Petty Cash Reimbursement System: Pengertian, Proses, dan Cara Melakukannya dengan Efektif

Di banyak perusahaan, terutama yang memiliki banyak transaksi kecil, petty cash (kas kecil) digunakan untuk membayar pengeluaran mendesak atau biaya yang tidak dapat dibayar melalui metode pembayaran formal. 

Namun, terkadang karyawan atau pihak lain yang menggunakan petty cash perlu mengajukan reimbursement (penggantian biaya). Proses ini dikenal sebagai petty cash reimbursement.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang petty cash reimbursement, cara melakukannya, serta bagaimana sistem digital dapat membantu mempercepat dan menyederhanakan proses ini.

Key Takeaways

• Petty cash reimbursement adalah proses penggantian pengeluaran kecil yang dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan operasional bisnis.
• Proses reimbursement mencakup pengajuan, verifikasi, persetujuan, pembayaran, dan pencatatan.
• Mengelola reimbursement dengan kebijakan yang jelas dan sistem terstruktur sangat penting untuk menjaga kontrol keuangan.
• Paper Horizon menyediakan solusi untuk mengelola pembayaran, termasuk reimbursements, dengan pencatatan otomatis dan rekonsiliasi yang lebih efisien.

Apa Itu Petty Cash Reimbursement?

Petty cash reimbursement adalah proses penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau pihak lain untuk keperluan operasional bisnis dari dana petty cash perusahaan. Setelah uang dikeluarkan untuk pembelian barang atau jasa, karyawan yang mengeluarkan dana akan mengajukan permohonan penggantian sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengeluaran yang dilakukan dengan petty cash dapat segera diganti oleh perusahaan dan dicatat dengan benar dalam laporan keuangan. Petty cash reimbursement umumnya digunakan untuk transaksi kecil yang tidak memerlukan prosedur pembayaran formal, seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau biaya kecil lainnya.

Baca Juga: Petty Cash: Pengertian, Manfaat, Cara Mengelola, dan Contoh Penerapannya

Proses Petty Cash Reimbursement

Proses petty cash reimbursement melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti dengan cermat agar transaksi tetap terkontrol dan transparan. Berikut adalah tahapan umum dalam proses ini:

1. Approval petty cash

Karyawan atau pihak yang berwenang mengeluarkan uang dari petty cash untuk kebutuhan mendesak atau transaksi kecil yang diperlukan. 

Setelah pengeluaran dilakukan, pihak tersebut harus menyimpan bukti transaksi, seperti faktur atau kwitansi.

2. Pengajuan reimbursement

Setelah transaksi dilakukan, karyawan yang mengeluarkan uang harus mengajukan permohonan penggantian (reimbursement) melalui formulir yang telah disediakan perusahaan. Pengajuan ini biasanya mencakup:

• Tanggal pengeluaran.
• Deskripsi pengeluaran (misalnya, pembelian alat tulis atau transportasi).
• Jumlah uang yang dikeluarkan.
• Bukti transaksi (kwitansi, faktur, atau nota).

3. Verifikasi pengeluaran

Tim keuangan atau pengelola petty cash kemudian akan memverifikasi pengeluaran yang diajukan, memastikan bahwa bukti transaksi sesuai dan pengeluaran tersebut dapat diterima sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Persetujuan penggantian

Setelah verifikasi, pengajuan reimbursement akan diteruskan untuk mendapatkan persetujuan dari atasan atau manajer. 

Beberapa perusahaan juga memerlukan tanda tangan atau persetujuan dari beberapa pihak sebelum penggantian dapat dilakukan.

5. Pembayaran reimbursement

Setelah mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mengganti uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan. 

Pembayaran bisa dilakukan melalui transfer bank, cek, atau melalui kas kecil (jika ada dana yang cukup).

6. Pencatatan dalam laporan keuangan

Pengeluaran dan reimbursement yang dilakukan harus dicatat dengan benar dalam laporan keuangan perusahaan. 

Biasanya, setiap reimbursement akan mengurangi saldo petty cash dan dicatat dalam buku kas atau sistem akuntansi perusahaan.

Cara Mengelola Petty Cash Reimbursement dengan Efektif

Mengelola petty cash reimbursement dengan baik memerlukan kontrol yang ketat agar tidak terjadi kesalahan pencatatan atau penyalahgunaan dana. 

Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola proses ini dengan lebih efisien:

1. Tentukan kebijakan yang jelas

Pastikan perusahaan memiliki kebijakan yang jelas tentang jenis pengeluaran apa saja yang dapat diganti melalui petty cash. 

Tentukan batasan pengeluaran, prosedur pengajuan, dan bukti transaksi yang harus disertakan.

2. Gunakan formulir yang terstandardisasi

Gunakan formulir pengajuan reimbursement yang terstandarisasi untuk memudahkan pencatatan dan meminimalkan kesalahan. 

Formulir ini harus mencakup informasi seperti deskripsi pengeluaran, jumlah yang diminta, serta bukti transaksi yang sah.

3. Verifikasi pengeluaran secara rutin

Tim keuangan harus melakukan verifikasi secara rutin untuk memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

Setiap pengeluaran yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti transaksi yang sah sebaiknya ditolak.

4. Otomatisasi proses dengan platform digital

Untuk mempercepat dan mempermudah proses reimbursement, pertimbangkan menggunakan sistem pembayaran digital seperti Paper Horizon. 

Dengan sistem seperti ini, seluruh proses mulai dari pengajuan, verifikasi, hingga pencatatan transaksi bisa dilakukan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan mempercepat alur reimbursement.

Dengan Paper Horizon, pengeluaran petty cash dan reimbursement dapat tercatat dengan rapi dalam sistem keuangan, memungkinkan rekonsiliasi otomatis antara transaksi dan laporan keuangan.

Baca Juga: Petty Cash Book: Fungsi dan Cara Mencatatnya

Paper Horizon untuk Mempermudah Proses Petty Cash Reimbursement

Untuk bisnis yang sering melakukan petty cash reimbursement, menggunakan sistem expense management digital seperti Paper Horizon dapat sangat membantu. 

• Pencatatan otomatis: Setiap transaksi pembayaran petty cash atau reimbursement tercatat otomatis dalam sistem.
• Rekonsiliasi otomatis: Paper Horizon dapat membantu memudahkan rekonsiliasi antara pengeluaran dan laporan keuangan, mengurangi risiko kesalahan manual.
• Kontrol pengeluaran: Anda dapat mengatur limit pengeluaran untuk tim lewat kartu korporat tambahan, serta mendapatkan visibilitas penuh terhadap arus kas.
• Integrasi pembayaran digital: Pembayaran reimbursements dapat dilakukan langsung melalui sistem Paper dengan berbagai opsi pembayaran, termasuk transfer bank atau kartu kredit perusahaan.

Yuk, pelajari lebih jauh tentang praktisnya Paper Horizon dengan klik tombol berikut ini!

FAQ Seputar Petty Cash Reimbursement

1. Apa itu petty cash reimbursement?

Petty cash reimbursement adalah penggantian dana yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan bisnis yang bersifat kecil dan mendesak, seperti pembelian alat tulis atau biaya transportasi.

2. Bagaimana cara mengajukan petty cash reimbursement?

Karyawan mengajukan reimbursement dengan mengisi formulir yang mencantumkan rincian pengeluaran dan melampirkan bukti transaksi (kwitansi atau faktur).

3. Apa manfaat menggunakan sistem digital untuk petty cash reimbursement?

Sistem digital memungkinkan pencatatan transaksi otomatis, rekonsiliasi yang lebih cepat, dan kontrol pengeluaran yang lebih efisien, mengurangi kesalahan manual.

4. Apa saja yang harus disiapkan untuk mengajukan reimbursement?

Karyawan harus menyertakan bukti transaksi yang sah, seperti kwitansi atau faktur, serta mengisi formulir pengajuan reimbursement yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

5. Mengapa penting untuk memverifikasi pengeluaran sebelum reimbursement?

Verifikasi penting untuk memastikan bahwa pengeluaran yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan dapat dipertanggungjawabkan.