Procurement: Pengertian, Jenis, Proses, & Tugasnya

Bagaimana jadinya jika bisnismu harus berhenti beroperasi hanya karena bahan baku habis atau alat pendukung tidak tersedia tepat waktu? Masalah seperti ini sering terjadi ketika proses pengadaan atau procurement barang dan jasa tidak dikelola dengan baik.

Procurement melibatkan serangkaian proses mulai dari perencanaan kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga memastikan barang atau jasa diterima sesuai kualitas dan waktu yang diharapkan agar bisnis tetap berjalan lancar.

Maka dari itu, berikut ini pembahasan secara lengkap mengenai apa itu procurement, jenis-jenisnya, bagaimana prosesnya berjalan, hingga tugas-tugas penting yang harus dijalankan.

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah kegiatan pengadaan dan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Proses procurement dimulai dari menganalisis kebutuhan, memilih vendor yang tepat, melakukan negosiasi, melanjutkan ke tahap pembelian dan pembayaran, hingga mencatat semua riwayat pengadaan seperti invoice dan bukti pembayaran.

Pengadaan sangat penting bagi kelancaran operasional bisnis. Lewat proses pengadaan yang baik, kamu bisa mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang lebih kompetitif dan kualitas yang sesuai kebutuhan. 

Selain itu, procurement juga berperan besar dalam membangun dan menjaga hubungan baik dengan vendor yang terpercaya dan profesional.

Agar proses procurement makin mudah dan terkontrol, kamu bisa memanfaatkan fitur inventory dari Paper.id. Dengan fitur ini, kamu bisa mencatat stok pengadaan, memantau pergerakan barang, dan mengelola transaksi pembelian secara otomatis.

Yuk, pelajari lebih lanjut mengenai fitur inventory dari Paper.id dan mulai kelola procurement bisnismu lebih praktis!

Baca Juga: Peran Procurement dan Account Payable Dalam Supply Chain

4 Jenis Procurement yang Perlu Kamu Ketahui

Secara umum, procurement di perusahaan bisa dibagi menjadi 4 jenis utama, yaitu:

1. Direct procurement (pengadaan langsung)

Jenis pengadaan ini berfokus pada pengadaan barang atau jasa yang secara langsung mendukung proses produksi. Contohnya seperti bahan baku, komponen mesin, atau barang grosir yang nantinya dijual kembali dalam bentuk retail.

2. Indirect procurement (pengadaan tidak langsung)

Kebalikan dari direct procurement, jenis ini mencakup pengadaan barang atau jasa yang tidak berkaitan langsung dengan produksi. Misalnya perlengkapan kantor, jasa promosi, furnitur, hingga layanan konsultan.

4. Goods procurement (pengadaan barang fisik)

Pengadaan jenis ini khusus untuk pembelian barang fisik yang dibutuhkan perusahaan. Contohnya bahan mentah, peralatan kantor, furnitur, sampai langganan software yang bentuknya tetap berupa barang.

4. Services procurement (pengadaan layanan/jasa)

Jenis procurement ini berfokus pada pengadaan layanan atau jasa, seperti jasa hukum, pemasaran, kontraktor, hingga jasa keamanan.

Proses Procurement dari Awal Hingga Akhir

Sebagai salah satu aktivitas penting dalam bisnis, pengadaan memiliki alur yang panjang dan detail. Mengacu pada Netsuite, ada setidaknya 9 tahapan utama dalam proses pengadaan, yaitu:

1. Identifikasi kebutuhan

Tahap pertama adalah menganalisis dan menentukan barang atau jasa apa saja yang diperlukan perusahaan untuk mendukung operasional.

2. Pengajuan purchase request

Setelah kebutuhan ditentukan, dibuatlah Purchase Request (atau Purchase Requisition), yaitu dokumen resmi yang diajukan ke perusahaan berisi permintaan pembelian barang atau jasa tertentu.

3. Mencari dan memilih vendor

Setelah permintaan disetujui, tahap selanjutnya adalah mencari vendor yang sesuai. Penilaian biasanya berdasarkan kualitas, harga, reputasi, dan keandalan vendor.

4. Negosiasi harga

Pengadaan juga melibatkan proses negosiasi agar perusahaan bisa mendapatkan harga terbaik dan paling kompetitif sesuai kualitas yang diharapkan.

5. Pembuatan Purchase Order (PO)

Jika harga sudah disepakati, dibuatlah Purchase Order (PO) yang dikirim ke vendor. Dokumen ini memuat detail barang atau jasa yang dipesan.

6. Penerimaan dan pengecekan barang

Setelah barang tiba, dilakukan pengecekan untuk memastikan jumlah, kondisi, dan kualitas sudah sesuai dengan PO.

7. Three-way matching

Pada tahap ini dilakukan pengecekan kecocokan antara PO, dokumen pengiriman, dan invoice sebelum pembayaran dilakukan.

8. Pembayaran ke vendor

Jika semua sudah sesuai, perusahaan melakukan pembayaran ke vendor sesuai kesepakatan.

9. Pencatatan dokumen

Semua dokumen, mulai dari Purchase Request, PO, bukti pengiriman, hingga invoice, dicatat dan diarsipkan dengan rapi untuk keperluan audit dan pelaporan pajak.

Baca Juga: Kerugian Finansial Akibat Procurement Fraud, Seperti Apa Serba-serbinya?

Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Procurement Staff

Dalam dunia bisnis, orang yang bertanggung jawab menjalankan seluruh proses pengadaan barang atau jasa biasanya disebut Procurement Staff. Mereka memegang peran penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan lancar dan efisien.

Secara umum, tugas utama seorang karyawan pengadaan adalah mengelola seluruh aktivitas pengadaan mulai dari analisis kebutuhan hingga pencatatan dokumen. Lebih detailnya, berikut beberapa tugas dan tanggung jawab yang biasanya diemban:

1. Menganalisis kebutuhan perusahaan terkait barang atau jasa yang diperlukan.
2. Melakukan riset serta menjalin kerja sama kontrak dengan vendor yang sesuai.
3. Mengelola inventory dan memastikan ketersediaan stok agar kegiatan operasional maupun produksi tidak terganggu.
4. Bernegosiasi harga dan kontrak dengan vendor untuk mendapatkan penawaran terbaik.
5. Menjalin dan menjaga hubungan dengan vendor agar kerja sama tetap berjalan lancar.
6. Mengevaluasi dan menganalisis strategi pengadaan perusahaan untuk menemukan area yang bisa ditingkatkan.
7. Membuat dokumen pencatatan proses pengadaan, termasuk laporan keuangan dan analisis terkait pengadaan.
8. Mengatur dan mengawasi anggaran pembelian supaya tetap efisien dan mendukung profitabilitas perusahaan.

Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Procurement, Buat Bisnis Makin Produktif!

Demikian penjelasan secara lengkap mengenai procurement. Lewat proses pengadaan yang terencana dengan baik, perusahaan bisa menjaga kualitas operasional, mendapatkan harga yang kompetitif, serta membangun kerja sama jangka panjang dengan vendor terpercaya.

Namun, agar semua manfaat ini benar-benar bisa dirasakan, proses procurement perlu didukung pencatatan yang rapi dan pelaporan keuangan yang akurat, misalnya dengan menggunakan Paper.id.

Selain mempermudah pengelolaan inventory, Paper.id juga menyediakan fitur pembuatan laporan keuangan yang lengkap dan otomatis, sehingga semua aktivitas pengadaan bisa terpantau secara menyeluruh, cepat, dan transparan.

Yuk, mulai gunakan Paper.id dan rasakan kemudahannya!