Untuk memastikan sebuah proses bisnis berjalan dengan lancar, presisi, dan efisien, serta minim kesalahan, SOP adalah acuan utama bagi seluruh pegawai hingga petinggi di perusahaan.

Ketika semua pilar dalam bisnis mempelajari dan memahami alur kerja dalam sebuah perusahaan, maka bisnis akan mampu meningkatkan efektivitas produk dan keuntungan jangka panjangnya.

Maka dari itu, berikut Paper bahas lebih dalam bagaimana SOP bisnis dapat menyederhanakan operasional dan menciptakan lingkungan kerja yang unggul, serta minim kesalahan.

Pengertian SOP

SOP atau Standard Operating Procedure adalah serangkaian instruksi tertulis yang dirancang secara rinci untuk memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dalam sebuah perusahaan atau bisnis. SOP berperan penting bagi bisnis yang ingin menyederhanakan operasional, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, serta menjaga standar kualitas yang tinggi. 

Melansir GoAudits, SOP berfungsi sebagai panduan lengkap bagi karyawan terkait langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan tugas secara efektif dan konsisten. Lantas, bagaimana gambaran sebuah SOP?

SOP adalah dokumen yang berisi instruksi spesifik, termasuk siapa yang bertanggung jawab, sumber daya apa saja yang dibutuhkan, serta langkah-langkah yang harus diikuti secara rinci. Secara sederhana, sebuah SOP akan menjelaskan bagaimana cara melakukan sebuah aktivitas bisnis.

Baca Juga: 7 Aplikasi Invoice Online yang bisa Digunakan GRATIS untuk Desktop & Mobile

Fungsi SOP dalam Bisnis

1. Konsistensi

SOP menghadirkan panduan yang jelas tentang bagaimana suatu tugas harus dilakukan, sehingga mengurangi variasi dan memastikan setiap karyawan mengikuti proses yang sama. Hasilnya adalah output yang lebih dapat diprediksi dan kualitas layanan atau produk terus terjaga.

2. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

SOP bisnis menyederhanakan proses kerja dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan mengurangi waktu yang terbuang. Sehingga, memungkinkan bisnis untuk mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

3. Onboarding lebih praktis

SOP yang terdokumentasi dengan baik dapat berfungsi sebagai buku panduan pelatihan, memberikan instruksi lengkap kepada karyawan baru. Hal ini mempercepat proses adaptasi dan membuat mereka bisa berkontribusi lebih cepat.

4. Manajemen risiko yang lebih baik

SOP juga dapat mencakup strategi manajemen risiko, membantu mengidentifikasi potensi bahaya, dan menetapkan langkah-langkah pencegahan.

5. Bisnis lebih adaptif

Dengan evaluasi dan pembaruan rutin terhadap SOP, bisnis dapat mengintegrasikan masukan dan perbaikan dari tim. Alhasil, perusahaan jadi lebih adaptif terhadap perubahan.

6. Menghindari potensi masalah internal

Seperti yang telah dipaparkan, SOP bisnis membantu memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Dengan begitu, potensi kesalahpahaman dan saling menyalahkan pun dapat dihindari.

Baca Juga: 5 Langkah Cepat Membuat Invoice, Langsung Jadi!

Contoh SOP

Merangkum Indeed, berikut adalah contoh dan gambaran SOP bisnis:

1. SOP sales untuk mendapatkan klien baru

Tujuan

Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan panduan kepada tim bisnis dan sales dalam proses mendapatkan klien baru melalui telepon dan email.

Penerapan

Dokumen ini menjelaskan prosedur yang harus diikuti oleh spesialis penjualan dan pengembangan bisnis dalam menambahkan klien baru.

Tahapan Prosedur Sales

  • Buat daftar prospek atau calon klien potensial.
  • Cari alamat email dari calon klien.
  • Kirim email ke masing-masing calon klien untuk menjelaskan manfaat produk.
  • Jika menerima balasan, jadwalkan panggilan telepon atau video call.
  • Selesaikan percakapan melalui telepon dan kirimkan data klien yang tertarik ke Sales Manager.

Sumber Daya

Gunakan dokumen dan template berikut:

  • Template email
  • Panduan percakapan melalui telepon
  • Daftar dan database calon klien

2. SOP customer service

Berikut gambar SOP customer service untuk proses escalation:

Sumber: usewhale.io

Dapat disimpulkan bahwa SOP adalah panduan penting yang harus diikuti oleh setiap pilar dalam perusahaan untuk memastikan bisnis berjalan dengan efisiensi tinggi. Penetapan prosedur bisnis juga termasuk pengelolaan keuangan yang baik, mulai dari transaksi bisnis hingga invoicing. 

Nah, untuk memastikan pengelolaan pembayaran dan invoice yang efisien, maka kamu dapat menggunakan solusi pembuatan invoice digital dari Paper.id!

Proses membuat dan mengirim invoice pun semakin mudah dengan fitur rekonsiliasi otomatisnya. Selain itu, ada 30+ opsi pembayaran yang fleksibel, termasuk kartu kredit dan cicilan dengan biaya yang kompetitif tanpa perlu mesin EDC.

Kamu juga bisa membuat ribuan invoice digital sekaligus! Yuk, transformasi proses invoicing bisnis dengan Paper.id sekarang, gratis!

Daftar Paper.id Gratis!
Nadiyah Rahmalia
Nadiyah Rahmalia
Content Writer dengan 4 tahun pengalaman menangani konten beragam topik di berbagai industri baik B2C dan B2B, termasuk bisnis, ekonomi, keuangan, dan sebagainya. Saat ini menulis di Paper.id untuk memperkaya wawasan pemilik bisnis dan memajukan industri B2B seluruh Indonesia.
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)