Sebagai pekerja atau calon pekerja, kamu perlu tau apa itu istilah reimburse. Istilah ini biasanya terdapat dalam aktivitas bisnis, utamanya dalam penggunaan uang untuk urusan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Reimburse memiliki arti pengembalian dana, biasanya untuk keperluan pekerjaan atau pengeluaran tertentu yang sebelumnya dibayar pribadi oleh karyawan. Proses ini diawali dengan pengajuan reimburse oleh karyawan terlebih dahulu, lalu diproses oleh perusahaan untuk mengembalikan dana yang dipakai urusan pekerjaan.
Nah, bagi kamu yang sudah atau akan masuk ke dunia kerja, kamu perlu tahu tata cara reimburse dan bagaimana prosesnya. Di bawah ini adalah penjelasan lengkap mengenai reimburse, yuk, simak!
Apa Itu Reimburse?
“Reimburse” dalam Bahasa Indonesia berarti membayar kembali. Istilah ini sering dikaitkan dengan konteks perusahaan untuk menggantikan biaya karyawan atas kepentingan perusahaan.
Di kalangan bisnis juga terkenal dengan kata “reimbursement”, lalu apa bedanya dengan “reimburse”? Mengutip dari kamus Merriam-Webster, “reimburse” adalah kata kerja yang berarti “untuk membayar kembali seseorang”, sedangkan “reimbursement” termasuk ke dalam kata benda yang merujuk pada proses atau hasil dari reimburse itu sendiri.
Lebih lanjut, menurut The Economic Times, reimbursement didefinisikan sebagai bentuk penggantian biaya yang dilakukan suatu entitas bisnis terhadap karyawan, klien, atau orang lain atas uang yang mereka keluarkan dari kantong terlebih dahulu dari kantong pribadi, atau atas pembayaran yang melebihi jumlah seharusnya.
Baca Juga: 10 Jenis Pembayaran Digital Hingga Manfaatnya Buat Bisnis
Hal yang Bisa Diklaim dengan Reimburse
Tergantung dengan kebijakan perusahaan, namun pada umumnya berikut adalah sejumlah hal yang bisa di-reimburse:
1. Penggantian biaya perjalanan bisnis
Biaya perjalanan dinas biasanya sudah ditangani oleh perusahaan dari awal keberangkatan. Pengeluaran seperti tiket transportasi, makan, minum, dan kamar hotel, semuanya telah disiapkan.
Namun, dalam beberapa kasus, karyawan tetap harus mengeluarkan dana pribadi untuk pengeluaran tidak terduga, seperti biaya transportasi lokal (taksi atau ojek online), parkir, ataupun keperluan mendesak lainnya yang tidak tercakup dalam anggaran awal.
Untuk itu, perusahaan biasanya memiliki kebijakan untuk menyediakan sistem reimbursement agar karyawan dapat mengajukan penggantian dana atas pengeluaran yang benar-benar berkaitan dengan tugas dinas.
Yang perlu kamu ingat, penting untuk selalu menyimpan bukti transaksi, seperti struk dan nota, serta mencatat dengan jelas keperluan dari setiap pengeluaran tersebut untuk memudahkan proses verifikasi dan persetujuan.
2. Penggantian biaya kesehatan
Hampir semua perusahaan di Indonesia telah menerapkan asuransi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan dalam penerapan operasionalnya. Namun, beberapa perusahaan juga memberikan fasilitas reimburse untuk biaya kesehatan di luar penggunaan BPJS.
Penggantian ini umumnya dapat mencakup biaya konsultasi dokter, pembelian obat-obatan, tindakan medis ringan, hingga tes laboratorium yang dibutuhkan untuk menjaga kesehatan karyawan.
3. Penggantian biaya pelatihan dan seminar
Perusahaan yang mendorong peningkatan kapasitas dan pengembangan keterampilan karyawan biasanya memberikan fasilitas reimbursement untuk biaya pelatihan, seminar, atau workshop yang relevan dengan pekerjaan.
Biasanya, bagi karyawan yang ingin mengikuti pelatihan seperti ini perlu berkonsultasi terlebih dahulu dengan bagian SDM.
4. Pengeluaran darurat
Dalam situasi tertentu, karyawan mungkin menghadapi kondisi darurat yang mengharuskannya mengeluarkan dana pribadi demi kelancaran pekerjaan. Contohnya termasuk biaya servis mendadak untuk perangkat kerja yang rusak atau pembelian alat pengganti sementara.
Kebijakan masing-masing perusahaan mungkin akan berbeda terkait pemberian reimburse pengeluaran darurat ini. Namun, setidaknya, kamu bisa melampirkan bukti-bukti pendukung agar bisa mendapatkan persetujuan klaim.
Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan
Agar pengajuan reimburse berjalan lancar, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Simpan semua bukti pembayaran
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyimpan bukti pembayaran untuk setiap pengeluaran yang akan diklaim. Bukti pembayaran bisa berupa struk, faktur, kuitansi, atau invoice yang sah.
Pastikan bukti pembayaran mencantumkan detail transaksi yang jelas, seperti tanggal, jumlah, dan jenis barang atau jasa yang dibeli. Karena, pengeluaran yang tidak memiliki bukti pembayaran sah tidak akan diterima.
2. Periksa kebijakan perusahaan
Yang perlu kamu ketahui, setiap perusahaan memiliki kebijakan internal berbeda-beda mengenai reimburse yang mencakup jenis pengeluaran yang dapat diklaim, batas waktu pengajuan, dan dokumen yang diperlukan.
Pastikan untuk memahami batasan dan ketentuan yang berlaku, karena beberapa perusahaan memiliki batas maksimum penggantian untuk jenis pengeluaran tertentu.
3. Ajukan reimbursement secepatnya
Karyawan disarankan untuk segera mengajukan klaim begitu pengeluaran terjadi, terutama jika pengeluaran tersebut mendesak, seperti biaya perjalanan dinas.
Banyak perusahaan yang menetapkan batas waktu tertentu untuk pengajuan reimbursement, sehingga jangan sampai kamu terlambat untuk mengajukannya agar klaim bisa diterima.
4. Lampirkan dokumen pendukung
Saat mengajukan reimbursement, pastikan untuk melampirkan dokumen pendukung yang diperlukan sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini sangat penting untuk memverifikasi klaim dan memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan benar-benar sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dokumen pendukung bisa dalam bentuk laporan atau bukti kegiatan yang mendukung klaim kamu. Misalnya, jika klaim terkait dengan perjalanan dinas atau pelatihan, kamu perlu melampirkan bukti pembayaran bersamaan dengan foto atau dokumen kegiatan tersebut.
5. Tunggu proses verifikasi dan pembayaran
Setelah segala dokumen reimbursement telah dikirimkan, tahap selanjutnya adalah proses verifikasi dan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Proses verifikasi biasanya dilakukan oleh departemen keuangan dan HRD, mereka akan mengecek struk pembayaran dan bukti kegiatan untuk memastikan semuanya sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Jika semua dokumen lengkap dan memenuhi syarat, proses verifikasi akan menyetujui klaim reimburse, dan perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang diajukan.
Baca Juga: 7 Perusahaan Ini Ubah Pembayaran Bisnisnya Jadi Lebih Baik!
Tips Mengelola Reimburse oleh Perusahaan
Pengelolaan reimburse yang baik akan mempermudah karyawan dalam mengajukan klaim dan memastikan perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih terstruktur.
Berikut adalah beberapa tips bagi perusahaan atau bisnis dalam mengelola proses reimbursement:
1. Tentukan kebijakan yang jelas
Perusahaan harus memiliki kebijakan reimburse yang jelas. Dengan kebijakan yang jelas, karyawan dapat lebih mudah mengikuti prosedur dengan benar, dan proses verifikasi dan pembayaran bisa lebih cepat.
Kebijakan reimburse mencakup:
- Jenis pengeluaran yang dapat diganti
- Batas maksimal klaim
- Prosedur yang harus diikuti
- Dokumen apa saja yang harus di-submit
2. Gunakan sistem digital
Implementasikan sistem pengajuan reimburse elektronik untuk mempermudah proses. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan klaim secara online, mengunggah dokumen pendukung, serta memantau status klaim mereka.
Solusi sederhana dari sistem pengajuan reimburse elektronik adalah penggunaan Google Forms atau Microsoft Forms. Karyawan dapat mengisi form pengajuan klaim secara online, kemudian melampirkan bukti pengeluaran, dan mengirimkan klaimnya langsung.
3. Gunakan platform pembayaran otomatis
Untuk mempercepat proses pembayaran reimburse, perusahaan dapat menggunakan sistem pembayaran otomatis yang terintegrasi dengan sistem pengajuan klaim. Dalam hal ini, biasanya membutuhkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Dengan menggunakan sistem tersebut, setelah klaim disetujui, pembayaran dapat langsung dilakukan melalui transfer bank atau metode lain yang ditentukan oleh perusahaan.
4. Evaluasi dan perbaiki secara berkala
Terakhir, perusahaan harus secara rutin mengevaluasi dan memperbaiki proses reimbursement. Evaluasi ini bisa meliputi tinjauan terhadap kebijakan, efektivitas sistem elektronik yang digunakan, serta feedback dari karyawan mengenai proses reimbursement.
Itulah informasi tentang reimburse. Kesimpulannya, reimburse dalam bisnis adalah mengembalikan biaya yang dipakai untuk urusan pekerjaan, biasanya dilakukan pada karyawan, klien, dan mitra bisnis.
Bagi para karyawan, memahami proses reimburse sangat penting agar mereka dapat mengajukan klaim sesuai dengan kebijakan perusahaan. Di saat yang sama, perusahaan perlu membangun sistem reimbursement yang jelas agar menciptakan lingkungan kerja yang adil dan profesional.
Jika kamu membutuhkan platform invoicing digital yang simple dan otomatis, Paper.id solusinya! Dengan Paper.id, kamu bisa membuat invoice secara cepat dan memantau status pembayaran secara real-time dalam satu sistem terintegrasi.
Bayangkan, melalui Paper.id kamu bisa kirim 1.000+ invoice dalam waktu 15 menit, tanpa perlu input manual satu per satu. Selanjutnya, sistem akan secara otomatis melacak invoice yang sudah dibayar, yang masih tertunda, hingga yang melewati jatuh tempo secara otomatis sehingga kamu tidak perlu cek statusnya secara manual lagi.
Jadi, tunggu apalagi? Daftar Paper.id sekarang juga, gratis tanpa ribet!
