5 Contoh Panggilan Interview via WA, Email, Telepon dan SMS

Jika Anda sudah menemukan kandidat potensial dan ingin mengenalnya lebih jauh, langkah selanjutnya adalah mengirimkan panggilan interview. 

Panggilan interview bisa dikirim melalui WhatsApp, email, SMS, atau telepon, tergantung gaya komunikasi perusahaan Anda. 

Namun, kalau Anda merasa bingung bagaimana menyusun kata-kata undangan yang sopan dan profesional. 

Tenang, artikel ini akan membahas contoh panggilan interview yang bisa langsung Anda copy dan paste!

Apa Itu Panggilan Interview?

Panggilan interview adalah undangan yang dikirim oleh HR kepada kandidat yang telah lolos tahap penyaringan CV. 

Tujuan panggilan ini adalah untuk memberitahu bahwa kandidat berhak melanjutkan ke tahap wawancara berikutnya.

Isi panggilan interview umumnya mencakup:

• Waktu dan tanggal wawancara
• Lokasi atau tautan meeting online
• Durasi wawancara
• Nama pewawancara

Selain itu, perusahaan biasanya menyertakan deskripsi singkat posisi yang dilamar, dan kontak person yang bisa dihubungi jika kandidat memiliki pertanyaan.

Saluran yang Bisa Digunakan untuk Melakukan Panggilan Interview Kandidat

Ada beberapa saluran resmi yang bisa digunakan untuk melakukan panggilan interview kandidat. Anda bebas memilihnya sesuai dengan SOP dan kebijakan perusahaan.

Berikut beberapa saluran yang umum digunakan:

1. Email

Ini adalah cara paling umum dan formal, terutama jika Anda sudah memiliki alamat email kandidat. 

Namun, perlu diingat bahwa beberapa kandidat sering melewatkan notifikasi email, jadi pastikan subjek dan isi pesannya jelas agar mudah terlihat.

2. WhatsApp

Saat ini, banyak HR yang memilih menghubungi kandidat lewat WhatsApp karena lebih cepat dan responsnya cenderung tinggi. Kandidat bisa langsung membaca pesan dan membalas dengan mudah. 

Namun, perlu dipertimbangkan juga aspek profesionalitas, karena akses langsung ini bisa membuat sebagian kandidat berkomunikasi terlalu santai atau bahkan menghubungi HR terlalu sering di luar konteks.

3. Panggilan telepon

Metode ini memungkinkan Anda berinteraksi langsung dan lebih personal dengan kandidat. Namun, terkadang nomor HR tidak dikenali oleh kandidat, sehingga ada kemungkinan panggilan tidak diangkat. 

Sebaiknya, kirim pesan singkat terlebih dahulu sebelum menelepon agar kandidat siap menerima panggilan.

4. SMS

Meskipun sudah jarang digunakan saat ini, SMS tetap bisa menjadi alternatif jika perusahaan memiliki kebijakan komunikasi yang lebih tradisional atau jika kandidat sulit dihubungi lewat internet. 

Namun, undangan interview lewat SMS sebaiknya disertai instruksi singkat dan kontak balasan agar komunikasi tetap jelas dan efisien.

Baca Juga: 10 Website Lowongan Kerja Terbaik di Indonesia, Cek Lokernya!

Contoh Panggilan Interview yang Benar

Jika sudah menentukan saluran yang tepat, langsung saja gunakan template contoh surat panggilan interview berikut:

1. Contoh panggilan interview via WhatsApp

Panggilan interview via WhatsApp lebih sederhana, karena tidak perlu menambahkan logo perusahaan. Berikut contoh panggilan interview via WA:

Halo [Nama Kandidat], 👋

Perkenalkan, saya [Nama HR] dari [Nama Perusahaan]. Terima kasih sudah melamar untuk posisi [Nama Posisi] di perusahaan kami. Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara yang akan dilaksanakan pada:

🗓 Hari/Tanggal: [contoh: Kamis, 2 November 2024]
🕐 Waktu: [contoh: 10.00 WIB]
📍 Tempat/Link Meeting: [contoh: Kantor Pusat [Nama Perusahaan] / Link Google Meet]
⏱ Durasi: [contoh: 30 menit]
👤 Pewawancara: [contoh: Bapak Andi – HR Manager]

Wawancara ini bertujuan untuk mengenal Anda lebih jauh serta membahas kesesuaian dengan posisi [Nama Posisi]. Jika ada pertanyaan atau perlu penyesuaian jadwal, silakan hubungi saya melalui chat ini.

Terima kasih, dan kami menantikan kehadiran Anda!
Salam,
[Nama HR]

2. Contoh panggilan interview via email

Anda yang memutuskan mengirim panggilan interview via email perlu menambahkan logo perusahaan. Selain itu, Anda bisa menambahkan dokumen untuk menyertainya. Ini contoh email panggilan interview:

[Logo Perusahaan]

Subject: Undangan Interview – [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]

Yth. [Nama Kandidat],

Terima kasih atas ketertarikan Anda untuk melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah meninjau berkas lamaran Anda, kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti sesi wawancara sebagai tahap seleksi selanjutnya.

Berikut detail jadwal wawancara:

• Hari/Tanggal: [contoh: Kamis, 2 November 2024]
• Waktu: [contoh: 10.00 WIB]
• Tempat/Link Meeting: [contoh: Kantor Pusat [Nama Perusahaan], Jl. [Alamat Lengkap]/Link Google Meet]
• Durasi: [contoh: 45 menit]
• Pewawancara: [contoh: Bapak Andi – HR Manager]

Wawancara ini bertujuan untuk mengenal Anda lebih lanjut serta membahas kesesuaian Anda dengan posisi yang dilamar. Apabila jadwal tersebut kurang sesuai, silakan balas email ini untuk mengatur waktu yang lebih tepat.

Kami menantikan kehadiran Anda pada waktu yang telah ditentukan.

Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat kami,
[Nama HR]
[Jabatan HR]

3. Contoh panggilan interview via SMS

Pesan melalui SMS cenderung lebih singkat, karena tidak bisa kustomisasi format pesannya. Jadi biasanya dibuat menjadi kalimat yang mengalir. Lihat contoh sms panggilan interview yang benar berikut:

Halo [Nama Kandidat], saya [Nama HR] dari [Nama Perusahaan]. Kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti wawancara untuk posisi [Nama Posisi] pada [Hari, Tanggal] pukul [Waktu]. Wawancara akan dilakukan di [alamat kantor / link meeting online] dan diperkirakan berlangsung sekitar [durasi wawancara] bersama [Nama Pewawancara]. Mohon konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas pesan ini. Terima kasih.

4. Contoh panggilan interview via telepon

Jika Anda lebih menyukai interaksi langsung, bisa melalui telepon dan gunakan contoh panggilan interview via telepon berikut:

“Perkenalkan, saya [Nama HR] dari [Nama Perusahaan]. Saya menelepon untuk menginformasikan bahwa Anda lolos tahap seleksi awal untuk posisi [Nama Posisi], dan kami ingin mengundang Anda untuk mengikuti wawancara.

Wawancara akan diadakan pada [Hari, Tanggal] pukul [Waktu], bertempat di [Alamat Kantor / melalui [Platform Meeting Online]. 

Wawancara ini akan dipimpin oleh [Nama Pewawancara] dan diperkirakan berlangsung selama sekitar [Durasi] menit. Apakah jadwal tersebut cocok untuk Anda?”

5. Contoh panggilan interview bahasa Inggris

Perusahaan yang biasa menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa bisnis bisa menggunakan contoh surat panggilan interview bahasa inggris berikut:

Subject: Interview Invitation – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for applying for the [Job Title] position at [Company Name]. After reviewing your application, we are pleased to invite you to attend an online interview as part of our selection process.

Please find the interview details below:

• Date: [e.g., Thursday, November 2, 2025]
• Time: [e.g., 10:00 AM (GMT+7)]
• Platform: Zoom
• Meeting Link: [Insert Zoom Link]
• Duration: Approximately [e.g., 45 minutes]
• Interviewer: [e.g., Mr. Andrew Lee – HR Manager]

During this interview, we’ll discuss your background, skills, and how they align with the requirements of the [Job Title] role.

Kindly reply to this email to confirm your availability or inform us if you need to reschedule.

We look forward to meeting you virtually.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Job Title]

Baca Juga: 10 Contoh Kerja Freelance untuk Menambah Penghasilan, Bisa Pakai AI

Ingin Rekrut Karyawan Berkualitas? Pasang Loker di Dealls!

Belum menemukan kandidat yang sesuai? Saatnya Anda coba pasang loker gratis di Dealls, job portal Indonesia yang dilengkapi dengan ATS dan sistem AI cerdas.

Berkat dua fitur tersebut, sistem bisa generasi data dari CV kandidat, dari riwayat perusahaan sebelumnya, ekspektasi gaji, asal universitas, dan lainnya tanpa membuka CV satu per satu.

Tidak hanya itu, Anda juga bisa langsung mengirim panggilan interview melalui WhatsApp atau email dengan template yang dapat dikustomisasi, cukup dalam beberapa klik saja.

Dengan Dealls, proses rekrutmen jadi lebih cepat, efisien, dan terarah. Yuk, pasang lowongan kerja terbaru sekarang dan temukan kandidat terbaik Anda di Dealls!

*Artikel ini merupakan hasil kerja sama Paper dan Dealls