Kiat-Kiat Melakukan Penagihan Yang Sopan dan Dijamin Berhasil

Membahas soal hutang, semua orang pasti tahu bahwa hal yang tersulit adalah saat menagih hutang tersebut. Pada dasarnya hutang merupakan hal yang lumrah terjadi baik dalam kehidupan sehari-hari terlebih dalam dunia usaha.

Utang timbul karena adanya perjanjian yang terjadi antara pemenuhan hak dan kewajiban. Yang menjadi masalah yaitu ketika utang atau kewajiban tersebut tidak dapat dipenuhi atau dibayarkan tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Jika hal tersebut terjadi tentu Anda tidak akan tinggal diam dan bergegas mencari cara agar pihak yang bersangkutan membayar hutang atau kewajibannya kepada Anda. Dalam suatu perusahaan, penagihan dilakukan oleh divisi collection atau yang sering kita sebut kolektor.

Adapun tujuan dari adanya kolektor dalam perusahaan yaitu untuk mengusahakan agar pembayaran dari konsumen atau klien sesuai tanggal jatuh tempo dan meminimalkan kerugian atas angsuran klien yang tertunggak.

Baca juga: Tugas penting desk collection sebagai garda terdepan dalam penagihan

Akan tetapi dalam menjalankan tujuan tersebut sebaiknya Anda tetap wajib mematuhi pokok-pokok etika penagihan hutang. Mengingat akan hubungan kerjasama yang selama ini Anda telah bangun dengan customer atau klien Anda.

Terdapat beberapa cara sederhana yang dapat dilakukan untuk memudahkan dan mengoptimalkan penagihan pembayaran customer atau klien Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan pembayaran yang lebih cepat.

Berikut trik-trik mudah yang dapat anda coba lakukan agar klien anda mau membayar hutangnya dan yang terpenting tanpa menyinggung perasaan klien Anda.

Sapa klien dan ingatkan mereka

Kalimat sapaan seperti “Apa Kabar?” dan “Bagaimana usaha anda?”, merupakan kegiatan untuk mencairkan suasana di awal percakapan sebelum anda menyampaikan maksud anda untuk menagih hutang mereka.

Walaupun terbilang basa basi, hal ini sangat baik jika Anda lakukan agar tidak terlalu menonjolkan maksud Anda menelepon mereka adalah hanya untuk menagih hutang saja. Setelah Anda menyapa klien Anda barulah Anda ingatkatkan bahwa pembayaran pada tanggal yang sudah ditentukan dan sesuai kesepakatan telah jatuh tempo.

Tanyakan apakah invoice sudah sampai kepada mereka

Tanyakan kepada klien Anda Apakah tagihan hutang yang telah Anda kirimkan sudah mereka terima dan apakah mereka sudah melihat tagihan tersebut. Jika memang klien Anda belum mendapatkan tagihan yang Anda kirim.

Anda dapat juga menjelaskan penagihan klien Anda via telepon sehingga mereka sudah tidak dapat mengelak lagi mengenai tagihan mereka tersebut. Hal ini juga berguna agar Anda dapat melanjutkan arah pembicaraan ke bagian penagihan hutang.

Bersikap tegas tetapi tidak kasar

Pandangan negatif memang melekat pada kolektor, hampir kebanyakan orang memandang kolektor adalah orang yang kasar dan tidak berprikemanusiaan dikarenakan proses saat penagihan yang kasar dan menekan serta menyinggung perasaan konsumen.

Akan tetapi perlakuan tersebut malah akan membuat putusnya hubungan Anda dengan klien Anda dan rasa malas membayar hutangnya kepada Anda. Sebaliknya jika Anda mengingatkan klien Anda akan hutangnya dengan bahasa yang baik dan tidak kasar tetapi tegas maka kemungkinan besar klien Anda akan enggan dan membayar hutang nya pada Anda.

Berikan informasi pembayaran yang lengkap

Terkadang salah satu alasan klien menunda pembayaran adalah karena akses pembayaran yang sulit. Ketika klien Anda memberitahu bahwa mereka tidak dapat membayar dengan tunai atau bahwa mereka hanya akan membayar dengan kartu kredit, Anda dapat merekomendasikan pembayaran melalui virtual account untuk faktur penjualan tersebut sehingga mereka tetap dapat melakukan pembayaran mereka. Dengan cara ini, mereka akan merasa senang dan terbantu untuk melakukan bisnisnya, karena kemudahan dan efisiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.

Baca juga: Peran vital collection officer dalam penagihan usaha

Software Invoice

Di era digital seperti sekarang, segala hal yang ingin dilihat dapat dengan mudah diakses. Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan adalah dengan menggunakan software invoice untuk membantu Anda melakukan kroscek tentang status pengiriman invoice ke klien Anda apakah sudah terkirim.

Dengan software invoice, Anda dapat menghemat waktu dan biaya dalam mengirimkan invoice tagihan customer Anda. Karena dengan software invoice Anda dapat mengirim invoice klien Anda kapanpun dan dimanapun. Perlu Anda ketahui bahwa pengiriman invoice ke klien yang tepat waktu akan menghindarkan Anda dari keterlambatan pembayaran.

Beri reward untuk pembayaran tepat waktu

Selalu ucapkan terima kasih kepada klien yang telah melakukan transaksi sesuai dengan kesepakatan yang telah didiskusikan serta selalu jalin komunikasi dan hubungan yang baik dengan customer.

(Visited 742 times, 9 visits today)