelas pesanan pembelian dari pihak pembeli sehingga menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan.

Kita ambil contoh misalnya ketika sebuah smartphone yang baru di-launching oleh salah satu perusahaan, perusahaan tersebut melakukan open PO dan memberikan bundling gift yang banyak. Akan ada banyak pembeli yang ikut serta dalam PO tersebut karena tertarik dengan bundling yang menarik. Saat ini mari kita mengetahui lebih dalam tentang apa itu PO sebenarnya dan bagaimana Po terjadi.

Baca juga: Contoh purchase order dan apa sih perbedaannya dengan invoice? 

Manfaat utama dalam menggunakan sistem PO adalah mengamankan ketersediaan barang agar tidak terjual kepada orang lain. Dengan adanya PO inilah, penjual akan memastikan barang yang tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirimkan pada waktu yang ditentukan. 

Berbeda dengan proses PO di perusahaan, PO di perusahaan biasanya terjadi ketika divisi penyedia barang telah memberikan purchase requisition (PR) dan ketika PR  telah di setujui barulah dibuatkan menjadi PO. Selain berfungsi sebagai dokumen untuk memesan barang, beberapa pemberi pinjaman atau kreditur komersial akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan pinjaman kepada organisasi ataupun bisnis.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan form purchase order

  • Identitas
  • Nomor telepon
  • Alamat 
  • Ekspedisi
  • Jumlah barang
  • Nama produsen
  • Nomor PO

Alur atau Proses Terbit nya Purchase Order

  1. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian dengan mengisi form permintaan barang.
  2. Permintaan disampaikan kepada manajer terkait untuk di cek dan disetujui.
  3. Setelah disetujui maka dilakukan proses pembuatan PO oleh bagian pembelian yang ditujukan kepada pemasok barang terkait.
  4. Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok.
  5. Setelah barang diterima, bagian pembelian menerima faktur atau invoice yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang beserta rincian harga yang telah disepakati.
  6. Tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya.

Berikut manfaat purchase order bagi perusahaan:

 

  • Kesesuaian Harga

 

Sebagai seseorang yang akan membeli suatu barang biasanya pihak perusahaan akan menentukan dan melakukan pengajuan harga kepada pihak penjual atau ketika perusahaan membeli barang dengan jumlah yang sangat besar, biasanya penjual akan memberikan discount terhadap perusahaan yang membeli. Maka perusahaan akan mendapatkan suatu keuntungan yang besar dalam proses pembelian.

 

  • Mencegah Adanya Penipuan dan Dokumen yang Sebagai Saksi

 

Saat melakukan pemesanan terhadap satu supplier mungkin prosesnya jauh lebih singkat karena kita dapat memesan secara langsung. Akan tetapi, hal ini akan menimbulkan adanya indikasi penipuan, hal ini  dapat terjadi dikarenakan pemesanan tidak sesuai dengan SOP dan hanya kesatu supplier. Selain mencegah adanya penipuan purchase order bertindak sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pihak pembeli maupun penjual. Hal ini tentunya akan menjadi saksi jika terjadi konflik antara kedua belah pihak, seperti barang tidak dikirimkan.

Baca juga: Cara membuat purchase order di aplikasi

 

  • Audit Keuangan

 

Selain sebagai catatan pengeluaran, hal ini juga bisa menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis jual beli dengan sistem yang benar.

Dahulu, purchase order dibuat secara manual. Jika Anda menggunakan purchase order manual, maka Anda membuatnya melalui sebuah kertas. Cara ini memang terlihat baik-baik saja, akan tetapi sebenarnya tidak efisien. Untuk setiap siklus pembelian, biasanya ada banyak dokumen yang dilibatkan. 

Jika Anda menyimpan semua itu dalam tumpukan kertas, maka ada banyak konsekuensi yang bisa timbul. Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang dan rusak. Anda mungkin juga bisa kehilangan dokumen-dokumen transaksi Anda sewaktu-waktu. 

Untuk mencegah kemungkinan diatas terjadi maka sebaiknya Anda membuat purchase order secara digital, sistem pembelian otomatis juga memungkinkan Anda untuk membuat request for quotation, kontrak pembelian, persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen penting lainnya secara digital. 

Sekarang, buat purchase order jadi lebih mudah lewat Paper.id. Anda bisa mengirim langsung kepada suplier. Jika disetujui, Anda bisa langsung mengubahnya menjadi purchase invoice dengan sekali klik, jadi 3x lebih cepat dari biasanya! Proses pengadaan jadi lebih mudah dan bisa diurus hanya melalui satu platform, Paper.id, platform bisnis #1 untuk berbagai tipe bisnis di Indonesia!

Gunakan Paper.id sekarang dan daftarkan diri Anda secara GRATIS disini!

(Visited 1.038 times, 1 visits today)