Invoice Tagihan Pembayaran

Dalam dunia usaha, invoice tagihan pembayaran merupakan salah satu hal terpenting. Untuk membuat suatu invoice, Anda harus membuat dokumen yang menguraikan informasi terkait misalnya seperti penjualan yang Anda berikan untuk pelanggan Anda.

Seperti yang kita ketahui, biasanya invoice tagihan pembayaran menyerupai nota. Akan tetapi dalam bidang akuntansi keduanya punya perbedaan. Tidak hanya itu, invoice tagihan pembayaran juga memiliki beberapa jenis yang bisa disesuaikan dengan keperluan pembayaran masing-masing.

Apa Itu Invoice? 

Invoice adalah dokumen yang diserahkan kepada pelanggan, yang merupakan permintaan pembayaran yang dibuat secara langsung oleh pemilik usaha yang isinya mengidentifikasi transaksi dimana pelanggan berhutang pembayaran kepada penerbit invoice.

Selain itu invoice tagihan pembayaran juga merupakan salah satu dokumen pajak, dimana pelaku usaha harus menyimpan atau mendokumentasikan salinan invoice guna menunjukan pendapatan dan pajak yang telah didapatkan atas penjualan kepada pelanggan Anda.

baca juga : Terima Pembayaran dengan Kartu Kredit

Fungsi Invoice

Invoice tagihan pembayaran dapat dikatakan sebagai perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga yang dikutip dan kondisi pembayaran. Namun adapun fungsi lain dari invoice adalah sebagai berikut:

  • Memelihara catatan

Manfaat paling penting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan yang sah. Ini memungkinkan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

  • Pelacakan pembayaran

Invoice adalah alat atau dokumen yang sangat berharga untuk bagian keuangan. Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah terutang mereka.

  • Bukti hukum

Invoice tagihan pembayaran yang tepat adalah bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan. Ini melindungi pedagang dari tuntutan hukum penipuan.

  • Pengajuan pajak mudah

Mencatat dan memelihara semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu telah membayar jumlah pajak yang tepat.

  • Analisis bisnis

Menganalisis invoice tagihan pembayaran dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren serta produk populer yang paling sering terjual. Ini tentunya akan sangat membantu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam membuat invoice untuk perusahaan Anda, antara lain:

Buat Invoice Anda Terlihat Profesiaonal

Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam membuat invoice tagihan pembayaran adalah menyatukan seluruh invoice penjualan Anda. Anda dapat melakukannya sendiri menggunakan Excel. Jangan lupa untuk gunakan font dan gaya yang profesional sesuai dengan merek dagang Anda. Bisa juga Anda menambahkan logo perusahaan pada invoice.

Selain itu Anda dapat menambahkan kata invoice di bagian atas dokumen yang mungkin membuat Anda lebih akan dibayar tepat waktu, dikarenakan hal ini membuat permintaan pembayaran Anda lebih menonjol dari dokumen lain yang didapatkan oleh klien Anda.

Faktur juga harus memiliki nomor identifikasi yang unik. Ini merupakan catatan untuk Anda, dikarenakan Anda harus memiliki referensi untuk semua faktur yang Anda buat dan untuk memastikan Anda tidak membuat duplikat.

Oleh karena itu biasanya dalam membuat invoice Anda dapat menggunakan urutan angka yang meningkat secara bertahap atau menggunakan huruf di depan angka.

Tambah Informasi Perusahaanmu dengan Jelas

Berikan informasi mengenai perusahaan Anda dan detail perusahaan pelanggan Anda, seperti:

  • Nama, alamat, dan detail kontak perusahaan
  • Nama dan alamat perusahaan pelanggan
  • Alamat kantor terdaftar dan nomor pendaftaran perusahaan Anda 

baca juga : Customer Sering Terlambat Bayar Invoice? Berikut Cara Terbaik Membuat Invoice Customer Dibayar Lebih Cepat

Tulis Deskripsi Barang atau Jasa yang Anda Tawarkan 

Untuk penulisan deskripsi yang tertera pada invoice tidak perlu panjang, akan tetapi sebaiknya ditulis secara singkat, detail dan jelas agar pelanggan Anda mengetahui apa yang harus mereka bayar.

Setelah Anda menuliskan deskripsi tentang setiap item yang Anda jual, langkah berikut yang harus Anda perhatikan adalah ketika memasukan rincian barang atau jasa berdasarkan jumlah dan masing-masing harganya.

Jangan Lupa Mencantumkan Tanggal Invoice

Tanggal merupakan hal terpenting lain yang harus Anda perhatikan. Jangan sampai Anda lupa dalam menulis tanggal. Karena tanggal sendiri merupakan hal kecil namun sangat krusial, bahkan Anda dapat mengalami kerugian jika Anda tidak menuliskannya atau salah dalam penulisannya.

Pada invoice yang akan Anda buat Anda dapat menambahkan tanggal pengiriman dan penerimaan dalam kolom deskripsi, dan menambahkan tanggal faktur di bagian atas bersama dengan nama, alamat, dan detail kontak Anda.

Tambahkan Jumlah Total Biaya di Invoice 

Setelah memasukkan rincian barang atau jasa pada invoice Anda juga harus memasukkan jumlah total yang terutang ditambah dengan diskon untuk pelanggan Anda jika ada, kemudian setelah itu  masukan juga jumlah PPN yang harus mereka bayar.

Cantumkan Tata Cara Pembayaran kepada Pelanggan 

Sebaiknya Anda memberitahu pelanggan Anda terkait cara pembayaran sebelum mengirimkan mereka invoice. Bila Anda berharap pembayaran akan dilakukan dalam tanggal tertentu, ingatkan pelanggan dengan cara memasukkan tanggal tersebut ke dalam faktur.

Jika Anda menginginkan pelanggan untuk melakukan pembayaran secara langsung ke rekening bank Anda, tambahkan juga detail bank dan nomor rekening Anda dalam invoice.

baca juga : Cara Mudah Mengecek Keaslian Meterai Elektronik Pada Invoice

(Visited 44 times, 1 visits today)