Apa Itu Inventory Card? Fungsi, Kelebihan, dan Contoh

Mengelola stok barang tanpa pencatatan yang rapi bisa jadi mimpi buruk bagi pebisnis. Salah hitung sedikit saja, dampaknya bisa merugikan: stok kosong saat dibutuhkan, barang menumpuk tanpa tahu kapan dibeli, atau laporan keuangan jadi tidak akurat.

Untuk menghindari hal tersebut, kamu butuh alat pencatatan yang jelas dan terstruktur, salah satunya adalah dengan inventory card atau kartu persediaan barang yang berfungsi mencatat semua aktivitas keluar-masuk barang secara rinci, sehingga kamu bisa memantau persediaan dengan lebih mudah dan akurat.

Untuk itu, berikut pembahasan mengenai apa itu inventory card, fungsinya, kelebihan yang ditawarkan, hingga contohnya dalam praktis bisnis sehari-hari.

Apa Itu Inventory Card?

Inventory card adalah dokumen penting yang mencatat seluruh pergerakan stok barang, mulai dari saldo awal, barang masuk (penerimaan), barang keluar (pengeluaran), hingga kuantitas terakhir.

Setiap kali ada barang yang keluar atau masuk gudang, petugas gudang wajib mencatatnya dalam kartu persediaan barang. Catatan ini mencakup jumlah barang, waktu transaksi, dan nomor bukti seperti kwitansi.

Inventory card juga berperan penting sebagai alat kontrol internal. Jika terjadi selisih antara catatan dan stok fisik, tim audit internal berhak menyelidiki ketidaksesuaian tersebut. Selain itu, kartu ini membantu kamu mengelola modal kerja secara lebih efisien. 

Fungsi Inventory Card untuk Bisnis

Berikut adalah beberapa fungsi inventory card untuk bisnis, antara lain:

1. Mencegah kehabisan stok

Salah satu masalah terbesar dalam manajemen persediaan adalah kehabisan stok. Dengan inventory card, kamu bisa memantau jumlah barang yang tersedia secara real-time sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan pengadaan lebih cepat.

2. Mengurangi risiko barang kadaluarsa

Jika bisnismu bergerak di sektor yang melibatkan produk dengan masa kadaluarsa, kartu persediaan barang membantu memastikan bahwa barang dengan tanggal kedaluwarsa lebih cepat terjual terlebih dahulu.

3. Memudahkan audit dan pelaporan

Kartu persediaan barang juga membantu saat melakukan audit internal maupun eksternal. Data yang tercatat secara rapi mempermudah pengecekan kesesuaian stok fisik dengan data tertulis.

Baca Juga: Inventory Staff: Definisi dan Tugasnya dalam Perusahaan

Contoh Inventory Card Excel

Berikut ini adalah contoh kartu persediaan barang dalam format Excel yang bisa kamu manfaatkan untuk mencatat stok barang dan mempermudah proses stock opname.

Namun, jika kamu ingin sistem pencatatan yang lebih praktis, akurat, dan otomatis, kamu bisa menggunakan fitur Inventory dari Paper.id.

Lewat Paper.id, kamu tidak hanya bisa mencatat pergerakan stok masuk dan keluar, tapi juga langsung memantau stok barang secara real-time, melihat riwayat transaksi, hingga terintegrasi langsung dengan invoice pembelian dan penjualan.

Jadi, tak perlu lagi repot menyusun file Excel manual setiap kali stok berubah, sekarang cukup pakai Paper.id dan kelola stok barang jadi lebih efisien! Klik tombol di bawah ini!

Baca Juga: Inventory Control: Definisi, Manfaat, dan Strateginya untuk Bisnis yang Sukses

Cara Menggunakan Inventory Card dengan Efektif

Agar inventory card memberikan manfaat optimal, ada beberapa langkah dan tips dalam penggunaannya:

1. Buat format yang jelas

Kartu persediaan barang harus memiliki format yang mudah dibaca dan dipahami. Beberapa informasi penting yang harus ada antara lain:

• Kode Barang: Identifikasi unik untuk setiap produk.
• Nama Barang: Nama produk secara jelas.
• Tanggal Masuk/Keluar: Pencatatan kapan barang masuk dan keluar dari gudang.
• Jumlah Masuk/Keluar: Berapa banyak barang yang masuk atau keluar.
• Sisa Stok: Jumlah barang yang masih ada setelah transaksi.

2. Catat transaksi secara real-time

Kesalahan umum yang sering terjadi adalah menunda pencatatan transaksi. Pastikan setiap kali ada barang masuk atau keluar, langsung dicatat di kartu persediaan barang agar mengurangi risiko kehilangan data atau kesalahan perhitungan stok.

3. Pisahkan berdasarkan kategori produk

Jika bisnismu memiliki berbagai jenis produk, pisahkan inventory card berdasarkan kategori. Misalnya, buat inventory card khusus untuk bahan baku dan lain untuk produk jadi. Ini memudahkan pengelolaan dan pengecekan stok.

Baca juga: Inventory Management System: Definisi dan Pentingnya untuk Bisnis

Demikian penjelasan mengenai inventory card secara lengkap. Pada akhirnya, dengan mencatat setiap pergerakan barang secara terstruktur, kamu bisa mencegah stok kosong saat dibutuhkan, menghindari overstock, dan menjaga efisiensi modal kerja.

Lebih dari itu, penggunaan inventory card yang konsisten juga membuat proses audit dan pelaporan jauh lebih mudah. Saat stok fisik dan catatan bisa direkonsiliasi dengan baik, kepercayaan internal dan eksternal terhadap pengelolaan gudang pun ikut meningkat.

Namun untuk mencapai semua itu secara efisien dan minim kesalahan, kamu tentu memerlukan sistem yang lebih dari sekadar file Excel. Di sinilah Paper.id hadir sebagai solusi all-in-one.

Selain menyediakan fitur inventory, Paper.id juga menawarkan integrasi langsung dengan invoicing dan payment antar bisnis dalam satu sistem yang praktis.

Kamu bisa buat invoice pembelian, mencatat penerimaan barang, memantau stok secara real-time, dan langsung melunasi invoice ke supplier melalui PaperPay Out—semuanya tanpa pindah platform.

Tertarik, yuk gunakan Paper.id sekarang, GRATIS!