Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, Hingga Fiturnya

Bayangkan kamu sebagai warehouse staff dan harus mencari barang satu per satu, hanya untuk menemukan stoknya habis tanpa catatan yang jelas. Situasi ini menyita waktu dan bisa merugikan bisnis, apalagi jika terjadi saat permintaan tinggi.

Masalah seperti ini bisa diatasi dengan Warehouse Management System (WMS). Dengan sistem ini, kamu bisa melacak pergerakan stok secara real-time, membuat operasional gudang jadi lebih rapi, efisien, dan terkontrol.

Yuk, pelajari mengenai Warehouse Management System ini untuk membantu proses distribusi dan pengelolaan barang jadi lebih optimal!

Apa Itu Warehouse Management System?

Warehouse Management System adalah sebuah perangkat lunak (software) yang dirancang khusus untuk membantumu dalam mengelola seluruh aktivitas di gudang, mulai dari penerimaan barang, pergerakan di dalam gudang, hingga proses pengiriman keluar.

WMS ini bisa membantu arus barang di gudang bisa lebih terkontrol, efisien, dan tentunya menghemat waktu serta biaya operasional.

Menariknya, WMS sangat fleksibel dalam penggunaannya. Sistem ini bisa digunakan secara mandiri, atau diintegrasikan dengan software lain seperti Enterprise Resource Planning (ERP). Bahkan, kamu bisa menyesuaikan fitur-fitur dalam WMS sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Jadi, sebelum menerapkannya, pastikan kamu sudah tahu seperti apa sistem manajemen gudang yang kamu butuhkan.

Kendati demikian, untuk mulai menerapkan sistem serupa, kamu tidak harus selalu mengadopsi WMS yang kompleks. Kamu bisa memulainya dari solusi yang lebih praktis dan langsung bisa kamu gunakan, seperti fitur Inventory dari Paper.id.

Dengan fitur tersebut, kamu bisa mencatat stok masuk-keluar secara otomatis, cek ketersediaan barang real-time, hingga membuat laporan inventaris dengan mudah. Sistem ini juga terhubung langsung dengan proses pembelian dan penjualan, jadi kamu tidak perlu input data berulang kali.

Yuk, mulai kelola gudangmu lebih cerdas dan efisien bersama Paper.id! Klik tombol di bawah secara GRATIS!

Baca Juga: Apa Itu Data Warehouse: Pengertian, Fungsi, & Perbedaannya dengan Data Mining

Permasalahan dalam Warehouse Management

Berikut adalah alur pergerakan barang di gudang beserta masalah yang sering muncul:

1. Proses inbound (penerimaan barang)

Proses ini mencakup aktivitas penerimaan barang dari pemasok dan penempatannya di lokasi penyimpanan. Namun, kendala yang kerap muncul adalah ketidaksesuaian antara data barang yang diterima dengan kondisi fisik barang sebenarnya. 

Selain itu, kesalahan dalam menempatkan barang juga sering terjadi, sehingga menyebabkan stok jadi tidak rapi, kelebihan barang di area tertentu, atau bahkan ketidaksesuaian jumlah stok di sistem.

2. Proses internal gudang

Setelah barang tersimpan, kemungkinan besar akan ada perpindahan barang antar rak karena kebutuhan operasional. Selain itu, perusahaan juga melakukan stock opname untuk mencocokkan catatan stok dengan kondisi aktual di lapangan. 

Masalah yang umum terjadi dalam tahap ini adalah kurangnya pelacakan atas pergerakan barang di dalam gudang, sehingga bisa berujung pada kehilangan stok. Proses stock opname pun sering kali menyita waktu jika dilakukan secara manual.

3. Proses outbound (pengeluaran barang)

Pada tahap ini, ada tiga aktivitas utama yang dilakukan: pengambilan barang (picking), pengepakan (packing), dan pengiriman keluar. Masalah yang sering timbul di fase ini adalah kesalahan dalam memilih barang, entah karena lokasi yang salah atau informasi yang tidak akurat. 

Selain itu, pencatatan barang yang keluar juga rentan terjadi kesalahan, yang dapat memengaruhi keakuratan data persediaan secara keseluruhan.

Manfaat Menggunakan Warehouse Management System

Berikut adalah beberapa manfaat jika jika bisnismu menggunakan WMS:

1. Mempercepat proses operasional di gudang

Dengan bantuan Warehouse Management System, berbagai proses seperti sortir barang, pencatatan, hingga pengemasan bisa dilakukan secara otomatis. Proses yang biasanya dikerjakan secara manual dan memakan waktu kini jadi lebih cepat dan akurat.

2. Memudahkan penataan barang dan lokasi penyimpanan

WMS membantumu mengatur tata letak gudang secara optimal melalui sistem layout digital. Setiap barang bisa diletakkan sesuai kategori dan posisinya tercatat dalam sistem, sehingga memudahkan pencarian saat dibutuhkan.

Tak hanya itu, kamu juga bisa menerapkan metode FIFO (First In First Out) dengan lebih efisien, untuk memastikan barang yang lebih lama disimpan akan lebih dulu keluar, sehingga kualitas produk tetap terjaga dan mengurangi risiko barang rusak/kadaluarsa.

3. Menghemat biaya operasional gudang

Meski terdengar seperti sistem yang canggih dan mahal, WMS justru membantu menekan biaya operasional. Kebanyakan sistem WMS modern berbasis cloud, sehingga kamu tidak perlu berinvestasi besar pada perangkat keras yang kompleks. 

Selain itu, sistem ini juga membantu mengurangi kerugian akibat barang hilang atau rusak, serta memangkas waktu proses kerja yang sebelumnya panjang menjadi lebih efisien.

4. Meningkatkan kinerja dan efektivitas tim gudang

WMS menyediakan informasi yang jelas untuk tiap staf, mulai dari jadwal masuk-keluar barang, tugas sortir, pelabelan, hingga pengemasan. 

Sistem ini juga bisa diintegrasikan dengan teknologi barcode atau RFID, sehingga pekerjaan bisa dilakukan lebih terarah dan minim kesalahan. Karyawan pun bisa bekerja lebih produktif karena panduan dan datanya jelas.

5. Stok lebih akurat dan pengiriman lebih cepat

Salah satu keunggulan utama WMS adalah kemampuannya menjaga akurasi data stok dan mempercepat proses distribusi. Proses picking, packing, hingga pengiriman jadi lebih cepat. Dengan dukungan barcode atau RFID, pelacakan posisi barang juga bisa dilakukan dalam hitungan detik, sehingga proses pengiriman bisa lebih responsif terhadap permintaan.

6. Integrasi cerdas untuk proses inbound

Dengan WMS, proses inbound terhubung langsung dengan sistem inventaris dan database stok, sehingga membuat permintaan barang menjadi lebih akurat dan sesuai kebutuhan, sekaligus mengurangi risiko kelebihan stok. 

Selain itu, proses penataan barang baru juga lebih tertib karena sudah dilabeli sejak awal dan diklasifikasikan berdasarkan jenis dan usia simpan. Dengan begitu, kamu bisa memantau stok lebih rinci, baik dari sisi jumlah, lokasi, maupun masa simpannya.

7. Proses outbound lebih terorganisir

Saat proses outbound, data akan langsung masuk ke sistem dan secara otomatis dibandingkan dengan jumlah stok yang tersedia di gudang, sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan pengiriman dengan tepat, sekaligus mendorong peningkatan penjualan.

Dengan dukungan WMS juga, penjadwalan pengiriman bisa dilakukan secara sistematis. Begitu permintaan pengiriman disetujui, sistem akan langsung menjadwalkan armada logistik secara otomatis. Alhasil, proses pengeluaran barang dari gudang menjadi lebih cepat, efisien, dan terorganisir.

Baca Juga: Warehouse Staff: Tugas, Syarat Pekerja, dan Kisaran Gaji

5 Fitur yang Wajib Ada Pada WMS

Berikut beberapa fitur yang wajib ada pada WMS yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan bisnis:

1. Stock transfer order

Fitur ini memudahkan kamu memindahkan stok dari satu gudang ke gudang lainnya tanpa perlu mencatatnya sebagai transaksi penjualan atau pembelian. Cocok untuk perusahaan yang punya banyak lokasi penyimpanan di berbagai wilayah. Dengan begitu, kamu bisa melacak pergerakan stok secara real-time dan memastikan distribusi barang tetap merata.

2. Safety stock & stock alert

Melacak stok jadi lebih mudah dengan adanya fitur ini, karena sistem akan memberikan notifikasi saat jumlah stok mencapai batas minimum atau melebihi kapasitas. 

Kamu bisa menentukan batas stok sesuai kebutuhan, lalu sistem akan mengirim peringatan otomatis. Dengan begitu, kamu bisa mencegah kekosongan atau penumpukan barang, sekaligus menjaga efisiensi gudang.

3. Multi-site management

Fitur ini berguna untuk kamu yang memiliki lebih dari satu gudang. Sistem akan menghubungkan seluruh lokasi ke dalam satu dashboard, sehingga kamu bisa memantau ketersediaan stok di tiap gudang secara bersamaan. Hasilnya, pengawasan jadi lebih efisien dan kualitas manajemen gudang tetap terjaga di semua lokasi.

4. ERP Integration

WMS yang bisa terhubung dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) akan membuat proses bisnis berjalan lebih efisien dan data tersinkronisasi dengan baik, karena  bisa kamu mengelola gudang, penjualan, dan akuntansi dari satu sistem terpusat. Jadi, kamu bisa mengontrol banyak aspek bisnis tanpa perlu berpindah-pindah platform.

5. Quality control checking

Fitur ini memungkinkan kamu memeriksa data barang yang masuk, termasuk usia, lokasi penyimpanan, dan kondisinya secara detail. Melalui proses inbound, sistem bisa langsung mendeteksi barang yang rusak atau tidak layak jual, sehingga kamu bisa segera memisahkannya untuk ditukar. 

Baca Juga: Contoh Proses Warehouse Management System

Demikian penjelasan secara mendalam mengenai Warehouse Management System. Dengan WMS, semua proses yang dulunya manual, berisiko, dan memakan waktu kini bisa dikendalikan secara otomatis dan real-time.

Jadi, tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tapi kamu juga bisa mendapatkan kendali penuh terhadap alur distribusi barang bisnismu sendiri.

Namun, efisiensi gudang tidak akan maksimal jika tidak terhubung dengan sistem lain yang menyangkut bisnis secara keseluruhan, misalnya invoicing dan pembayaran. 

Sebagai platform invoicing dan pembayaran antar bisnis,  Paper.id memastikan seluruh proses pengelolaan stok yang kamu lakukan juga selaras dengan pencatatan transaksi dan arus kas perusahaan.

Jadi, selain gudangmu tertata, alur keuangan bisnismu pun tetap sehat dan transparan. Ayo, jangan lupa gunakan Paper.id sekarang!