Expense Management System: Definisi dan Rekomendasi Terbaiknya untuk Bisnis

Mengelola pengeluaran perusahaan secara manual semakin tidak relevan di era digital. Banyak bisnis kehilangan visibilitas atas transaksi harian karena pencatatan terpisah, approval lambat, dan laporan yang baru tersedia di akhir bulan. 

Untuk menjawab problematika tersebut, expense management system berperan penting bagi perusahaan.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang expense management system, mulai dari definisi, manfaat, fitur utama, hingga cara memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda.

Key Takeaways

• Expense management system adalah sistem digital untuk mengelola dan mengontrol pengeluaran perusahaan secara terpusat.
• Sistem ini meningkatkan transparansi, efisiensi approval, dan kontrol anggaran.
• Fitur penting meliputi dashboard real-time, multi-level approval, integrasi akuntansi, dan corporate card.
• Efektivitas sistem dapat diukur melalui rasio biaya operasional dan variance anggaran.
• Integrasi corporate card seperti Paper Horizon membuat expense management lebih otomatis dan terkendali.

Apa Itu Expense Management System?

Expense management system adalah sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola, memantau, dan mengontrol pengeluaran perusahaan secara terpusat dan real-time.

Menurut Investopedia, expense management merujuk pada proses pelacakan, persetujuan, dan pelaporan pengeluaran bisnis agar tetap sesuai anggaran dan kebijakan perusahaan.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat:

• Melacak pengeluaran karyawan.
• Mengatur alur approval.
• Mengelompokkan biaya berdasarkan divisi atau proyek.
• Menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.

Baca Juga: Expense Management: Panduan Lengkap Mengontrol Pengeluaran Bisnis (Lebih Rapi dengan Corporate Card)

Mengapa Expense Management System Penting untuk Bisnis?

Tanpa sistem yang terstruktur, pengeluaran kecil yang berulang bisa menjadi pemborosan besar.

Berikut alasan mengapa expense management system merupakan hal yang krusial dalam perusahaan:

1. Transparansi pengeluaran

Sistem memberikan visibilitas real-time terhadap transaksi yang terjadi.

2. Kontrol anggaran lebih ketat

Manajer dapat menetapkan limit per divisi, proyek, atau individu.

3. Mengurangi fraud dan human error

Proses digital meminimalkan manipulasi laporan dan kesalahan input manual.

4. Efisiensi proses approval

Alur persetujuan menjadi otomatis dan terdokumentasi.

Menurut laporan Deloitte tentang digital finance transformation, otomatisasi proses keuangan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya administratif secara signifikan.

Fitur Utama yang Penting dalam Expense Management System

Tidak semua sistem memiliki fitur yang sama, dan tidak semuanya penting. Berikut fitur penting yang sebaiknya tersedia:

1. Dashboard real-time

Memungkinkan monitoring pengeluaran secara langsung.

2. Multi-level approval

Pengeluaran tertentu bisa memerlukan persetujuan atasan atau finance sebelum diproses.

3. Integrasi dengan sistem akuntansi

Sinkronisasi otomatis dengan software akuntansi atau ERP.

4. Integrasi dengan corporate card

Sistem terhubung dengan kartu perusahaan untuk mencatat transaksi otomatis.

5. Kategorisasi pengeluaran otomatis

Pengeluaran langsung dikelompokkan berdasarkan jenis biaya.

6. Reporting & analytics

Menyediakan laporan berbasis data untuk analisis biaya dan efisiensi.

Rumus Mengukur Efektivitas Expense Management

Agar implementasi sistem tidak sekadar formalitas, Anda bisa mengukur efektivitasnya dengan indikator berikut:

1.  Rasio biaya operasional

Rasio biaya operasional bisa dihitung dengan rumus:

Rasio Biaya Operasional = Total Biaya Operasional ÷ Total Pendapatan

Semakin terkendali rasio ini, semakin efektif manajemen pengeluaran Anda.

2. Variance budget

Rumus:

Variance = Realisasi Biaya − Anggaran

Jika variance sering positif dan signifikan, berarti kontrol pengeluaran belum optimal.

Cara Memilih Expense Management System yang Tepat

Memilih sistem yang salah justru menambah kompleksitas. Pertimbangkan hal berikut:

1. Skalabilitas sistem sesuai pertumbuhan bisnis.
2. Kemudahan penggunaan bagi tim non-finance.
3. Integrasi dengan bank dan kartu perusahaan.
4. Fitur kontrol limit dan blokir transaksi.
5. Keamanan data dan kepatuhan regulasi.

Mengutip Gartner, sistem keuangan modern harus mendukung visibilitas real-time dan automasi untuk meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data.

Contoh Implementasi: Expense Management dengan Corporate Card

Salah satu pendekatan paling efektif dalam expense management system adalah integrasi dengan corporate card.

Dengan corporate card yang terhubung ke sistem:

1. Transaksi tercatat otomatis.
2. Tidak perlu reimbursement manual.
3. Limit bisa diatur per karyawan atau divisi.
4. Kartu bisa diblokir kapan saja dari dashboard.

Pendekatan ini mempercepat proses sekaligus meningkatkan kontrol.

Implementasi Expense Management System dengan Paper Horizon

Untuk bisnis yang ingin menerapkan expense management system yang terintegrasi dengan corporate card, Paper Horizon dari Paper menyediakan solusi yang tepat.

Dengan Paper Horizon, Anda bisa:

• Mengatur limit kartu per divisi atau proyek.
• Memantau pengeluaran secara real-time melalui dashboard.
• Mengelola pembayaran dengan fleksibilitas tempo hingga 45 hari sesuai ketentuan.

Jika bisnis Anda ingin meningkatkan kontrol pengeluaran tanpa memperlambat operasional, saatnya menggunakan sistem yang terintegrasi.

Gunakan Paper Horizon sebagai bagian dari expense management system bisnis Anda untuk pengeluaran tim lebih transparan, terstruktur, dan efisien.

Untuk mengajukan kepemilikan corporate card Paper Horizon, Anda bisa simak selengkapnya dengan klik tombol berikut ini.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker untuk Bisnis

FAQ Seputar Expense Management System

1. Apa itu expense management system?

Expense management system adalah sistem digital untuk melacak, menyetujui, dan melaporkan pengeluaran perusahaan agar tetap sesuai anggaran.

2. Mengapa perusahaan membutuhkan expense management system?

Untuk meningkatkan transparansi, mengurangi pemborosan, mempercepat approval, dan menjaga cash flow tetap sehat.

3. Apakah expense management system hanya untuk perusahaan besar?

Tidak. UMKM hingga perusahaan enterprise dapat memanfaatkan sistem ini sesuai skala kebutuhan.

4. Apa perbedaan expense management dan accounting software?

Expense management fokus pada pengendalian dan approval pengeluaran, sedangkan accounting software berfokus pada pencatatan dan pelaporan keuangan secara keseluruhan.

5. Apakah corporate card penting dalam expense management?

Ya. Corporate card memungkinkan pencatatan transaksi otomatis dan kontrol limit yang lebih efektif.