Surat Penawaran- Bisnis kamu tidak berjalan dengan baik? Jangan-jangan ada kesalahan dalam melakukan strategi pemasarannya. Bagaimana cara kamu memasarkan produk atau jasa dalam bisnismu? Melalui online marketing namun apakah itu cukup? Sepertinya tidak.
Saat ini, ada berbagai cara baru dalam memasarkan produk ke pelanggan, salah satunya adalah dengan mengirimkan Surat Penawaran (Quotation). Surat ini bisa kamu berikan kepada para pelanggan tetap kamu sehingga mereka bisa mengetahui produk atau jasa baru apa yang sedang kamu jalankan saat ini.
Sebelum mengenal terlalu jauh mengenai surat ini, mari kita cari tahu terlebih dahulu mengenai pengertian dari Quotation. Kemudian, apa juga perbedaanya dengan Invoice Penjualan?
Apa Itu Surat Penawaran?
Dalam bisnis, surat penawaran (quotation) merupakan dokumen tertulis yang diberikan oleh seorang pemilik usaha untuk bekerja sama dengan pihak pengusaha lainnya. Dengan kata lain, surat tertulis ini ditujukan oleh pemasok (supplier) kepada pemilik usaha agar mau membeli produk atau jasa mereka.
Kenapa seorang supplier menawarkan produk mereka kepada pihak pemilik usaha? Hal itu dilakukan agar mereka mendapatkan pelanggan tetap. Itulah kenapa ketika quotation dikirimkan, pihak pemilik usaha mempunyai hak untuk meminta penyelarasan harga. Dengan begitu, kerjasama bisa terjalin.
Di dalam sebuah quotation, seorang pemasok juga harus menjelaskan secara detail perihal harga secara satuan ataupun lusinan sekaligus potongan pajak dll. Kenapa? keterbukaan akan menjadi jalan terbaik bagi kedua pihak untuk mengadakan kerjasama.
Apabila dari awal pihak supplier telah memberikan harga proposal penawaran yang masuk akal, pihak kedua (pemilik usaha) bakal mempertimbangkannya. Lantas, apa saja sebenarnya fungsi dari quotation ini selain mendapatkan penjualan?
Fungsi Quotation
Secara garis besar, Surat Penawaran dikirimkan untuk menjalin kerjasama antara dua pihak pemilik usaha. Akan tetapi, terdapat beberapa fungsi lain dari pengiriman quotation ini, antara lain adalah:
1. Memperkenalkan produk ke pemilik usaha lainnya.
2. Menciptakan relasi baru terhadap pemilik usaha di bidang bisnis yang berbeda.
3. Meningkatkan pemasaran produk.
FYI, Quotation hanyalah surat yang bisa juga tidak disetujui oleh pihak pemilik usaha. Oleh karena itu, surat tertulis ini tidak termasuk ke dalam Invoice. Bahkan bisa dibilang, ini adalah surat yang dibuat sebelum Invoice diberikan kepada pelanggan apabila mereka menyetujui penawaran yang telah diberikan.
Di beberapa kasus, quotation juga digunakan untuk menawarkan produk dari pihak pemilik usaha kepada pelanggan. Dengan kata lain, surat tertulis ini bisa dipergunakan untuk tiga pihak yang berbeda, yakni supplier, pemilik usaha dan juga konsumen.
Baca Juga: Pengertian Surat Jalan Serta Contoh Pembuatan Secara Digital
Poin Penting Quotation
Karena ditujukan sebagai penawaran harga, quotation yang dikirimkan oleh supplier harusnya lebih mendeskripsikan tentang detail produk beserta dengan harganya. Jika perlu, potongan harga juga harus disertakan agar bisa menarik para pemilik usaha atau konsumen membelinya.
Beberapa poin penting yang harus dimasukkan ke dalam quotation adalah:
1. Nama produk beserta dengan detail jenis dan deskripsi lengkapnya.
2. Harga penjualan produk beserta dengan potongannya (jika diperlukan).
3. Benefit tambahan (gratis biaya servis, potongan ongkos kirim dll).
4. Cara pembayaran yang bisa dikirimkan.
Dengan mengutamakan kualitas serta harga yang terjangkau, penawaran yang dilakukan biasanya akan mendapatkan atensi khusus dari pihak pemilik usaha atau pelanggan yang mendapatkan surat penawaran tersebut.
Baca Juga: Contoh Invoice Penjualan Untuk Berbagai Macam Bisnis
Beda dengan Invoice
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, quotation dan Invoice adalah dua jenis dokumen yang berbeda. Quotation dikategorikan sebagai dokumen tertulis sebelum produk atau jasa resmi digunakan oleh pihak pelanggan. Dengan kata lain, quotation hanyalah sebatas penawaran tanpa dengan tujuan untuk mendapatkan pelanggan.
Di sisi lain, Invoice Penjualan adalah dokumen tertulis yang dikirimkan apabila sudah persetujuan pembelian dari kedua pihak. Dokumen ini akan langsung diberikan setelah produk dikirimkan dengan maksud untuk memberikan pemberitahuan mengenai total harga yang harus dibayarkan.
Sebagai contoh, Pak Arif membeli 2 buah mesin fotokopi dari PT. Adi Jaya. Setelah keduanya setuju dan produk diterima, perusahaan terkait akan mengirimkan Invoice Penjualan dengan tujuan sebagai informasi mengenai jumlah yang dibayarkan Pak Arif. Setelah itu, Pak Arif membayarkan seluruh tagihannya kemudian ia mendapatkan kwitansi sebagai tanda pelunasan pembayaran.
Skema Pembelian Produk
Surat Penawaran (Quotation) —> Invoice Penjualan —> Kwitansi
Jika kamu ingin pengelolaan bisnis kamu menjadi lebih profesional seperti alur skema yang tertera di atas, kamu bisa menggunakan Paper.id. Sebagai Software Invoice #1 di Indonesia, Paper.id memberikan kemudahan kamu dalam mengatur seluruh bisnis, mulai dari Invoice, Laporan Keuangan hingga Manajemen Stok.
Klik di bawah ini untuk mendaftar secara gratis sekarang
- Fraud, Istilah Kecurangan yang Sering Terjadi dalam Dunia Bisnis - Januari 29, 2024
- Khusus Pengguna Garuda Indonesia, Gratis Paper+! - Januari 11, 2024
- Contoh Jurnal Akuntansi Keuangan yang Benar - Desember 11, 2023