Siapa sangka, masalah kehabisan stok atau barang yang menumpuk di gudang sering kali bukan karena salah beli, tapi karena catatan stok yang kurang rapi.
Banyak pelaku usaha, apalagi yang baru mulai, sering mengandalkan ingatan atau catatan seadanya untuk memantau keluar-masuk barang. Padahal, tanpa pembukuan yang jelas, risiko salah hitung atau kehilangan barang jadi makin besar.
Nah, biar stok tetap terkendali dan bisnis berjalan lancar, kamu perlu sistem pencatatan yang simpel tapi efektif.
Untuk itu, berikut adalah pembahasan mengenai pembukuan stok barang masuk dan keluar beserta contohnya yang mudah dibuat. Simak selengkapnya di bawah!
Apa Itu Pembukuan Stok Barang?
Pembukuan stok barang masuk dan keluar adalah proses mencatat jumlah barang yang ada di gudang. Barang ini bisa berupa bahan baku yang akan diproduksi atau produk jadi yang siap dijual. Semua catatannya dibuat berdasarkan kondisi nyata di lapangan, yang artinya sesuai dengan barang yang bisa dilihat dan dihitung secara fisik.
Proses ini sering dikenal dengan istilah stock opname, yaitu pengecekan dan pencatatan stok secara rutin, biasanya dilakukan setiap bulan. Tujuannya agar data yang tercatat di pembukuan sama dengan jumlah barang yang benar-benar ada di gudang.
Pencatatan ini biasanya dibuat dalam jurnal stok barang atau buku stok, yang bisa berbentuk tabel manual maupun aplikasi. Jadi, walaupun kamu pakai software atau aplikasi stok barang, sebutannya tetap mengacu pada pembukuan stok.
Manfaatnya pun banyak. Contoh pembukuan stok ini bisa bantu kamu mengetahui nilai aset bisnis, seperti barang dagangan dan piutang. Bahkan, kamu bisa pakai data ini untuk melihat perkembangan usaha dari waktu ke waktu.
Contohnya, kamu bisa membandingkan jumlah stok di bulan Januari tahun ini dengan bulan yang sama tahun lalu untuk melihat apakah permintaan naik atau turun.
Baca Juga: Laporan Stok Barang: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya
Cara Membuat Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar
Bagi pelaku usaha kecil dan menengah, mencatat stok barang secara manual menggunakan Microsoft Excel masih jadi pilihan yang praktis dan cukup aman. Excel bisa membantu menghitung dan memantau stok barang lewat rumus-rumus sederhana yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Berikut langkah-langkah mudah membuat pembukuan stok barang menggunakan Excel:
1. Buka Excel di komputer atau laptopmu
Mulailah dengan membuat worksheet (lembar kerja) baru.
2. Tentukan nama atau judul pembukuan
Contohnya, “Stok Barang Januari 2025” agar kamu mudah mengenali file-nya.
3. Buat kolom data utama
Beberapa kolom penting yang bisa kamu siapkan, antara lain:
- Nomor
- Tanggal
- Kode Produk
- Nama Produk
- Stok Awal
- Jumlah Barang Masuk
- Jumlah Barang Keluar
- Stok Akhir
4. Beri label atau judul kolom
Blok seluruh kolom yang sudah dibuat, lalu pilih menu Insert > Table, dan centang pilihan “My table has headers”. Ini supaya datamu jadi lebih rapi dan mudah dibaca.
5. Isi datanya sesuai kondisi di gudang
Masukkan semua informasi terkait stok barang yang kamu miliki. Misalnya: hari ini masuk 20 pcs produk A, lalu keluar 5 pcs, semua dicatat dengan lengkap.
6. Buat sheet tambahan untuk data barang keluar
Gunakan format kolom yang sama seperti data utama, agar mudah dicocokkan.
7. Gunakan rumus sederhana di Excel
Kamu bisa pakai rumus seperti VLOOKUP untuk menampilkan nama produk berdasarkan kode barang. Ini sangat membantu agar kamu tidak perlu mengetik berulang kali.
8. Cek ulang dan sesuaikan
Setelah semua data masuk, cek kembali apakah rumus dan datanya sudah sesuai. Tambahkan juga rumus perhitungan stok akhir (misalnya: Stok Awal + Masuk – Keluar) agar kamu bisa langsung tahu jumlah stok yang tersisa.
Baca Juga: Mengapa Harus Membuat Buku Stok Barang dan Bagaimana Membuatnya?
Contoh Pembukuan Stok Barang dan Keluar Secara Manual
Berikut adalah contoh pembukuan stok barang dan keluar secara manual menggunakan Excel:
Maka, pada proses penutupan transaksi akan terdapat tabel yang memperlihatkan status persediaan terakhir bagi barang sudah terinput pada sistem manual ini, seperti berikut:
Sayangnya, membuat pembukuan stok barang masuk dan keluar secara manual artinya kamu harus siap ekstra teliti saat menginput data. Sedikit saja salah memasukkan angka atau lupa mencatat barang yang keluar, stok akhir bisa jadi tidak akurat.
Akibatnya, bisa saja keesokan harinya kamu kehabisan bahan baku tanpa sadar, padahal pesanan pelanggan sudah menumpuk.
Nah, daripada repot mengecek satu per satu secara manual, sekarang kamu bisa beralih ke sistem otomatis,seperti Paper.id. Lewat fitur inventory-nya, kamu bisa mencatat barang masuk dan keluar secara real-time, tanpa perlu ribet pakai rumus Excel atau takut salah input.
Bahkan, kamu bisa pantau stok barang dari mana saja dan kapan saja, langsung dari dashboard. Jadi, persediaan tetap terkontrol dan bisnis bisa jalan lebih lancar tanpa hambatan karena stok kosong.
Yuk, gunakan Paper.id sekarang dan manfaatkan fitur-fiturnya untuk kelancaran operasional bisnismu dengan cara klik tombol di bawah!
Manfaat Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar
Berikut adalah manfaat yang akan kamu rasakan jika membuat pembukuan stok barang dan masuk, di antaranya:
1. Mengetahui jumlah produk dengan akurat
Manfaat utama dari pembukuan stok barang adalah agar kamu tahu secara pasti berapa jumlah produk tertentu yang masih tersedia. Ini penting sekali karena jika sampai kekurangan barang, proses produksi bisa terganggu dan peluang untuk mendapat pemasukan pun bisa hilang.
Misalnya, jika bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi habis dan tidak terdeteksi dari awal, maka jalannya produksi bisa terhenti. Atau jika stok barang jadi yang ingin dijual tidak sesuai dengan data, bisa terjadi penundaan pengiriman pesanan pelanggan.
Parahnya lagi, pelanggan bisa kabur ke kompetitor karena barang yang mereka cari tidak tersedia. Hal ini jelas bisa berdampak buruk bagi kelangsungan usaha.
2. Menjadi data rekap persediaan
Pembukuan stok barang juga berfungsi sebagai alat bantu untuk melihat total jumlah barang yang dimiliki. Lewat data ini, kamu bisa tahu kapan saat yang tepat untuk restock barang.
Namun, data ini harus benar-benar akurat. Jika kelebihan stok, modal akan tertahan dalam bentuk barang yang tidak bergerak. Sebaliknya, jika kekurangan stok, maka kesempatan mendapatkan laba bisa tertunda. Jadi, pembukuan ini juga berpengaruh langsung ke cash flow bisnis.
Baca Juxga: Rekomendasi Aplikasi Stok Barang Sederhana untuk Bisnis Retail
Demikian penjelasan mengenai pembukuan stok barang masuk dan keluar beserta dengan contohnya. Pada intinya, dengan pembukuan yang rapi dan akurat, kamu bisa tahu kondisi stok secara real-time, mencegah kekurangan bahan baku, dan menjaga kepuasan pelanggan tetap tinggi.
Daripada repot mengandalkan pencatatan manual yang rawan kesalahan, kamu bisa beralih ke cara yang lebih modern dan praktis bersama Paper.id.
Dengan fitur Inventory Paper.id, kamu bisa:
- Pantau stok secara otomatis dan real-time
- Minim risiko salah input dan kehilangan data
- Terhubung langsung dengan sistem invoicing dan pembayaran
- Cek stok dari mana saja, kapan saja, cukup lewat dashboard online
- Lacak pergerakan barang lebih transparan dan efisien
Paper.id bukan sekadar aplikasi pencatatan biasa, tapi solusi lengkap untuk bantu kamu mengelola operasional usaha secara menyeluruh. Dari pencatatan stok, pembuatan invoice, digital payment, hingga laporan keuangan, semua bisa dilakukan dalam satu platform.
Yuk, permudah operasional bisnismu mulai dari sekarang. Daftar Paper.id GRATIS dan rasakan kemudahannya!
