Pernahkah Anda menghitung berapa besar biaya dan waktu yang dihabiskan untuk membuat invoice penagihan? Tentunya, hal ini mungkin tidak pernah terpikirkan bukan? Yang penting, Anda bisa mengirimkan invoice penagihan secepatnya agar dibayar tepat waktu.

Namun, Anda berharap agar dapat memangkas ongkos operasional perusahaan bukan? Dengan begitu, perusahaan bisa meraup untung sebanyak mungkin dan mengeluarkan ongkos seminimal mungkin. Hal ini dapat dicapai dengan melakukan evaluasi pada biaya kepengurusan invoice.

Secara umum, masih sedikit perusahaan di Indonesia yang memberlakukan penggunaan invoice digital. 99% bisnis di Indonesia didominasi oleh UMKM dan hampir semuanya masih kesulitan dalam menerapkan teknologi di bisnis mereka seperti dilansir dari Indonesia.go.id.

Mungkin Anda berpikir kalau biaya untuk invoice mungkin kecil, tapi tidak jika jumlahnya ratusan atau bahkan ribuan? Paper.id telah mengumpulkan beberapa fakta menarik mengenai besaran biaya dan waktu yang dihabiskan untuk mengelolanya. Dengan mengetahui fakta-fakta ini, hal ini dapat memberikan informasi terkini sekaligus membantu Anda untuk mempertimbangkan penggunaan invoice digital bagi bisnis Anda.

Baca juga: Peran field collection dan permasalahan yang dihadapi saat menagih

Fakta-fakta besaran biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk invoice penagihan

Mari kita membedah besaran biaya dan waktu yang dihabiskan bagi invoice penagihan. Mengurus invoice tidak hanya soal membuat, mencetak, mengirim dan tinggal menunggu bayaran. Secara umum, ada langkah-langkah yang ditempuh dari membuat invoice hingga dibayar seperti:

  • Membuat invoice
  • Pengiriman invoice
  • Revisi jika ada yang salah
  • Klien setuju untuk membayar
  • Pembayaran oleh klien

Jika kita lihat, mungkin kita hanya memikirkan biaya kertas, tinta printer (untuk mencetak), dan kurir bukan? Dibalik itu, ada biaya admin dan pembelian lemari cabinet untuk menyimpan invoice-invoice yang telah Anda kerjakan.

Menurut penelitian Fidesic, sebuah perusahaan rata-rata menghabiskan sekitar Rp118.000,00. Selain itu, rata-rata waktu yang dihabiskan adalah 260 jam per-bulan (Mencakup waktu pembuatan invoice, penagihan ke klien yang membandel, dan rekonsilisasi bank dan pembuatan deposito bank).

Bisakah Anda bayangkan jika berapa banyak uang yang dikeluarkan dan waktu yang dihabiskan jika Anda harus mengurus ratusan invoice dalam sebulan? Salah satu masalah pelik yang juga dapat memperlambat pembayaran invoice adalah invoice dispute atau proses revisi jika ada data pada invoice yang tidak sesuai. Seberapa rumit proses tersebut bagi bisnis Anda?

Kerumitan invoice dispute dan dampaknya pada pembayaran invoice

Dalam transaksi, klien Anda tidak akan mau membayar invoice jika ada data yang salah. Apakah total angka yang tertera salah? Jumlah barang yang dibeli salah? Atau bahkan ada hal lainnya yang harus segera direvisi agar Anda bisa segera dibayar.

Siklus pembuatan invoice hingga dibayar tidak sesimpel Anda membuat, mengirim dan dibayar. Seperti yang telah dijelaskan diatas, proses ini harus melewati banyak tahapan dan juga harus melewati banyak pihak yang terkadang memakan waktu yang lama. Secara umum, proses pembayaran bisa memakan waktu satu bulan atau lebih jika terjadi keterlambatan pembayaran.

Secara biaya, proses revisi memang tidak memakan biaya yang banyak. Menurut Gartner Group, invoice yang direvisi menghabiskan biaya sebesar Rp300.000. Biaya tersebut bisa bervariasi tergantung berapa kali Anda harus merevisi invoice tersebut. Invoice yang sudah direvisi harus dikirimkan lagi dengan kurir/logistik yang jelas-jelas memakan waktu bisa berjam-jam atau bahkan berhari-hari. Sudah jelas, invoice Anda akan telat dibayar.

Baca juga: Kesulitan cari supplier F&B? Paper.id siap bantu Anda!

Untuk mempermudah penagihan invoice, gunakanlah Paper.id, platform invoicing dan pembayaran antar bisnis #1 di Indonesia. Anda bisa buat invoice gratis tanpa batas & bisa dikirim langsung via WhatsApp, SMS dan Email, invoice jadi cepat sampai.

Selain itu, Anda bisa menggunakan pengingat otomatis untuk mengingatkan pelanggan Anda sesuai keinginan. Urusan pembayaran juga jauh lebih mudah, karena pelanggan bisa membayar invoice Anda dengan berbagai metode seperti kartu kredit, Virtual Account, OVO, Tokopedia dan sebagainya melalui PaperPay In.

Yang paling penting, lupakan proses pencocokkan pembayaran yang memakan waktu, karena ada fitur rekonsiliasi otomatis. Status invoice akan berubah otomatis menjadi “terbayar” begitu pelanggan Anda selesai melakukan pembayaran. Gunakan Paper.id sekarang dan rasakan semua manfaatnya gratis! Klik tombol dibawah untuk daftar.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)