Sebagai pebisnis, mungkin kamu sudah tidak asing lagi dengan beberapa dokumen penting yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan, seperti dokumen invoice, nota, dan kwitansi. Namun, tidak sedikit lho yang belum memahami secara mendalam tentang perbedaan dan fungsi dari masing-masing ketiga dokumen tersebut.

Padahal, jika kamu ingin mengoptimalkan alur keuangan dan terhindar dari masalah potensial dengan pihak berwenang atau pelanggan, maka pemahaman mendalam mengenai dokumen tersebut adalah hal yang tidak boleh diabaikan begitu saja. Lalu, apa itu invoice?

Nah, biar kamu makin paham, berikut adalah penjelasan secara detail mengenai invoice, mulai dari pengertian, fungsi, contoh, hingga perbedaan utama antara invoice dengan nota maupun kwitansi. Simak selengkapnya di bawah, ya!

Baca Juga: Mengenal Invoice Penagihan atau Penjualan Untuk Bisnis

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang sudah atau akan disepakati. Dokumen ini mencatat secara rinci informasi seperti jumlah, jenis, dan harga barang atau jasa yang dibeli oleh pembeli.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice merupakan daftar barang yang dikirim yang mencantumkan detail seperti nama, jumlah, dan harga yang harus dibayarkan oleh pembeli atau pelanggan.

Dokumen yang biasa disebut invoice atau faktur ini juga mencantumkan tanggal pembelian, tanggal jatuh tempo, dan informasi tentang produk yang dibeli. Nah, dalam beberapa kasus, invoice juga sekaligus berisikan syarat dan ketentuan penjualan yang harus dipatuhi oleh pihak pembeli.

Dalam praktiknya, invoice biasanya dibuat dalam tiga rangkap: satu lembar diberikan kepada pembeli setelah pembayaran dilunasi, satu lembar untuk arsip penjualan, dan satu lembar lainnya sebagai bukti dalam laporan keuangan.

Fungsi Invoice untuk Bisnis

Invoice (faktur) adalah dokumen penting dalam bisnis yang memiliki berbagai fungsi. Berikut adalah beberapa fungsi utama invoice dalam bisnis.

1. Bukti transaksi

Invoice berfungsi sebagai bukti formal atas transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini mencatat detail produk atau jasa yang dijual, harga, tanggal transaksi, dan informasi lain yang relevan.

2. Rekam jejak keuangan

Invoice membantu perusahaan dalam melacak pemasukan dan pengeluaran. Dengan adanya invoice, bisnis dapat memonitor aliran kas dan mengontrol keuangan.

3. Pemenuhan kewajiban pajak

Dalam pelaporan pajak, invoice adalah salah satu dokumen yang diperlukan untuk memverifikasi pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

4. Dokumentasi untuk audit

Jika ada audit atau pemeriksaan dari otoritas eksternal, invoice menjadi salah satu dokumen yang dapat dijadikan rujukan.

5. Mengelola aliran kas

Jika kamu mencatat jual-beli bisnis secara rinci dengan invoice, perusahaan dapat mengetahui kapan mereka akan menerima pembayaran dan dapat merencanakan aliran kas dengan lebih baik.

6. Menegaskan kewajiban pembayaran

Invoice menjelaskan secara detail apa yang harus dibayar oleh pelanggan, kapan pembayaran harus dilakukan, dan metode pembayaran yang dapat digunakan.

7. Perantara komunikasi buyer dan supplier

Invoice bisa menjadi alat komunikasi antara penjual dan pembeli. Informasi seperti deskripsi produk, harga, diskon, dan syarat pembayaran dapat dikomunikasikan melalui invoice.

8. Pencegahan penipuan

Dengan detail yang jelas pada invoice, risiko kesalahpahaman atau penipuan dapat diminimalkan. Misalnya, jika ada ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan yang tertulis di invoice, pembeli dapat meminta klarifikasi atau perbaikan.

9. Menunjukkan profesionalisme

Mengirimkan invoice kepada pelanggan menunjukkan profesionalisme dan organisasi dalam bisnis. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan membangun reputasi bisnis yang baik.

10. Pencatatan utang dan piutang

Untuk bisnis yang memberikan kredit kepada pelanggan atau memiliki hutang kepada pemasok, invoice adalah cara untuk melacak piutang dan hutang.

Bagi setiap bisnis, penggunaan invoice yang tepat dan efisien adalah kunci untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan meminimalkan risiko kesalahpahaman atau kesalahan dalam pencatatan keuangan.

Jenis-Jenis Invoice

Dalam bisnis, invoice sendiri terbagi menjadi tiga jenis, berikut penjelasan singkatnya:

1. Invoice standar

Invoice standar merupakan jenis invoice yang sering digunakan untuk transaksi dagangan sederhana. Informasi yang ada di dalamnya mencakup detail produk yang dibeli, kuantitas, harga tiap unit, dan total harga keseluruhan yang perlu dibayar.

2. Invoice proforma

Ini adalah invoice proforma, yang berfungsi sebagai versi sementara atau pengganti. Invoice ini diterbitkan saat barang yang dipesan dikirim secara bertahap. Setelah semua barang diterima secara lengkap, invoice proforma ini akan digantikan dengan invoice standar.

3. Invoice konsuler

Invoice konsuler adalah jenis khusus yang digunakan untuk transaksi dagang lintas negara, seperti dalam aktivitas ekspor-impor.

Agar invoice konsuler ini dianggap sah, diperlukan persetujuan dari perwakilan negara penerima impor. Entitas yang biasanya memberikan persetujuan ini meliputi atase perdagangan, kantor konsuler, atau kedutaan besar negara penerima di tanah negara pengekspor.

Cara Membuat Invoice dengan Mudah

Invoice merupakan dokumen esensial dalam operasional bisnis kamu. Tapi apakah kamu sudah tau cara membuat invoice yang tepat?

Terdapat tiga metode dalam pembuatan invoice.

  • Yang pertama adalah dengan menciptakannya sendiri berdasarkan format perusahaanmu.
  • Yang kedua adalah dengan mendownload template invoice sebagai contoh.
  • Serta yang ketiga, dengan memanfaatkan aplikasi khusus pembuatan invoice.

Mengunduh template invoice yang telah tersedia dianggap sebagai metode termudah dalam pembuatan invoice. Kamu hanya perlu melakukan beberapa penyesuaian atau pengisian detail.

Banyak template invoice yang bisa kamu temukan online. Namun, pastikan pilih yang dapat terpercaya, ya!

Selain itu, kamu juga dapat memanfaatkan aplikasi khusus untuk pembuatan invoice online, salah satu nya adalah aplikasi invoice online dari Paper.id. Sudahkah kamu mengeksplorasi aplikasi invoice online dari Paper.id? Coba demo produknya sekarang, tanpa harus daftar dengan klik tombol di bawah ini!

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Format Invoice

Dalam pembuatan invoice juga, kamu juga harus tau nih format invoice yang ada pada umumnya, biar tidak salah dalam membuat invoice nya. Berikut ini format invoice umum yang harus dipatuhi saat membuatnya:

  • Nama invoice
  • Nomor invoice
  • Nama dan informasi detail mengenai pelanggan
  • Nama dan informasi detail mengenai penjual
  • Detail transaksi yang meliputi tanggal pembuatan invoice, tanggal pengiriman barang atau produk yang dibeli
  • Ketentuan pembayaran yang meliputi metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, denda yang dikenakan jika telat membayar, pemberian diskon, dan lain sebagainya
  • Deskripsi produk yang dibeli pelanggan
  • Jumlah total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh pelanggan

Contoh Invoice

Nah, jika masih bingung ketika ingin mencoba membuat invoice, berikut 3 contoh yang bisa kamu jadikan referensi dengan berbagai template yang simple.

1. Contoh invoice pembayaran

Contoh invoice pembayaran
Contoh Invoice Pembayaran

2. Contoh invoice penagihan

Contoh Invoice Tagihan
Contoh Invoice Tagihan

3. Contoh invoice sederhana

Contoh Invoice Sederhana
Contoh Invoice Sederhana

Nah untuk mendapatkan template invoice gratis dengan beragam banyak pilihan, Anda bisa klik tombol dibawah ini ya.

Perbedaan Utama Invoice dengan Nota dan Kwitansi

Sederhananya, invoice ini adalah dokumen yang mencatat secara rinci barang atau jasa yang sudah atau akan dibeli. Nah, sementara nota adalah ringkasan transaksi yang mencatat jumlah total pembelian tanpa rincian barang atau jasa dan kwitansi jadi bukti pembayaran yang mencatat bahwa pembayaran sudah diterima oleh penjual.

Dari segi penggunaan, invoice biasa digunakan sebelum atau saat pembayaran dilakukan. Sementara itu, nota biasanya digunakan pada saat atau setelah terjadi, sedangkan kwitansi digunakan setelah pembayaran dilakukan untuk memberikan bukti kepada pembeli.

Selain itu, invoice memiliki rincian yang lebih lengkap dan komprehensif, sementara nota lebih sederhana dan kwitansi lebih singkat yang hanya mencatat pembayaran. Di samping itu, invoice bisa dikenakan pajak, sedangkan nota dan kwitansi tidak ada pembebanan pajak yang tertera.

Baca juga: 7 Contoh Invoice Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis

Contoh Kasus Penggunaan Invoice, Nota, dan Kwitansi

Misalnya, perusahaan ABC membeli 100 unit laptop dari Supplier XYZ untuk kebutuhan operasional. Setelah kesepakatan harga dan jumlah barang, supplier mengeluarkan invoice kepada perusahaan ABC sebagai sebagai permintaan pembayaran.

Setelah menerima invoice dari Supplier XYZ, Perusahaan ABC memutuskan untuk segera melakukan pembayaran karena kebutuhan laptop tersebut mendesak. Mereka melakukan transfer dana sejumlah Rp 550.000.000 sebagai pembayaran penuh sesuai dengan invoice. 

Supplier XYZ kemudian mengeluarkan nota kepada Perusahaan ABC sebagai tanda bukti bahwa pembayaran telah diterima. Nota tersebut mencantumkan informasi sebagai berikut:

Contoh Nota

Setelah menerima nota dari Supplier XYZ, Perusahaan ABC juga mendapatkan kwitansi dari Supplier XYZ sebagai bukti resmi bahwa pembayaran telah diterima oleh Supplier XYZ. Kwitansi tersebut berisi informasi berikut:

Nah, dalam contoh kasus di atas kamu jadi paham, kan? invoice digunakan sebagai permintaan pembayaran dan berfungsi sebagai rincian lengkap transaksi antara Perusahaan ABC dan Supplier XYZ. 

Nota digunakan sebagai ringkasan transaksi setelah pembayaran dilakukan, sedangkan kwitansi digunakan sebagai bukti resmi bahwa pembayaran telah diterima oleh Supplier XYZ dari Perusahaan ABC. 

Ketiga dokumen ini bekerja bersama-sama untuk memastikan transaksi berjalan lancar dan memberikan rekam jejak yang akurat bagi kedua belah pihak.

Baca Juga: 7 Manfaat & Keuntungan Menggunakan Invoice Online Untuk Bisnis Kalian

Demikianlah, perbedaan invoice dengan nota maupun kwitansi yang wajib kamu ketahui. Dengan memahami ketiga dokumen tersebut, diharapkan kamu bisa memastikan transaksi keuangan yang lancar, meminimalisir kesalahan, dan membangun hubungan bisnis yang profesional dengan para pelanggan dan mitra bisnis.

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini sudah banyak lho platform atau aplikasi invoice yang bisa membantu mengelola dan menghasilkan invoice jadi lebih efisien dan akurat. Salah satunya Paper.id.

Paper.id merupakan software invoice online yang memberikan kemudahan kamu dalam buat, kirim invoice digital yang sah dan pelanggan kamu bisa bayar invoice kamu lewat metode pembayaran apa saja, seperti kartu kredit, Virtual Account, dan QRIS.

Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dan nikmati keuntungan lainnya yang tersedia dengan klik tombol di bawah ini. GRATIS!

Alfian Dimas