Menjatuhkan pilihan pada invoice excel, invoice word, maupun invoice PDF adalah preferensi pribadi perusahaan. Lalu, apalagi hal penting dalam dunia invoicing? Memilih format invoice? Check. Pembuatan invoice? Tunggu dulu. Nyatanya, membuat invoice yang baik tidak semudah yang Anda pikirkan. Ada saja kesalahan dalam proses pembuatan invoice yang bisa ‘menyandung’ bisnis Anda.
Memastikan bahwa proses pembuatan invoice bebas dari kesalahan menjadi hal fundamental untuk kesuksesan bisnis. Membuat invoice adalah proses yang berkesinambungan. Tapi, sebagian besar kesalahan pembuatan invoice masih kerap terjadi. Oleh karena itu, Anda harus terus-menerus meninjau proses sehingga bebas dari kesalahan. Berikut adalah 10 kesalahan umum yang berkaitan dengan proses pembuatan invoice.
Invoice Excel Tidak Profesional
Poin ini juga ternyata menjadi faktor terlambatnya pembayaran klien. Faktor keindahan invoice sering diabaikan dan tidak dianggap serius. Jika Anda masih membuat invoice excel seadanya tanpa template yang enak dilihat, Anda harus menghentikan kebiasaan itu sekarang. Hasil yang maksimal dan profesional bisa Anda dapat dengan software invoicing yang terpercaya.
Tidak Menambahkan Deskripsi yang Tepat
Jika deskripsi item yang tepat tidak ditambahkan, maka klien mungkin akan merasa bingung saat melihat invoice. Dalam kasus seperti ini, klien akan cenderung mengabaikan invoice dan menunda pembayaran. Tentunya Anda tidak ingin hal ini sampai terjadi, kan? Bisa panjang urusannya nanti.
Harga Tidak Jelas
Sering kali, harga produk atau layanan tidak jelas dalam form invoice excel Anda. Ketidakjelasan ini menjadi alasan lain mengapa klien merasa bingung. Oleh karena itu, harga produk dan layanan harus dengan jelas disebutkan pada invoice. Jangan ketinggalan, rincian pajak dan diskon jika ada!
Tidak Menambah Biaya Keterlambatan
Tidak mencegah klien membayar keterlambatan dapat menjadi kesalahan pembuatan invoice terbesar. Biaya keterlambatan harus ditambahkan juga ke dalam invoice. Anda dapat sertakan juga diskon pembayaran awal. Pokoknya, buat invoice Anda dengan informasi yang selengkap-lengkapnya!
Tidak Menambah Syarat dan Ketentuan
Adanya syarat dan ketentuan akan memastikan bahwa klien dan penjual saling mengerti satu sama lain. Jadi, klien dapat dengan jelas mengetahui waktu pengiriman produk dan tenggat waktu pembayaran.
Tidak Menyimpan Salinan Invoice
Cadangan dari invoice excel asli harus disimpan untuk referensi di masa mendatang. Kepemilikan salinan invoice menjadi penting jika klien memiliki pertanyaan terkait transaksi bisnis.
Tidak Mengirim Invoice Tepat Waktu
Salah satu kesalahan kunci pembuatan invoice dari proses apa pun adalah tidak mengirim invoice sama sekali atau tidak mengirimnya tepat waktu. Kok bisa? Seringkali, mungkin tim Anda hanya sibuk memberikan layanan kepada klien mereka. Akibatnya, mereka lupa membuat atau menerbitkan invoice untuk klien.
Ini akan menyebabkan keterlambatan pembayaran dan berdampak negatif pada bisnis. Solusi yang tepat adalah dengan menggunakan software invoicing. Dengan begitu, Anda bisa menggunakan fitur penjadwalan pengiriman invoice. Hasilnya tentu invoice akan tepat waktu sampai kepada klien.
Mengirim Invoice kepada Orang yang Salah
Mengirimkan invoice excel ke alamat rumah atau email yang salah termasuk kesalahan umum. Kesalahan ini memungkinkan Anda mengirim ulang invoice ke orang yang tepat di kemudian hari. Padahal, hal ini akan membuang uang dan waktu Anda yang berharga. Jadi, pastikan bahwa alamat email klien yang Anda minta sama dengan yang Anda gunakan untuk mengirim invoice, ya!
Tidak Berbagi Laporan Kerja
Transparansi laporan kerja sangat diperlukan di antara pemilik bisnis dan klien. Laporan kerja harus dikirim bersama dengan invoice, sehingga klien tahu sejauh mana progress-nya. Keperluan berbagi laporan akan membuat kedua belah pihak terpenuhi keinginannya.
Tidak Menambah Metode Pembayaran
Di zaman yang serba canggih ini, bisnis Anda akan tertinggal jika hanya menggunakan metode pembayaran kuno. Sudah banyak sekali cara pembayaran yang bisa ditambahkan. Metode pembayaran dapat berupa transfer, penggunaan kartu kredit, hingga pembayaran digital.
Percaya atau tidak, Paper.id dapat menyelesaikan semua masalah di atas. Fitur yang lengkap dalam aplikasi invoicing ini mencakup seluruh aspek. Mulai dari memilih format, salah satunya invoice excel, mengirim tagihan invoice, hingga memilih metode pembayaran. Semua fitur dibuat untuk memudahkan dan memuaskan klien. Satu platform Paper.id untuk semua.
- Fraud, Istilah Kecurangan yang Sering Terjadi dalam Dunia Bisnis - Januari 29, 2024
- Khusus Pengguna Garuda Indonesia, Gratis Paper+! - Januari 11, 2024
- Contoh Jurnal Akuntansi Keuangan yang Benar - Desember 11, 2023