Bagaimana Cara Membuat Invoice yang Efektif Sesuai Bisnismu?

Cara Membuat Invoice- Invoice merupakan sebuah  surat pemberitahuan yang diberikan penjual kepada pihak pembeli. Secara garis besar, dokumen tertulis tersebut akan menjelaskan mengenai tagihan yang lengkap dengan jumlah nominal uang tertagih. Yang terpenting, sebuah Invoice harus diberikan waktu jatuh tempo pembayaran.

Kenapa seorang pelanggan harus membuatkan Invoice Penjualan kepada setiap pelanggannya? Hal itu dilakukan untuk meminimalisir kesalahan pembayaran. Atau, dalam beberapa kasus, ada juga pelanggan yang mengatakan jika mereka lupa melakukan pelunasan lantaran tidak ada semacam pengingat dari pihak penjual.

Singkatnya, Invoice memang sangat penting di dalam bisnis. Terlebih lagi, untuk kamu yang masih baru menjalankan usaha, surat tagihan tertulis ini akan menentukan arus kas. Semakin lama seorang pelanggan membayar tagihannya, semakin lama juga kamu merasakan keuntungan yang didapat.

Namun, tidak semua pengusaha tahu cara membuat Invoice yang efektif. Sebab, di dalam tagihan tersebut, kamu harus mencantumkan beberapa hal yang penting. Karena tidak ada aturan pasti, kamu bisa membuat Invoice sesuai dengan keinginan sendiri. Sayangnya, hal tersebut malah membuat Invoice terkesan menjadi tidak profesional.

Baca Juga: Apakah Perbedaan dari Proforma Invoice dan Invoice?

Cara Membuat Invoice Efektif

Bukti Transaksi

Efektifnya sebuah Invoice bisa terlihat setelah pelanggan kamu mendapatkan surat tagihannya. Jika mereka melakukan pembayaran dengan cepat, itu berarti mereka paham dengan maksud dari Invoice. Sebaliknya, jika mereka lambat dalam melakukan pembayaran, itu mengindikasikan ada yang salah dari Invoice terkirim.

Terdapat 6 komponen yang tidak boleh dilewatkan dalam cara membuat Invoice secara efektif:

1. Kejelasan tanggal jatuh tempo.
2. Penjelasan tipe pembayaran yang bisa dilakukan dan caranya.
3. Ketahui siapa penerima Invoice (nama dan alamat lengkapnya).
4. Detail seluruh produk dan harga total yang perlu dibayarkan.
5. Berikan peringatan apabila penerima Invoice lupa.
6. Pertimbangkan pemberian denda apabila pelanggan lupa membayar.

Jika kamu menawarkan tipe usaha di bidang jasa (fotografi atau percetakan), kamu bisa menuliskan deskripsi yang lebih lengkap. Sebab, pelanggan kamu harus bisa mengetahuinya secara lengkap. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahpahaman di dalam pengiriman Invoice.

Cara Kerja Invoice

Contoh Template Invoice

Dalam mengirimkan Invoice sebagai alat penagihan, tidak ada aturan khusus berapa lam kamu harus memberikan tenggat waktu pembayaran. Biasanya, seorang pelanggan akan memberikan batas jatuh tempo secepat-cepatnya adalah 7 hari dari pengiriman surat tertagih tersebut. Lantas, apakah ada cara lain agar lebih mudah mendapatkan pembayaran?

Dalam berbagai kasus yang berbeda, Invoice memang tidak menjamin jika kamu bisa mendapatkan uang secara cepat. Oleh karena itu, ada saja pihak penjual yang menawarkan diskon pembayaran apabila pelanggan mau bayar tagihan lebih cepat. Bagaimana cara untuk melakukan hal tersebut.

Misalnya, kamu adalah seorang pengusaha makanan katering yang kesulitan mendapatkan pembayaran dari pelanggan. Kamu bisa menuliskan potongan harga di dalam Invoice. Contoh, jika pelanggan kamu bayar pada h+1 setelah Invoice diberikan, mereka bisa mendapatkan diskon pembayaran 5% atau sesuai keinginan kamu.

Tentunya, kamu memang akan merasa sedikit dirugikan. Akan tetapi, apabila kamu merasa hal tersebut tidak mengganggu arus kas dalam bisnis yang kamu kelola, cara tersebut wajib dicoba. Siapa tahu, kamu bisa mendapatkan pembayaran 3-5 kali lebih cepat dari biasanya, bukan?

Untung Rugi Invoice

Bisnis di masa depan

Setiap pemilik usaha berhak untuk dibayar apabila produknya telah diberikan kepada pelanggan. Invoice menjadi perantara jika yang menyambungkan seorang pelanggan dan penjualnya. Oleh karena itu, dokumen tertulis ini menjadi komponen terpenting di balik keberhasilan pembayaran. Lantas, apa saja keuntungan lain dari pengiriman Invoice ini?

1. Mengingatkan pelanggan untuk segera membayarkan tagihannya.
2. Memberikan catatan lengkap tentang seluruh rekapan pembayaran.
3. Memperlihatkan profesionalitas dalam menagih pelanggan. Dengan kata lain, Invoice menunjukkan jika kamu serius untuk membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.

Di sisi lain, Invoice tidak selalu memberikan keuntungan bagi pemilik usaha. Sebab, ada yang mengatakan jika dokumen tertulis tersebut seharusnya tidak digunakan di dalam bisnis. Hal itu terjadi karena Invoice dianggap hanya memperlambat pembayaran yang seharusnya didapatkan pemilik usaha. Kenapa? karena minimal, Invoice baru akan dibayar 3 atau 7 hari setelah surat itu dikirimkan.

Terlepas dari pro kontra tersebut, sebagian besar dari pemilik usaha di Indonesia nyatanya memang mengandalkan Invoice dalam urusan penagihan pelanggan. Bahkan, lebih dari 25 ribu diantaranya telah menggunakan Software Invoice Online Gratis. Kamu juga bisa mengirimkan Invoice digital secara gratis dengan cara klik tombol yang tertera di bawah ini.

Buat Mudah Sekarang