Saat menjalankan bisnis, komunikasi yang jelas dengan mitra bisnis termasuk supplier atau vendor tentu menjadi salah satu yang memengaruhi kelancaran operasional. Salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sering dipakai adalah surat pesanan barang.
Dengan surat pesanan barang ini, kamu bisa mencatat dengan rapi barang aja saja yang dibutuhkan, jumlahnya, hingga cara pembayaran dan pengirimannya. Jadi, surat ini penting untuk menghindari kesalahpahaman antara kamu pembeli dan penjual.
Maka dari itu, buat kamu yang belum tahu formatnya seperti apa, berikut pembahasan mengenai contoh surat pesanan barang yang bisa langsung kamu gunakan, lengkap dengan cara membuatnya dengan mudah.
Apa Itu Surat Pesanan Barang?
Surat pesanan barang adalah dokumen resmi yang dibuat oleh suatu perusahaan atau pelaku usaha untuk menyampaikan permintaan pembelian barang kepada pihak penjual seperti produsen, vendor, atau supplier.
Dokumen ini menjadi bukti tertulis bahwa pembeli berniat melakukan transaksi, sekaligus menjelaskan secara rinci jenis barang, jumlah, harga, dan ketentuan lainnya yang disepakati.
Surat ini juga berperan sebagai langkah awal dalam proses pemesanan dan menjadi acuan bagi kedua belah pihak untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan kebutuhan pembeli.
Selain itu, surat pesanan barang membantu menciptakan komunikasi yang tertib dan transparan, serta mengurangi risiko kesalahan atau miskomunikasi dalam proses pengadaan barang.
Baca Juga: 4 Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis
Contoh Surat Pesanan Barang
Berikut beberapa contoh surat pesanan barang yang bisa kamu jadikan bahan referensi:
1. Contoh surat pesanan perangkat komputer
2. Contoh surat pesanan bahan baku kopi
3. Contoh surat pesanan usaha laundry
Contoh di atas merupakan contoh surat pesanan barang yang ditulis secara manual. Di era digital seperti sekarang, kamu tidak perlu lagi repot seperti itu, kamu bisa gunakan Paper.id untuk membuat surat pesanan barang atau yang dikenal sebagai Purchase Order/PO.
Kamu bisa buat Purchase Order dengan praktis, masuk ke menu Purchase Order: Pilih menu Pembelian > Purchase Order > klik tombol Plus (+), setelah itu kamu bisa langsung isi data detail pesanan barang. Mudah sekali, bukan?
Menariknya lagi, Purchase Order yang kamu buat bisa dengan mudah dikonversi menjadi invoice oleh pihak supplier. Cukup beberapa klik, semua data yang ada di dokumen akan terinput otomatis secara otomatis ke dalam invoice sehingga mempercepat proses transaksi.
Ayo, gunakan Paper.id sekarang secara GRATIS dengan klik tombol di bawah ini!
Baca Juga: Contoh Purchase Order, Beserta Template Siap Pakai
Cara Membuat Surat Pesanan Barang
Proses pembuatan surat ini perlu dilakukan secara sistematis agar informasi yang disampaikan jelas dan tidak menimbulkan salah pengertian. Berikut caranya:
1. Susun bagian kepala surat terlebih dahulu
Mulailah dengan menyusun bagian awal surat yang mencakup kop surat perusahaan pembeli, tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, dan keterangan lampiran jika ada dokumen tambahan yang ingin disertakan. Sertakan juga nama dan alamat pihak penjual sebagai tujuan surat.
2. Masukkan detail isi surat pesanan
Pada bagian inti surat, kamu perlu mencantumkan secara detail barang yang dipesan, termasuk nama produk, jumlah unit, dan jika perlu, seri atau spesifikasi produknya.
Tambahkan informasi terkait besaran uang muka (jika ada), metode pembayaran, waktu pelunasan, serta cara pengiriman yang diharapkan. Terakhir, tambahkan kalimat penutup untuk menyampaikan apresiasi atas perhatian pihak penjual.
3. Akhiri dengan tanda tangan resmi
Jangan lupa untuk menambahkan nama lengkap pengirim surat beserta tanda tangan di bagian akhir sebagai bentuk pengesahan dan kejelasan identitas pengirim agar surat pesanan dianggap sah dan dapat ditindaklanjuti oleh pihak supplier secara profesional.
Baca Juga: Purchase Order Financing: Pengertian, Manfaat, & Kapan Bisnis Membutuhkannya?
Demikian beberapa contoh surat pesanan barang, lengkap dengan cara membuatnya. Dengan surat ini,kamu bisa mencatat secara rinci barang apa saja yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, hingga metode pembayaran dan pengirimannya.
Gunakan Paper.id sekarang, manfaatkan juga PaperPay Out untuk bayar supplier lebih mudah lewat berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, e-wallet, virtual account, kode QR, marketplace, hingga kartu kredit tanpa memerlukan mesin EDC.
Yuk, buat praktis segala operasional bisnismu dengan Paper.id sekarang!
- Apa Itu MDR QRIS? Definisi, Pengunaan, dan Besaran Biaya - Juni 5, 2025
- Faktor Penyebab Perusahaan Menerapkan Hiring Freeze - Juni 5, 2025
- Contoh Surat Pesanan Barang, Lengkap dengan Cara Membuatnya - Juni 5, 2025
