Saat ini, ada banyak contoh nota dengan desain dan isi yang berbeda-beda. Isinya disesuaikan dengan kebutuhan setiap orang atau perusahaan. Meski berbeda-beda, fungsinya tetap sama sebagai bukti transaksi.
Nota terdiri dari 2 lembar dan penjual atau pembeli akan menerima satu lembar. Untuk penjual, nota akan disimpan sebagai bukti transaksi dan data untuk pencatatan laporan keuangan. Karena itu, setiap pembeli juga disarankan untuk menyimpan nota sebagai bukti transaksi.
Setiap badan usaha memiliki nota sendiri dengan isi dan template yang berbeda. Nota perusahaan juga berbeda. Berikut ini, kami akan memberikan penjelasan mengenai fungsi dan juga cara untuk membuat nota sederhana bagi perusahaan serta contoh nota.
Baca juga: 5 cara inovatif melakukan manajemen persediaan untuk toko online
Peran nota dalam sebuah perusahaan
Meski hanya sebuah kertas kecil, nota ternyata berperan penting dalam laporan keuangan perusahaan. Seperti yang telah dijelaskan diatas, nota berfungsi sebagai data untuk membuat laporan keuangan. Karena itu, nota juga memiliki peranan yang besar.
Baik kecil atau besar, nota tetap harus disimpan. Ada beberapa fungsi nota bagi sebuah perusahaan. Pertama, nota berfungsi sebagai bukti transaksi internal dan eksternal. Dalam hal ini, pihak luar dan internal perusahaan akan mendapatkan nota masing-masing sebagai bukti transaksi yang bisa disimpan.
Setelah disimpan, nota bisa digunakan untuk melengkapi laporan keuangan. Nota menjadi sumber informasi akan terjadinya suatu transaksi yang akan dicatat kedalam laporan keuangan. Karena itu, penting untuk selalu menyimpan nota.
Informasi pada nota bisa berfungsi sebagai pelengkap catatan laporan keuangan dan menjadi salinan. Karena itu, setiap perusahaan memiliki nota dengan template sendiri agar bisa menjadi bukti yang dapat disalin dan tidak dapat dipalsukan oleh orang lain.
Baca juga: 4 cara mudah mengatasi pembukuan akuntansi perusahaan yang bermasalah
Contoh nota sederhana untuk perusahaan dan cara membuatnya
Sebagai contoh, lihat gambar diatas. Pada gambar diatas, kamu bisa melihat transaksi yang terjadi antara Pak Fery dan Pak Acip. Ada 3 bagian yang terdapat pada nota diatas, bagian kop nota, isi, serta keterangan tambahan.
3 bagian tersebut menjadi bagian penting dari nota yang tidak boleh dihilangkan. Kop nota berfungsi untuk memberikan informasi mengenai nama perusahaan serta alamat dan nomor telepon. Selain itu, ada tanggal terjadinya transaksi.
Pada bagian isi, ada informasi mengenai barang yang dibeli, total serta harga yang harus dibayar. Biasanya, ada bagian total pembelian yang terdapat pada bagian akhir dari isi nota tersebut. Semuanya harus diisi sejelas mungkin agar pembeli dan penjual bisa mendapatkan informasi yang detil mengenai hal itu.
Terakhir, ada bagian keterangan dan syarat dan ketentuan. Kedua bagian ini tidak hanya ada pada nota saja karena, ada juga pada invoice/faktur. Pada bagian itu, kalian bisa menambahkan informasi tambahan jika ada. Biasanya, hal ini berhubungan dengan cara pembayaran dan syarat dan ketentuan yang telah disepakati.
Setelah mengetahui 3 bagian yang ada pada nota, saatnya kita mengetahui cara untuk membuatnya. Pertama-tama, kamu bisa membuat sebuah kop surat. Pada kop tersebut, masukkan logo perusahaan, alamat serta nomor telpon pada bagian kiri dan tanggal pembuatan nota atau info lainnya pada bagian kanan.
Pada bagian isi, masukkan barang, harga, serta jumlah barang yang dibeli. Jika sudah, jumlahkan semua barang dan harga yang ada pada bagian total. Hal ini membantu pembeli untuk mengetahui jumlah uang yang harus dikeluarkan untuk semua barang yang dibeli.
Terakhir, tambahkan bagian keterangan serta syarat dan ketentuan jika ada. Setelah itu, kamu bisa menggunakan nota tersebut untuk keperluan transaksi. Cara ini bisa kamu gunakan untuk memudahkanmu dalam melakukan transaksi.
Jika ingin lebih mudah, kamu bisa menggunakan software invoice Paper.id! Software Invoice dari Paper.id membantu kamu dalam pembuatan invoice untuk transaksi. Selain itu, ada banyak fitur lainnya seperti laporan arus kas, kwitansi, chart of account, dan juga fitur lainnya. Semuanya terhubung secara otomatis sehingga, kamu tidak perlu repot-repot untuk memasukkan semuanya secara manual!
Rasakan kemudahan dalam bertransaksi dengan software invoice dari Paper.id! Mau software ini gratis? Klik link dibawah untuk mendapatkannya!
- Fraud, Istilah Kecurangan yang Sering Terjadi dalam Dunia Bisnis - Januari 29, 2024
- Khusus Pengguna Garuda Indonesia, Gratis Paper+! - Januari 11, 2024
- Contoh Jurnal Akuntansi Keuangan yang Benar - Desember 11, 2023