Apakah kamu mengetahui petty cash book? Bagi kamu yang bekerja di bidang keuangan atau akuntansi pasti tahu. Istilah ini dalam Bahasa Indonesianya dikenal dengan “buku kas kecil”.
Kenapa dinamakan buku kas kecil? Ini karena catatan ini berfungsi untuk mencatat transaksi dengan jumlah yang bernilai kecil.
Terdengar sepele, tapi sangat penting dalam proses bisnis. Simak artikel di bawah ini untuk ketahui petty cash book lebih lanjut.
Apa Itu Petty Cash Book?
Petty cash book adalah istilah dalam Bahasa Inggris untuk Buku Kas Kecil. Ini merupakan buku atau catatan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pemasukan dan pengeluaran dalam jumlah kecil yang biasanya tidak dicatat langsung di buku kas utama.
Dilansir dari Investopedia, dana kas kecil perusahaan ini sering disimpan untuk membayar pengeluaran kecil atau tiba-tiba, seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan.
Baca Juga: 4 Metode Budgeting Dalam Bisnis Yang Mudah Dilakukan
Fungsi Petty Cash Book
Fungsi petty cash book adalah sebagai berikut:
1. Mencatat pengeluaran kecil
Setiap transaksi dicatat oleh petugas kas kecil (petty cashier) dan harus disertai bukti pembayaran. Ini untuk memastikan bahwa kas kecil tidak digunakan untuk keperluan pribadi atau hal diluar kesepakatan.
2. Mengontrol penggunaan kas kecil
Petty cash book berfungsi sebagai alat kontrol atas penggunaan dana kas kecil yang disediakan perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa dana kas kecil digunakan sesuai kebutuhan operasional
3. Memudahkan rekonsiliasi dan penggantian kas kecil
Karena semua transaksi dicatat terperinci di petty cash book, proses pemeriksaan dan pencocokan antara catatan dan uang fisik yang tersisa menjadi lebih mudah.
Di akhir periode, petty cashier cukup menjumlahkan seluruh pengeluaran tercatat, dan nilai tersebut menjadi dasar untuk penggantian dana.
4. Menjadi dasar bukti transaksi
Meskipun hanya mencatat transaksi kecil, petty cash book menjadi bukti tertulis jika suatu saat diperlukan audit atau pemeriksaan internal. Tentunya ini akan meningkatkan akuntabilitas dan integritas perusahaan.
Bagaimana Petty Cash Book Bekerja?
Petty cash book bekerja sebagai alat pencatatan dan pengelolaan pengeluaran tunai dalam jumlah kecil, perusahaan biasanya menaruh kas kecil di dalam laci ataupun kotak aman.
Pada awalnya, perusahaan menetapkan sejumlah dana tetap untuk kasi kecil yang diserahkan kepada petugas kas kecil.
Setiap terjadi transaksi, petugas kas kecil akan mencatat transaksi tersebut dalam petty cash book lengkap dengan tanggal, keterangan, dan nominalnya, sekaligus melampirkan bukti transaksi.
Selama periode tertentu, perusahaan akan mengganti dana kas kecil yang sudah terpakai.
Cara Mencatat Setiap Transaksi Petty Cash
Berikut cara mencatat setiap transaksi petty cash secara sistematis:
1. Perusahaan menyiapkan dana kas kecil
Pertama, perusahaan menyediakan dana awal untuk kas kecil yang biasanya dalam bentuk tunai.
Contohnya, suatu perusahaan memberikan dana kas kecil ke suatu departemen sebesar Rp.1.000.000,00. Pencatatan tersebut termasuk ke dalam debit pada petty cash book dengan keterangan “penerimaan dana kas kecil”.
2. Mencatat pengeluaran kas kecil
Setiap kali terjadi transaksi, seperti pembelian alat tulis atau bayar parkir, petty cashier mencatat transaksi di buku kas kecil yang kolomnya terdiri dari:
- Tanggal transaksi
- Keterangan transaksi
- Referesi/No. Bukti
- Nominal pemasukan (Debit)
- Nominal pengeluaran (Kredit)
- Saldo
3. Pengisian kas kecil kembali (Reimbursement)
Ketika saldo kas kecil hampir habis, petty cashier menghitung total pengeluaran dan meminta penggantian sebesar jumlah yang telah digunakan.
Misalnya:
- Saldo awal: Rp1.000.000
- Total pengeluaran: Rp750.000
- Saldo tersisa: Rp250.000
Maka perusahaan perlu memberikan Rp750.000 agar saldo kembali ke Rp1.000.000. Pengisian ulang ini dicatat di sisi debit dengan keterangan “Pengisian kembali kas kecil”.
5. Membuat rekap bulanan
Di akhir periode (akhir bulan), petty cashier akan merekap semua pengeluaran untuk pelaporan dan pencatatan ke dalam buku besar oleh bagian akuntansi.
Baca Juga: Controlling vs Planning Budget: Mana yang Lebih Baik untuk Bisnismu?
Keuntungan dan Kekurangan Memiliki Petty Cash
Memiliki petty cash bisa sangat membantu untuk menyelesaikan urusan kecil, tapi di saat yang sama bisa sulit untuk ditelusuri.
Ada sejumlah pertimbangan bagi kamu yang ingin mengimplementasikan petty cash book. Berikut keuntungan dan kekurangan memiliki petty cash:
| Keuntungan | Kekurangan |
| Cepat dan praktis | Risiko penyalahgunaan yang tinggi |
| Mendukung operasional harian | Tidak efisien dalam jumlah besar |
| Mengurangi beban akuntansi utama | Dana yang dibatasi, tidak bisa mengakomodasi semua kebutuhan mendadak |
| Memudahkan pengendalian biaya kecil | Kurang aman |
Demikian informasi tentang petty cash book. Meskipun hanya mencatat transaksi dengan jumlah kecil, petty cash book membantu menjaga transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi pencatatan atas transaksi haruan yang rutin.
Apabila kamu membutuhkan aplikasi pembuatan invoice mudah dan cepat hanya melalui satu klik saja, kamu perlu cek Paper.id. Dengan Paper.id, kamu bisa membuat dan mengirim invoice secara profesional dalam hitungan detik, tanpa ribet.
Cara pembayarannya pun mudah. Terdapat 30+ metode pembayaran termasu kartu kredit dan cicilan dengan biaya terjangkau, kamu bisa menerima pembayaran dari mitra bisnisdengan lebih fleksibel.
Fitur pembayaran dan invoice ini tentunya juga terhubung dengan fitur akuntansi gratis, di mana kamu bisa mencatat otomatis semua arus kas bisnismu dan mendapatkan laporannya dengan sajian yang mudah dipahami.
Coba Paper.id sekarang juga, gratis, dengan klik di bawah ini!
