Kemajuan zaman membawa pengaruh terhadap munculnya berbagai macam metode pengadaan barang. Metode-metode tersebut memiliki cara yang berbeda-beda serta kelebihan dan kekurangan yang beragam.

Divisi purchasing dituntut untuk menguasai metode procurement agar dapat menjalankan pengadaan secara baik. Pemilihan metode didasarkan pada beberapa faktor seperti, kualitas dan biaya operasional dan kecepatan dan ketepatan waktu. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan yang harus diketahui oleh perusahaan.  Berikut 5 jenis metode pengadaan barang yang perlu Anda ketahui.

Baca juga:  Tips meningkatkan efisiensi pengadaan dalam perusahaan

Direct Procurement (Pengadaan langsung)

Direct Procurement merupakan metode pengadaan yang mudah dan umum dilakukan oleh setiap perusahaan. Metode ini melalui banyak proses dan membutuhkan biaya yang besar untuk mengadakan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi perusahaan.

Proses ini berawal dari perencanaan procurement dan berakhir pada pembayaran. Dalam setahun, perusahaan melakukan procurement selama beberapa kali untuk pembelian bahan baku. Agar berjalan lancar, perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang agar pembelian barang berjalan dengan baik dan tidak melebihi anggaran yang telah dianggarkan.

Software Inventory Paper
Pengadaan langsung merupakan metode yang umum dipilih oleh banyak perusahaan

Tender Pengadaan Barang

Anda pasti akrab mendengar istilah tender dalam pengadaan perusahaan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan sejumlah vendor yang akan mengajukan penawaran harga dan barang. Perusahaan akan memilih vendor yang sesuai dan vendor terpilih akan menjadi mitra bisnis dalam proses pengadaan.

Baik perusahaan maupun pemerintah dapat mengadakan tender. Pada umumnya, tender terbuka bagi siapa saja mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Cara ini dianggap menjadi cara yang tepat bagi setiap perusahaan untuk memperluas jaringan dan mengembangkan usaha mereka.

Tender berawal dari undangan untuk mengikuti tender. Setelah itu, peserta undangan akan mengajukan proposal teknis. Proposal perusahaan yang terpilih akan melakukan presentasi. Jjika terpilih, perusahaan akan masuk ke tahap paling penting, auction atau lelang. Disini, perusahaan terpilih akan mengajukan penawaran harga dan solusi terkait tender yang ada.

Kini, metode ini telah berevolusi menjadi e-tendering yang lebih modern dan praktis. Alurnya sama dengan proses tender konvensional tapi, metode ini menggunakan internet sehingga, setiap pihak yang terkait tidak perlu bertatap muka.

Baca juga: Procurement vs purchasing, pengertian dan perbedaannya

Request for Proposal

Request for proposal adalah metode pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengirimkan permintaan formal berupa pengajuan proposal. Biasanya, hal ini akan dilakukan ketika perusahaan membutuhkan pengadaan jasa.

Proposal akan dikirimkan ke sejumlah vendor yang sesuai dengan kriteria kebutuhan. Vendor yang tertarik akan menjawab permintaan tersebut dengan memberikan penawaran. Penawaran yang telah disepakati akan berlanjut ke tahap kerjasama.

Request for Quotation

Diantara semua metode pengadaan yang ada, request for quotation merupakan metode yang paling gampang dan simpel. Perusahaan tidak perlu melakukan penawaran secara resmi karena, mereka hanya tinggal mengirimkan dokumen quotation kepada beberapa vendor sesuai dengan keinginan.

Dari penawaran yang ada, perusahaan akan mengkaji proposal vendor dengan harga dan barang sesuai kebutuhan. Jika sesuai, pihak perusahaan akan menawarkan surat kerjasama kepada vendor yang diinginkan.

Quotation dan Invoice, Perbedaan dan Perannya Dalam Proses Purchasing
Dengan hanya mengirim quotation, perusahaan bisa memilih vendor pengadaan dengan mudah dan cepat

Kemajuan teknologi mendorong munculnya electronic quotation yang dapat dibuat hanya lewat computer atau gawai Anda. Hal ini bisa Anda lakukan lewat Paper.id, platform bisnis terlengkap dan mudah digunakan. Dengan fitur quotation, Anda bisa membuat quotation dimana saja dan kapan saja. Selain itu, Anda bisa mengecek jumlah barang secara real time dan terintegrasi dengan invoice sehingga, barang akan berkurang atau bertambah secara otomatis begitu invoice dibuat. Mengelola barang jadi lebih mudah dan beban kerja Anda akan berkurang. Buat bisnis kamu jadi lebih mudah dengan Paper.id dan gunakan aplikasinya secara gratis DISINI!

Vendor tunggal

Metode yang terakhir adalah vendor tunggal dimana, ini hanya terjadi ketika hanya ada satu vendor yang mampu memenuhi kebutuhan suatu perusahaan akan barang yang dibutuhkan. Jika itu terjadi, perusahaan akan melakukan persetujuan dari pihak manajemen karena membutuhkan banyak pertimbangan.

Jika cocok, perusahaan akan melanjutkan kerjasama dengan vendor ke tahap selanjutnya. Karena itu, perusahaan perlu mengkaji ulang vendor yang ada serta pengadaan yang dilakukan. Dengan begitu, hal ini dapat menghindari kesalahan yang bisa terjadi.

Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri dalam memilih metode procurement yang pas. Hal ini bergantung pada kebutuhan dan situasi yang ada pada setiap perusahaan sehingga, mereka perlu melakukan perencanaan yang tepat dengan memilih metode pengadaan barang yang pas.

google_play_customer_io
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)