Dalam dunia bisnis, purchasing adalah salah satu fungsi paling krusial yang kerap kali tidak terlihat namun sangat menentukan kelancaran operasional. Jika kamu sedang mempelajari dunia manajemen, logistik, atau operasional perusahaan, penting untuk memahami apa itu purchasing dan bagaimana peranannya dalam sistem yang lebih besar.

Definisi Purchasing

Secara sederhana, purchasing adalah proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Proses ini tidak hanya sebatas “membeli” tetapi juga meliputi identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga penerimaan dan evaluasi kualitas barang atau jasa yang diterima.

Menurut Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), purchasing merupakan bagian dari proses procurement, yang fokus utamanya adalah transaksi dan eksekusi pembelian, sementara procurement mencakup keseluruhan strategi pengadaan, termasuk manajemen risiko dan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Fungsi Utama Purchasing

Ada beberapa fungsi utama dari purchasing yang perlu kamu ketahui:

Menjamin Ketersediaan Barang dan Jasa

Purchasing bertugas memastikan bahwa semua kebutuhan bahan baku, perlengkapan kantor, atau jasa pendukung tersedia tepat waktu dan sesuai spesifikasi.

Efisiensi Biaya

Tim purchasing harus mampu mencari harga terbaik dengan kualitas optimal, serta meminimalkan pemborosan melalui negosiasi yang cermat dan pemilihan pemasok yang efisien.

Kontrol Kualitas dan Risiko

Purchasing juga memiliki peran penting dalam memastikan kualitas barang yang diterima sesuai standar dan mengurangi risiko keterlambatan atau kegagalan pengiriman.

Baca juga: Mengenal Purchasing Officer dari Tugas hingga Tanggung Jawabnya

Langkah-Langkah Umum dalam Proses Purchasing

Secara umum, proses purchasing terdiri dari beberapa tahapan berikut:

  1. Identifikasi kebutuhan barang atau jasa
  2. Permintaan pembelian (purchase requisition)
  3. Pemilihan dan evaluasi pemasok
  4. Negosiasi dan pembuatan pesanan pembelian (purchase order)
  5. Penerimaan dan pengecekan barang
  6. Pembayaran dan pencatatan

Setiap tahapan membutuhkan ketelitian dan dokumentasi yang baik agar proses berjalan transparan dan efisien.

Pentingnya Purchasing dalam Bisnis

Kalau kamu bekerja di bidang manajemen operasional, kamu akan menyadari bahwa purchasing bukan hanya tentang membeli barang semurah mungkin. Ini adalah seni mengelola pasokan, menjaga relasi dengan vendor, dan mengatur keuangan perusahaan secara bijak. Efisiensi purchasing bisa berdampak langsung terhadap profitabilitas dan keandalan proses produksi.

Bahkan, dalam industri besar seperti manufaktur dan konstruksi, purchasing bisa menjadi indikator utama efisiensi manajemen proyek. Sebuah kesalahan kecil dalam proses purchasing, seperti keterlambatan pengiriman atau kesalahan spesifikasi, bisa berujung pada kerugian besar.

Jika disimpulkan, seorang purchasing yang bagus memiliki time management yang efisien, supplier management yang bagus, dan penyediaan barang yang pas. Dengan waktu yang pas, purchasing dapat melakukan pengadaan barang di saat yang tepat, dan mengurangi resiko telat.

Selain itu, seni bernegosiasi dengan supplier untuk urusan barang dan harga juga penting. Dengan begitu, mereka tetap mendapatkan barang dengan harga terbaik. Terakhir, mereka juga bertugas untuk memastikan pencatatan dokumen pengadaan tercatat dengan baik untuk laporan keuangan.

Purchasing adalah lebih dari sekadar aktivitas pembelian. Ia merupakan bagian penting dari strategi perusahaan yang memengaruhi banyak aspek, mulai dari efisiensi biaya, kualitas produk, hingga kepuasan pelanggan. Memahami dan mengelola purchasing dengan baik dapat membantu kamu berkontribusi lebih besar dalam operasional perusahaan.

Baca juga: 7 Tugas Purchasing, Jaga Bisnis Tetap Berlangsung Optimal

Selain memahami dan mengelola purchasing dengan baik, pastikan agar dokumentasi transaksi dengan bagus. Pencatatan yang bagus tentunya membantu tim finance dalam mengelola serta menyetujui transaksi agar uang bisa segera dibayar ke supplier.

Untuk ini, percayakan kepada Paper.id, platform invoicing dan pembayaran bisnis. Telah digunakan lebih dari 600 ribu pebisnis, sudah banyak pebisnis yang terbantu dalam urusan purchasing seperti IDN Media, salah satu perusahaan media terbesar di Indonesia.

Mereka telah merasakan kemudahan dalam urusan pengelolaan dan pembayaran ribuan supplier yang mereka tangani. Pembayaran lancar dan purchasing bisa berjalan tepat waktu, sehingga semuanya berjalan dengan baik. Ingin seperti IDN Media, daftar sekarang gratis dengan klik tombol di bawah!

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Daniel Nugraha
Seorang Penulis & SEO Specialist dengan pengalaman lebih
dari 7 tahun di industri media, bisnis & ekonomi, dengan hobi yang berbeda dari lainnya yakni riset terkait topik bisnis dan juga ekonomi serta sering kali difitur di berbagai media atas hasil tulisan seputar release dan kabar bisnis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)