Di tengah dinamika bisnis dan perubahan regulasi pemerintah yang cepat, peran HR bukan lagi sekadar administrasi, melainkan pilar strategis. Tantangan terbesar saat ini adalah memastikan akurasi penggajian sekaligus menjaga kepatuhan terhadap kebijakan terbaru, terutama terkait perhitungan PPh Pasal 21/26 dan iuran BPJS. Di sinilah peran Aplikasi Payroll modern menjadi kunci transformasi.

Kamu mungkin pernah mendengar, ada tim HR yang butuh berhari-hari berjibaku dengan kalkulator dan spreadsheet untuk menyelesaikan payroll, tapi ada juga yang hanya butuh hitungan jam. Apa bedanya?

Tiga Metode Mengelola Payroll

Kecepatan dan akurasi proses penggajian sangat bergantung pada metode pengelolaannya, dan hal ini memegang peran strategis dalam upaya transformasi HR. Berikut tiga metode umum pengelolaan payroll yang dapat diposisikan sebagai perjalanan transformasi HR yang bisa kamu terapkan sesuai kebutuhan perusahaan:

1. Metode manual (gaya klasik)

Ini adalah cara lama, di mana seluruh perhitungan dikerjakan sendiri oleh admin payroll menggunakan Microsoft Excel atau spreadsheet lainnya.

  • Proses: Admin merekap data, memasukkan variabel gaji (pokok, tunjangan, lembur) secara manual, dan menghitung semua komponen potongan (BPJS, PPh 21) satu per satu dengan rumus Excel.
  • Cocok untuk: Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dengan jumlah karyawan terbatas dan komponen gaji yang relatif sederhana.
  • Kelemahan: Memakan waktu sangat lama, rentan terhadap human error, dan sulit untuk up-to-date dengan regulasi pemerintah yang sering berubah.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Timesheet Online Terpopuler

2. Metode otomatis (era digital) 

Metode ini adalah solusi modern yang memanfaatkan software atau aplikasi payroll digital.

  • Proses: Admin cukup melakukan pengaturan awal dan memasukkan data variabel (absensi, lembur). Aplikasi akan menghitung gaji, BPJS, PPh 21, dan mencetak slip gaji secara otomatis setiap bulannya.
  • Keunggulan: Sangat efisien, cepat, akurat, dan data terdokumentasi secara digital. Membebaskan tim HR dari pekerjaan administratif yang berulang. Sistem biasanya langsung terintegrasi dengan regulasi terbaru, termasuk PPh 21 TER 2024.

3. Metode outsourcing (serahkan ke ahli)

Perusahaan menyerahkan seluruh urusan penggajian kepada pihak penyedia jasa payroll profesional.

  • Keunggulan: Paling praktis dan minim risiko. Perusahaan tinggal “terima beres” tanpa perlu pusing memikirkan kerumitan perhitungan, kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan, hingga aturan perpajakan terbaru. Cocok untuk perusahaan yang ingin fokus penuh pada pengembangan bisnis inti.

Baca Juga: 5 Aplikasi HR Gratis yang Paling Populer untuk Bisnismu

Gadjian: Solusi Digital Jawaban untuk Efisiensi Payroll

aplikasi payroll terbaik Gadjian
Aplikasi Payroll Terbaik Gadjian (Sumber: Gadjian)

Jika perusahaanmu sering kewalahan dengan proses payroll yang memakan waktu berhari-hari dan rawan salah hitung, terutama dengan adanya aturan PPh 21 TER hingga skema iuran BPJS terbaru. Saatnya beralih ke solusi digital, yaitu aplikasi payroll Gadjian berbasis web.

Aplikasi Gadjian menjadi salah satu aplikasi payroll terbaik di Indonesia, karena: 

  • Perhitungan Otomatis & Akurat: Semua komponen payroll, mulai dari gaji, upah lembur, iuran BPJS, hingga PPh 21/26, terhitung secara instan dan akurat. Poin menjadi keunggulan Gadjian dibandingkan aplikasi sejenisnya lainnya, lho!
  • Fitur Komplit: Saat ini aplikasi Gadjian mempunyai banyak fitur unggulan, mulai dari absensi online, HR analytics, hingga monitoring KPI karyawan. 
  • Fitur Employee Self-Service (ESS): Karyawan dapat mengakses slip gaji, rincian potongan, melakukan absen, hingga mengajukan cuti/izin/sakit kapan saja dan di mana saja. Efisien dan transparan.
  • Regulasi Up-to-Date: Sistem akan diperbarui secara otomatis ketika ada perubahan regulasi pemerintah, sehingga kamu tidak perlu khawatir salah hitung gaji atau pajak karyawan.
  • Efisiensi Waktu: Memangkas waktu pengerjaan payroll dari hari menjadi hitungan jam.
  • Data Aman: Semua data sensitif karyawan dan riwayat penggajian tersimpan aman di server cloud tepercaya di dunia dan dapat diakses kapan saja.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Karyawan Terbaik untuk Perusahaan

Untuk menunjang efisiensi pengelolaan administrasi, Gadjian juga terintegrasi dengan aplikasi monitoring karyawan lapangan, Hadirr. Aplikasi ini memungkinkan pemantauan kinerja karyawan lapangan, mulai dari client visit, timesheet, hingga reimbursement.

Bagi perusahaan yang memilih untuk menyerahkan seluruh proses payroll kepada pihak ahli, Gadjian juga terintegrasi langsung dengan Pegawe, layanan payroll outsourcing di bawah naungan Fast8 Group. Silakan hubungi tim Pegawe untuk mendapatkan solusi payroll yang komprehensif dan terselesaikan.

Jadi, kamu pilih solusi yang mana, aplikasi payroll otomatis dari Gadjian atau layanan payroll outsourcing dari Pegawe? Keduanya sudah terbukti membantu ribuan perusahaan.

Namun, jika kamu ingin merasakan langsung kemudahan mengurus payroll secara mandiri dan otomatis, Gadjian adalah pilihan tepat.

Yuk, coba gratis aplikasi Gadjian sekarang dan rasakan efisiensi pengelolaan payroll perusahaanmu!

*Artikel ini hasil kerja sama Paper dan Hadirr

Muhamad Dika Wahyudi
Muhamad Dika Wahyudi
SEO Content Writer at Paper.id
SEO Content Writer dengan pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai SEO Marketing dan Content Writer di berbagai industri, termasuk OTT (Over The Top), media online, teknologi, dan pusat pelatihan.
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)