Bagi banyak bisnis, terutama UMKM dan usaha yang baru berkembang, buku kas kecil menjadi alat yang sangat penting untuk mengendalikan pengeluaran harian. Kas kecil biasanya dipakai untuk kebutuhan operasional yang nominalnya kecil, seperti beli ATK, bensin operasional, konsumsi rapat, atau biaya transport staf.
Meskipun nilainya kecil, kalau dicatat sembarangan, kas kecil justru bisa jadi sumber kebocoran besar tanpa kamu sadari.
Karena itu, memiliki buku kas kecil yang rapi baik manual maupun digital akan sangat membantu menjaga arus kas bisnis tetap sehat.
Di artikel ini, kamu akan menemukan penjelasan lengkap tentang apa itu kas kecil, cara mencatatnya, format yang benar, hingga contoh buku kas kecil yang bisa langsung kamu aplikasikan untuk usaha.
Apa Itu Buku Kas Kecil?
Buku kas kecil adalah catatan yang digunakan untuk merekam seluruh transaksi pengeluaran dengan nominal kecil di dalam bisnis.
Fungsinya untuk memastikan pengeluaran harian tetap terkontrol, tidak tumpang tindih, dan bisa dipertanggungjawabkan saat melakukan rekonsiliasi keuangan.
Kas kecil biasanya diberi dana awal tertentu (misalnya Rp 1.000.000 atau Rp 2.000.000), lalu setiap pengeluaran akan dicatat sampai dana tersebut perlu diisi ulang (reimbursement).
Kenapa Buku Kas Kecil Penting untuk Bisnis?
Buku kas kecil wajib dikelola dengan benar. Pasalnya, catatan ini membantumu memastikan pengeluaran harian terkontrol, memudahkan pertanggungjawaban dana, menghindari tumpang tindih pengeluaran antar staf, dan menghindarkan bisnismu dari risiko yang tidak diinginkan.
Jika saat ini bisnismu masih kecil hingga menengah, memastikan punya catatan kas kecil yang rapi adalah fondasi yang penting sebelum membutuhkan proses akuntansi yang lebih kompleks.
Contoh Penggunaan Kas Kecil dalam Kegiatan Bisnis
Kas kecil umumnya dipakai untuk transaksi kecil tapi sering muncul, seperti:
- penggantian bensin staf,
- kebutuhan pantry,
- biaya parkir atau tol,
- pembelian alat-alat kecil (gunting, staples, map),
- fotokopi dokumen,
- pengiriman dokumen via kurir instan.
Semua transaksi ini terlihat kecil, tapi kalau tidak dicatat dengan benar bisa membuat laporan operasional terlihat tidak akurat.
Baca Juga: Contoh Buku Kas Sederhana, Cocok untuk Pebisnis Pemula!
Format Buku Kas Kecil yang Benar
Secara umum, buku kas kecil memiliki komponen:
- tanggal transaksi,
- deskripsi pengeluaran,
- bukti transaksi (nota/struk),
- nominal keluar,
- saldo akhir kas kecil setelah transaksi,
- nama penanggung jawab.
Meskipun sederhana, format ini memudahkan kamu melacak setiap rupiah yang keluar.
Contoh Buku Kas Kecil yang Siap Pakai
Berikut contoh sederhana buku kas kecil dengan sistem dana tetap (imprest system), yang umum digunakan di perusahaan:
Contoh: Dana Kas Kecil Rp 1.000.000
| Tanggal | Deskripsi | Pengeluaran | Saldo Akhir | Penanggung Jawab |
| 1 Feb 2025 | Dana awal kas kecil | – | 1.000.000 | Admin |
| 2 Feb 2025 | Beli ATK kantor | 45.000 | 955.000 | Admin |
| 3 Feb 2025 | Ongkos kirim dokumen | 20.000 | 935.000 | Admin |
| 4 Feb 2025 | Konsumsi rapat internal | 85.000 | 850.000 | Admin |
| 6 Feb 2025 | Penggantian bensin operasional | 50.000 | 800.000 | Admin |
| 10 Feb 2025 | Reimburse dari finance | – | Kembali ke 1.000.000 | Finance |
Contoh ini bisa kamu kembangkan sesuai kebutuhan, misalnya menambahkan kolom “Kode Akun”, “No. Bukti”, atau “Departemen”.
Cara Mengelola Buku Kas Kecil Agar Tetap Rapi
Agar pencatatan kas kecil tidak berantakan, kamu bisa mengikuti beberapa prinsip berikut:
1. Tetapkan dana tetap kas kecil
Misalnya, kamu bisa menetapkan nominal Rp1-2 juta. Nominal ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional harian.
2. Wajibkan semua transaksi dilengkapi bukti
Bukti yang dimaksud adalah seperti struk atau nota. Tanpa struk atau nota, transaksi tidak boleh dicatat.
3. Tunjuk satu penanggung jawab kas kecil
Pastikan orang ini memiliki akses khusus yang tidak bisa dimiliki staf lainnya. Dengan begitu, catatan lebih aman daripada banyak orang mengakses uang yang sama.
4. Rekonsiliasi secara rutin
Sebaiknya, rekonsiliasi bisa secara real-time. Namun, jika belum memungkinkan karena proses masih manual, lakukanlah minimal seminggu sekali atau saat dana mendekati nol.
5. Catat transaksi saat itu juga
Jangan ditunda agar tidak lupa atau salah input. Akan lebih baik jika setiap transaksi bisa tercatat secara otomatis dengan sistem.
Jika kas kecil mulai sering digunakan dan volumenya bertambah, sebaiknya kamu mempertimbangkan untuk menggunakan sistem digital agar tidak rawan kesalahan.
Baca Juga: Contoh Buku Kas Bulanan: Panduan untuk Mengatur Keuangan Lebih Rapi
Coba Akuntansi Gratis Paper untuk Catatan Kas Kecil yang Lebih Rapi
Mencatat buku kas kecil secara manual memang bisa dilakukan, tapi sering kali rawan lupa, salah hitung, atau struk tercecer. Supaya lebih efisien, kamu bisa pakai fitur Akuntansi Gratis dari Paper.
Dengan Paper, kamu bisa:
- mencatat kas kecil secara digital,
- membuat laporan otomatis,
- melampirkan bukti transaksi langsung di dalam sistem,
- mengurangi risiko kehilangan atau duplikasi data,
- memastikan laporan bulanan tetap rapi tanpa repot.
Kalau kamu ingin proses akuntansi yang lebih mudah dan profesional, mulai pakai Akuntansi Gratis dari Paper dan kelola kas kecil bisnismu dengan lebih aman. Yuk, coba sekarang.
- Contoh Buku Kas Kecil: Cara Mencatat, Format yang Benar, dan Contoh Lengkap untuk Bisnis - November 24, 2025
- Biaya Liburan ke Malaysia 2025: Rincian Harian dan Destinasi agar Budget Tetap Hemat - November 24, 2025
- Cara Impor Barang dari Jepang: Panduan Lengkap untuk Kamu yang Mau Mulai Usaha - November 24, 2025
