Kwitansi merupakan sebuah dokumen yang penting dalam transaksi jual beli antara dua pihak atau lebih. Dengan adanya surat tersebut, penjualan dianggap sah karena customer telah membayarkan tagihannya dan pihak penjual pun mendapatkan keuntungan. Legalitas kwitansi bisa dipercaya apabila penjual telah melakukan tanda tangan dan nota tersebut bisa dicantumkan ke dalam laporan keuangan.
Mungkin, sebagian orang menganggap jika kwitansi bukanlah hal yang terlalu penting. Namun, bagi para pemilik usaha, dokumen ini harus didapatkan apabila melakukan jual beli dengan pihak supplier. Sebab, kwitansi itu akan dimasukkan ke dalam biaya pengeluaran dan berpengaruh terhadap finansial bisnis.
Bukti transaksi dalam kwitansi biasanya meliputi keterangan, tujuan pembayaran, tempat transaksi, dan tanggal pembayaran. Selain itu juga, jika jumlah transaksi cukup besar, akan menggunakan meterai 10.000.
Sebelum kwitansi, biasanya ada dokumen yang disebut dengan invoice untuk mengonfirmasi detail transaksi antara dua pihak. Tahukah kamu bahwa sekarang invoice bisa dibuat dengan mudah secara digital dengan Paper.id? Yuk, pelajari selengkapnya dengan klik banner di bawah ini dan segera daftarkan bisnismu!
Cara Membuat Kwitansi dengan Mudah
Agar terlihat lebih profesional, ada beberapa hal penting yang harus tercantum di dalam sebuah kwitansi. Dua aspek yang paling penting adalah logo dari perusahaan dan juga tandatangan. Kenapa? karena kedua hal tersebut menjadi bukti jika transaksi bisa dilakukan. Beberapa aspek lainnya adalah:
- Nomor Kwitansi: Untuk membedakan diantara satu dan kwitansi lainnya. Biasanya, ditulis dengan menggunakan huruf dan abjad sesuai dengan keinginan pihak penjual.
- Nama: Memberikan informasi kepada siapakah kwitansi tersebut diberikan.
- Jenis Produk: Dalam kwitansi pembayaran produk, jenis barang yang dibeli juga harus tertera, lengkap dengan jumlah kuantitas yang dibeli.
- Jumlah Harga: Total harga yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli.
- Materai: Di beberapa jenis, materai menjadi salah satu aspek yang mengesahkan sebuah kwitansi.
Saat ini, kwitansi juga bisa dibuat secara otomatis melalui Microsoft Word ataupun mMcrosoft Excel. Kamu bisa menggunakannya secara gratis. Kalo sekarang bisa dibuat secara digital, kenapa masih dilakukan manual?
Kwitansi bisa dibuat secara manual. Namun, bagaimana cara mengirimkan kwitansi apabila customer-mu sedang jauh berada di luar kota sedangkan mereka menginginkan dengan cepat?
Jawabannya adalah dengan membuat kwitansi melalui software Paper.id. Cek disini buat kwitansi secara gratis!
Hal-Hal yang Harus Ada dalam Kwitansi
Dalam membuat sebuah kwitansi, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan seperti :
- Penulisan tanggal dan tempat sebaiknya ditaruh berdekatan dengan tanda tangan dari orang yang menerima uang.
- Tulis nama lengkap dari orang yang menerima uang.
- Jika pakai meterai, tanda tangan kamu harus mengenai dari meterai tersebut agar bersifat resmi.
- Kamu tidak boleh menandatangani kwitansi kosong karena bisa dipalsukan.
- Saat menulis bagian akhir atau uraian penjelasan, ada baiknya di kasih tanda akhir seperti titik (.) agar tidak bisa dipalsukan.
- Gunakan bolpen berwarna hitam.
Demikian poin-poin terkait cara penulisan kwitansi yang benar. Harapannya, hal-hal ini dapat membantu kamu dalam bertransaksi dengan baik.
Contoh Kwitansi yang Sering Digunakan
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, ada beberapa jenis kwitansi yang berbeda. Fungsi dan jenisnya pun tidak sama tergantung dengan kebutuhannya, ada yang untuk melakukan transfer uang, transaksi produk hingga kredit yang dibayarkan setiap bulannya. Di bawah ini, terdapat 5 contoh kwitansi yang bisa kamu lihat sendiri.
1. Contoh kwitansi pembayaran
Salah satu jenis kwitansi yang umumnya dipergunakan dalam transaksi adalah kwitansi bukti pembayaran. Kwitansi ini menguraikan jumlah uang, maksud pembayaran, serta identitas pihak yang membayar atau memberikan dana.
Kwitansi semacam ini kerap digunakan dalam proses pembelian dan penjualan barang atau produk.
2. Contoh kwitansi serah terima uang
Kwitansi yang sering digunakan dalam proses transaksi adalah kwitansi serah terima uang. Kwitansi ini kerap dipakai dalam proses transaksi serah terima uang di perusahaan, instansi, lembaga, dan toko-toko.
Dalam kwitansi serah terima uang, tercatat jumlah uang yang akan diserahkan kepada pihak penerima.
3. Contoh kwitansi transaksi produk
Kwitansi yang sering digunakan dalam proses transaksi adalah kwitansi pembelian produk. Seperti namanya, kwitansi ini umumnya digunakan saat pembelian produk.
Kwitansi pembelian produk mencakup informasi mengenai jenis produk yang dibeli oleh konsumen atau pemberi dana, tipe produk, nomor seri produk, alamat konsumen, dan harga produk.
4. Contoh kwitansi Cash Receipt
Contoh berikutnya adalah kwitansi penerimaan tunai. Kwitansi semacam ini sering dijumpai di berbagai lembaga, perusahaan, dan instansi.
Kwitansi penerimaan tunai berperan dalam mencatat jumlah pengeluaran dan pemasukan dana perusahaan. Setelah selesai proses transaksi, kwitansi ini akan diarsipkan sebagai bukti keuangan dalam audit perusahaan.
5. Contoh kwitansi transfer uang
Kwitansi yang umumnya digunakan dalam transaksi adalah kwitansi transfer uang, dan kwitansi semacam ini sering ditemui dalam proses transaksi perbankan.
Penggunaannya hampir serupa dengan beberapa jenis kwitansi sebelumnya, tetapi yang membedakannya adalah kwitansi transfer uang telah mencantumkan nomor rekening penerima dana.
Kasus Kwitansi Kosong
Kwitansi adalah sebuah dokumen yang cukup penting untuk bisnismu karena bisa dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Namun, dalam beberapa kasus ada juga yang menjual kwitansi kosong tujuannya adalah untuk proses bolak-balik nama kendaraan. Namun, di beberapa kasus lain, kwitansi kosong juga dipergunakan untuk hal yang buruk seperti misalnya korupsi ‘kecil’.
Singkatnya, kwitansi kosong yang sudah ditandatangani pihak penjual bisa diisi semaunya oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal tersebut dilakukan agar mereka bisa mendapatkan untung dari produk yang dibeli. Misalnya, perusahaan A menyuruh Tomy untuk membeli 10 buah laptop. Harga asli dari barang tersebut adalah Rp.100 juta. Namun, Tomy bisa memanipulasinya karena mempunyai kwitansi kosong.
Jika kamu ingin tahu lebih banyak mengenai kwitansi kosong ini, silahkan baca artikel di bawah.
Baca Juga: Kwitansi Kosong, Korupsi Kecil yang Termasuk Sebagai Tindak Pidana?
Sebelum memberikan kwitansi tanda transaksi dengan customer, pemilik usaha biasanya akan mengirimkan Invoice kepada customer. Membuat invoice tidak perlu lagi dilakukan dengan cara manual, karena semuanya bisa diselesaikan lebih mudah dengan Paper.id.
Selain itu, kamu bisa terima dan kirim pembayaran dengan berbagai metode, termasuk kartu kredit. Kamu juga bisa menikmati biaya transaksi yang rendah, 1,5% untuk kartu kredit dan GRATIS untuk transfer bank. Semuanya bisa kamu rasakan dengan gratis dengan daftar lewat tombol di bawah.
- 7 Bisnis Franchise Paling Sukses di Indonesia - Mei 10, 2024
- Mengoptimalkan Arus Kas Bisnis dengan Cash Conversion Cycle - Maret 29, 2024
- Tren Transaksi Digital Kian Tinggi, Pebisnis Harus Siap Beralih! - Februari 29, 2024