Petty Cash: Pengertian, Manfaat, Cara Mengelola, dan Contoh Penerapannya

Dalam setiap perusahaan, baik kecil maupun besar, selalu ada kebutuhan untuk transaksi yang kecil dan mendesak, seperti pembelian peralatan kantor, bahan habis pakai, atau biaya transportasi. 

Untuk mempermudah pengelolaan transaksi kecil ini, perusahaan sering kali menggunakan petty cash.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang petty cash, mulai dari pengertian, manfaat, cara mengelola petty cash dengan benar, serta contoh penerapannya di dunia bisnis.

Key Takeaways

1. Petty cash adalah uang tunai yang digunakan untuk membayar pengeluaran kecil dan mendesak yang tidak tercatat dalam anggaran utama.
2. Pengelolaan petty cash yang baik membantu mengontrol pengeluaran bisnis kecil dan menjaga efisiensi operasional.
3. Pencatatan yang rapi, rekonsiliasi rutin, dan penunjukan pengelola yang tepat adalah kunci pengelolaan petty cash yang efektif.
4. Paper dapat membantu pengelolaan petty cash dengan sistem pembayaran digital yang terintegrasi, sehingga transaksi lebih transparan dan rekonsiliasi otomatis.

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil yang tidak tercatat dalam anggaran utama. 

Umumnya, petty cash digunakan untuk biaya operasional yang tidak terduga dan relatif kecil, seperti biaya transportasi, pembelian alat tulis kantor, atau pembayaran tagihan kecil yang tidak memerlukan proses pembayaran formal.

Petty cash memudahkan bisnis dalam melakukan transaksi kecil tanpa perlu memproses pembayaran lewat rekening bank atau metode pembayaran lainnya yang memerlukan prosedur yang lebih panjang.

Baca Juga: Petty Cash Book: Fungsi dan Cara Mencatatnya

Manfaat Petty Cash bagi Perusahaan

Petty cash memberikan berbagai manfaat yang sangat berharga, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan petty cash:

1. Efisiensi pembayaran untuk pengeluaran kecil 

Petty cash memungkinkan pembayaran cepat untuk pengeluaran yang tidak memerlukan prosedur formal. 

Dengan begitu, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dibandingkan jika harus melalui proses transfer atau pembayaran dengan cek.

2. Mempercepat proses transaksi

Pengeluaran yang bersifat mendesak, seperti biaya bahan habis pakai atau transportasi mendadak, bisa langsung dibayar tunai. 

Operasional bisnis lebih mudah tanpa harus menunggu proses administrasi lebih panjang.

3. Meningkatkan kontrol keuangan

Dengan pengelolaan petty cash yang tepat, perusahaan bisa lebih mudah memonitor dan mengontrol pengeluaran kecil yang seringkali tidak tercatat dalam anggaran besar.

4. Mengurangi administrasi yang rumit

Tanpa adanya petty cash, transaksi kecil mungkin akan memerlukan pencatatan yang lebih kompleks. 

Petty cash mengurangi kebutuhan akan prosedur formal yang lebih panjang, membuat pengelolaan keuangan lebih praktis.

Cara Mengelola Petty Cash dengan Baik

Meskipun sederhana, pengelolaan petty cash yang buruk bisa menimbulkan masalah dalam akuntansi dan keuangan perusahaan. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem yang jelas dan prosedur yang terstruktur. Berikut adalah cara-cara mengelola petty cash dengan baik:

1. Tentukan jumlah petty cash yang wajar

Sebelum memulai, tentukan jumlah uang yang akan disediakan dalam petty cash. Jumlah ini harus cukup untuk menutupi biaya kecil, namun tidak berlebihan sehingga sulit diawasi.

Contoh:
Jika bisnis Anda sering membutuhkan pembelian alat tulis atau biaya transportasi kecil, alokasikan sekitar Rp500 ribu – Rp 1 juta untuk petty cash setiap bulan.

2. Buat daftar pengeluaran yang diperbolehkan

Petty cash harus digunakan untuk pengeluaran yang kecil dan mendesak. Oleh karena itu, buat daftar jenis pengeluaran yang dapat dibayar menggunakan petty cash, seperti:

• Pembelian alat tulis kantor
• Biaya parkir atau transportasi
• Pembelian bahan habis pakai
• Biaya administrasi kecil yang mendesak

3. Tetapkan pengelola petty cash

Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan petty cash. Orang ini harus memantau saldo, mencatat setiap transaksi, dan memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

4. Lakukan pencatatan yang rapi 

Setiap transaksi yang menggunakan petty cash harus dicatat dengan baik. Gunakan buku kas atau aplikasi pembukuan untuk mencatat tanggal, jumlah yang dikeluarkan, dan tujuan pengeluaran.

Contoh Pencatatan:

Tanggal	Deskripsi Pembelian	Jumlah	Saldo Petty Cash
01/03/2025	Pembelian alat tulis	Rp50.000	Rp950.000
03/03/2025	Transportasi untuk meeting	Rp100.000	Rp850.000

5. Rekonsiliasi secara rutin

Lakukan rekonsiliasi petty cash secara rutin, misalnya setiap minggu atau bulanan. Cek apakah saldo petty cash sesuai dengan catatan transaksi yang telah dicatat. 

Jika ada perbedaan, lakukan investigasi untuk mengetahui penyebabnya.

Baca Juga: Contoh Buku Kas Bulanan: Panduan untuk Mengatur Keuangan Lebih Rapi

Contoh Penggunaan Petty Cash dalam Bisnis

Misalnya, sebuah restoran kecil menyediakan petty cash untuk membayar biaya yang mendesak, seperti:

1. Pembelian Bahan Habis Pakai: Seorang karyawan membeli tisu atau bahan pembersih untuk restoran yang tidak tersedia dalam daftar pembelian bulanan.
2. Biaya Transportasi: Karyawan restoran menggunakan transportasi umum atau ojek online untuk keperluan mendadak, misalnya untuk membeli bahan makanan atau menghadiri rapat dengan supplier.
3. Pembelian Alat Tulis: Kantor restoran membutuhkan pembelian alat tulis, misalnya spidol papan tulis, kertas, atau tinta printer.

Setelah transaksi ini dilakukan, pengelola petty cash akan mencatat setiap transaksi, memastikan bahwa penggunaan uang tersebut sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Mengelola Petty Cash dengan Paper Horizon

Mengelola petty cash secara konvensional memang bisa-bisa saja. Akan tetapi, jika bisa lebih praktis, kenapa tidak?

Dengan Paper Horizon, pengelolaan pengeluaran untuk biaya kecil atau mendesak bisa dilakukan lebih mudah:

• Transaksi lebih transparan karena tercatat langsung dalam sistem.
• Rekonsiliasi otomatis yang memudahkan pengecekan saldo dan laporan keuangan tanpa harus melakukan pencatatan manual.
• Pencatatan yang terintegrasi dengan sistem keuangan utama, mengurangi risiko kesalahan dan keterlambatan dalam pelaporan.

Jika bisnis Anda ingin mengelola pengeluaran kecil dengan lebih rapi, menggunakan Paper Horizon sebagai sistem expense management dengan corporate card bisa menjadi langkah cerdas.

Tidak perlu lagi ribet dengan transaksi tunai dan pencatatan manual. Dengan Paper Horizon, pengeluaran bisnis Anda bisa tercatat otomatis, memudahkan rekonsiliasi dan laporan keuangan.

FAQ Seputar Petty Cash

1. Apa yang dimaksud dengan petty cash?

Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil yang tidak tercatat dalam anggaran utama.

2. Apa saja pengeluaran yang bisa dibayar dengan petty cash?

Pengeluaran kecil seperti biaya transportasi, pembelian alat tulis, atau biaya administrasi mendesak bisa dibayar menggunakan petty cash.

3. Bagaimana cara mengelola petty cash dengan baik?

Pengelolaan yang baik melibatkan penetapan jumlah yang wajar, pencatatan transaksi yang rapi, rekonsiliasi rutin, dan penunjukan pengelola yang bertanggung jawab.

4. Apa manfaat menggunakan sistem pembayaran digital untuk petty cash?

Sistem pembayaran digital seperti PaperPay memungkinkan pencatatan otomatis, rekonsiliasi lebih cepat, dan meningkatkan transparansi pengeluaran.