Bagi seorang pemasok, masalah pengiriman invoicing kerap terjadi. Hal ini disebabkan karena, mereka berhadapan dengan banyak pelanggan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Ada klien yang datang dari perusahaan besar, ada juga klien yang datang dari perusahaan kecil.

Karena itu, banyak masalah yang kerap dialami. Dari sekian banyak masalah yang ada, ada beberapa masalah umum yang kerap terjadi. Masalah-masalah tersebut berhubungan dengan hal-hal kecil yang berpotensi dapat menganggu proses transaksi. Paper.id telah mengumpulkan 3 masalah yang sering dialami oleh supplier saat mengirimkan invoice mereka. Apa saja itu? Simak penjelasannya dibawah ini.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan piutang tanpa masalah

Platform pengiriman invoicing yang berbeda-beda

Pertama, supplier kerap mengalami masalah saat menghadapi klien dengan platform yang berbeda-beda. Secara umum, supplier mau tidak mau harus menyesuaikan diri dengan platform yang kerap digunakan oleh klien mereka.

Meski terkadang ada platform yang sama, ada juga klien yang menggunakan platform yang berbeda, sehingga proses pengiriman menjadi cukup rumit. Menurut studi receivable savvy, ada 2 masalah yang terjadi akibat platform pengiriman yang berbeda seperti:

  • Mengirim invoice berdasarkan platform yang digunakan klien adalah tantangan yang besar.
  • Masalah human error, seperti klien mengaku tidak terima invoice.

Proses pengiriman yang error dapat memperlambat DSO (Days Sales Outstanding). Agar hal ini tidak terjadi pada Anda, gunakanlah solusi pengiriman invoice mutakhir PaperChain. PaperChain merupakan fitur chatting yang dapat digunakan untuk mengirim invoice sekaligus chatting dengan partner dengan dokumen tersebut.

Hasilnya, proses transaksi dapat berjalan 3 kali lebih cepat dan minim error. Baik Anda maupun klien dapat menggunakannya secara gratis dan semua data dilindungi dengan sistem keamanan terbaik (ISO 27001). Klik disini untuk mengetahui lebih dalam tentang PaperChain.

Memastikan invoice terkirim ke orang yang tepat

Supplier seringkali mengalami kesulitan dalam pengiriman invoicing kepada klien yang tepat. Mereka tidak tahu apakah invoice ini disampaikan ke orang yang tepat. Apalagi, biasanya masalah kesalahan dalam pengetikan email, sehingga, invoice yang ada tidak sampai.

Tentunya, hal ini bisa jadi masalah yang besar jika supplier tidak mengkonfirmasikan invoice tersebut kepada kliennya. Selain memperlambat proses pembayaran, hal ini dapat membuat hubungan baik antara supplier dan klien menjadi buruk.

Baca juga: Rumus cara menghitung DSO yang paling mudah dipraktekkan

Kesalahan data pada invoice

Tantangan lainnya yang juga dihadapi adalah kesalahan dalam pengisian data di invoice. Proses input manual pada invoice bisa menyebabkan kesalahan input data. Hal ini bisa diselesaikan secara cepat jika supplier dan klien sama-sama menggunakan invoice digital.

Lain halnya, jika klien atau supplier menggunakan invoice kertas. Proses revisi dan pengiriman dapat memakan waktu berhari-hari. Akhirnya, klien enggan membayar invoice tersebut yang berakibat arus kas supplier menjadi buruk.

Selain itu, supplier juga perlu menjelaskan lebih rinci mengenai detil invoice yang ada. Hal ini dapat memakan waktu dan energi yang besar. Jika tidak diseleesaikan dengan baik, hal ini dapat menurunkan kredibilitas supplier dimata klien.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)