Salah satu elemen yang tidak bisa terpisahkan dalam keuangan bisnis adalah Account payable atau yang biasa disebut dengan akun utang. Perang Account Payable sangatlah penting mengapa? Karena Menurut survei terbaru oleh Institute of Finance and Management (IOFM), sekitar 47% perusahaan di seluruh dunia menghadapi kesulitan dalam manajemen Account Payable mereka. Ini menunjukkan kompleksitas dan tantangan yang melekat dalam tugas ini.
Konteks utang dagang ini sendiri mencakup kegiatan pembelian barang atau jasa dari pemasok atau vendor yang belum bayar sepenuhnya. Oleh karena itu, sebuah bisnis yang kehilangan kontrol akan account payable sendiri dapat menyebabkan kesalahan dalam manajemen utang.
Meskipun terdengar cukup kompleks, konsep ini sebenarnya cukup sederhana untuk dipahami, Mari kita eksplorasi lebih lanjut terkait account payable ini pada artikel dibawah ini.
Pengertian Account Payable (AP)
Apa itu account payable?
Dikutip dari situs investopedia.com, account payable (AP) atau bisa disebut akun utang, mengacu pada kewajiban jangka pendek suatu perusahaan yang terutang kepada kreditor atau pemasok yang belum dibayar. Hutang ini sendiri nantinya akan muncul di neraca perusahaan sebagai kewajiban lancar.
Selain itu juga, istilah account payable (AP) mengacu pada sebuah departemen atau divisi dalam suatu bisnis, yang memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembayaran utang suatu bisnis kepada supplier atau kreditor.
Istilah AP ini sendiri sering sekali dibandingkan dengan account receivable (AR)
Perbedaan account payable vs account receivable
AP dan AR memiliki dua posisi yang berbeda dan saling berlawanan. Keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda. Mudahnya, account payable itu adalah utang perusahaan atau berhubungan dengan uang keluar, sedangkan account receivable itu adalah piutang atau hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pihak lain.
AR biasanya ditagih secara berkala kepada klien sehubungan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Pembelinya bisa berasal dari berbagai kalangan, seperti perusahaan swasta, pemerintah, organisasi, maupun perorangan.
Peran account payable
Account Payable harus sering dilakukan pengecekan, hal ini bertujuan agar perusahaan mengetahui dan memahami kewajiban yang harus dilakukan untuk melunasi hutang mereka.
Agar hutang tidak menumpuk dan memberikan beban pada perusahaan, penting untuk segera melunasi hutang tersebut. Selain itu, proses bisnis antara perusahaan dan pelanggan juga dapat berjalan dengan lancar.
Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses Account Payable dilakukan secara akurat dan efisien. Nah, berikut ini ada beberapa caranya, diantaranya:
- Menerapkan sistem pengelolaan keuangan yang baik meliputi proses pencatatan yang akurat, pemisahan tugas, dan prosedur kontrol yang ketat.
- Melakukan rekonsiliasi bulanan untuk memastikan bahwa jumlah hutang yang tercatat di akun AP sesuai dengan jumlah hutang yang sebenarnya.
- Memastikan bahwa dokumen tagihan yang diterima dari vendor atau supplier lengkap dan akurat untuk membantu mempercepat proses verifikasi dan persetujuan pembayaran.
- mengoptimalkan proses pembayaran dengan cara melakukan pembayaran secara berkala dan teratur agar menghindari penumpukan hutang dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
- Koordinasi dengan staf-staf terkait dalam pembelian suatu barang, staf account payable harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang.
- Pengecekan terhadap aktivitas pembelian, setelah Purchase order disetujui, staf AP perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan begitu, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
Baca Juga: Peran Accounts Payable Officer Dalam Kelancaran Pembayaran
Tugas dari Account Payable Staff
Staff Account Payable memiliki tugas sebagai berikut:
Melakukan Koordinasi dengan Bagian Supply Chain
Pembelian atau transaksi yang dilakukan oleh pihak perusahaan pasti akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, staff Account Payable harus bisa berkoordinasi dengan seluruh pihak yang terkait dengan cepat dan tepat.
Koordinasi wajib dilakukan agar pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana sebelumnya. Selain itu, pihak dari AP juga harus tahu alur siklus supply chain, agar bisa memastikan bahwa barang bisa tiba dengan selamat.
Melakukan Pencatatan dan Pembayaran Saat Melakukan Pembelian
Staff account payable harus mencatat pembayaran tersebut dengan lengkap dan akurat. Ini dilakukan bertujuan agar bisa memverifikasi data jika terjadi kesalahan data dokumen yang terjadi di lapangan suatu saat nanti.
Setelah melakukan pencatatan, maka staff AP juga melakukan pembayaran berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dengan supplier atau vendor.
Membuat Laporan Neraca Pembelian
Seorang karyawan AP harus bisa membuat laporan keuangan yang menunjukkan semua transaksi pembelian yang telah dilakukan perusahaan dalam periode waktu tertentu.
Baca Juga: Cara Mengelola Dokumen-Dokumen Account Payable Dalam Bisnis
Cara kerja atau workflow account payable
Cara kerja atau alur kerja Account Payable dimulai dengan penerimaan invoice atau tagihan dari vendor atau supplier oleh perusahaan yang melakukan pembelian produk atau jasa. Invoice tersebut kemudian akan diteruskan ke departemen terkait.
Setelah invoice diterima, staff Account Payable akan memverifikasi keabsahan invoice tersebut dan memastikan bahwa tidak ada duplikat tagihan.
Jika invoice valid, staff AP akan meminta persetujuan pembayaran kepada manajemen. Setelah persetujuan diberikan, maka proses pembayaran dapat dilanjutkan.
Contoh account payable (AP)
Berikut adalah beberapa contoh pengeluaran yang termasuk dalam Akun Hutang (Accounts Payable):
1. Pembelian Barang atau Jasa
Ketika sebuah perusahaan membeli barang atau jasa dari pemasok atau vendor, perusahaan tersebut memiliki kewajiban untuk membayar jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok tersebut. Contohnya meliputi pembelian bahan mentah untuk produksi, peralatan kantor, atau pembayaran untuk layanan konsultan.
2. Langganan Perangkat Lunak (Software Subscriptions)
Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak atau software untuk operasional mereka. Jika perusahaan berlangganan perangkat lunak, maka perusahaan tersebut harus membayar biaya langganan secara berkala kepada penyedia perangkat lunak tersebut.
3. Biaya Logistik
Ketika perusahaan menggunakan jasa perusahaan logistik untuk mengirim atau mendistribusikan barang, perusahaan tersebut harus membayar biaya logistik terkait dengan pengiriman barang tersebut.
4. Denda Keterlambatan (Late Fees)
Jika perusahaan gagal melakukan pembayaran tepat waktu terhadap tagihan yang jatuh tempo, perusahaan tersebut mungkin akan dikenakan denda keterlambatan. Jumlah denda ini juga masuk dalam Akun Hutang.
5. Tagihan Utilitas Kantor (Office Utility Bills)
Biaya utilitas kantor, seperti listrik, air, atau telepon, juga termasuk dalam Akun Hutang jika perusahaan harus membayar tagihan tersebut kepada penyedia utilitas.
Penting untuk diingat bahwa gaji karyawan (payroll) tidak termasuk dalam Akun Hutang. Gaji karyawan merupakan kewajiban jangka pendek perusahaan yang terpisah.
Baca Juga: 3 Tips Untuk Mengelola Account Payable Payment Secara Teratur
Pentingnya mengecek account payable secara berkala
Nah, Itu dia penjelasan seputar Account Payable. Untuk mengurangi beban, perusahaan perlu mengecek hutang yang ada serta melakukan pembayaran begitu barang diterima.
Terkadang, kesalahan pencatatan atau data yang ada sering hilang dan memperlambat proses pembayaran. Selain itu, hal ini juga dapat berpotensi memperburuk hubungan antara Anda dengan vendor.
Biar kamu lebih mudah menjalankan kegiatan akuntansi yang rumit seperti AP, kamu bisa gunakan aplikasi yang bisa membantu kamu jadi lebih praktis, yaitu Paper.id.
Paper.id membantu bisnis kamu seperti mengirim invoice ke pelanggan, bayar penagihan bisnis dengan kartu kredit, serta mendapatkan promo kartu kredit, hingga pencatatan keuangan dengan mudah.
Yuk, raih kesuksesan bisnis kamu dengan menggunakan Paper.id sekarang juga dengan klik tombol di bawah ini. Gratis, lho!
- Mengoptimalkan Arus Kas Bisnis dengan Cash Conversion Cycle - Maret 29, 2024
- Tren Transaksi Digital Kian Tinggi, Pebisnis Harus Siap Beralih! - Februari 29, 2024
- Waste Management System: Model Bisnis yang Mengubah Sampah Menjadi Peluang? - Februari 23, 2024