Cara Membuat Surat Tagihan– Ketika pelanggan kamu berhutang, kamu harus memberikan dia Invoice secara berkala. Hal tersebut dilakukan agar pelanggan kamu tidak lupa ketika harus menunaikan kewajibannya sebagai seorang pembeli. Namun, dalam beberapa kasus, ada saja pelanggan yang membandel atau pura-pura lupa. Lantas, apa yang harus kamu lakukan?

Para pengusaha yang telah lama menggeluti bidang tersebut, biasanya akan mengirimkan surat tagihan kepada para pelanggan yang membandel tersebut. Dalam konteks lain, surat penagihan tersebut bisa juga dikatakan sebagai surat hutang karena memang fungsinya sebagai ‘alat’ penagih. Namun, bagaimana cara membuat dokumen tertulis tanpa menyinggung hati pelanggan?

Perasaan tidak enak selalu menjadi ‘hantu’ bagi para pengusaha yang hendak mengirimkan surat hutang kepada pelanggan. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak diberikan, hutang bisa menjadi momok tersendiri bagi Laporan Keuangan bisnis yang kamu geluti. Di dalam artikel ini, kami akan memberikan kamu informasi bagaimana cara membuat surat tagihan yang sopan.

Apa Itu Surat Tagihan?

Surat tagihan - Paper.id

Surat tagihan – Paper.id

Secara umum, Surat Tagihan merupakan dokumen tertulis yang digunakan kepada para pelanggan untuk membayarkan hutangnya. Tujuan dari penagihan ini adalah untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat dari waktu jatuh tempo atau menghindari ‘kecurangan’ dari pelanggan membandel yang hendak kabur dari masa pembayaran.

Biasanya, Surat Penagihan ini dikirimkan sebelum jatuh tempo dari cicilan pembayaran ataupun beberapa hari setelah tenggat pembayaran berakhir. Dalam menulis surat ini, kamu diwajibkan untuk membuat sesuatu yang persuasif tanpa menyinggung perasaan dari pembeli. Sebab, mungkin saja ada alasan kenapa mereka telat melakukan pembayaran, semisal sakit dll.

Baca Juga: Tips Membuat Surat Penagihan Hutang Cepat Lunas

Cara Membuat Surat Tagihan

Bukti Transaksi

Bukti Transaksi

Surat Hutang dibuat bertujuan agar pelanggan mau melunasi tunggakan yang ia miliki. Namun, ada batasan-batasan yang tidak boleh dilanggar, seperti penggunaan kata kasar ataupun kata-kata non formal. Sebab, bisa saja mereka lupa membayar karena sibuk dengan urusan lain ataupun ada kegiatan lainnya yang tidak bisa ditinggalkan.

Dalam membuat Surat Hutang kepada pelanggan, kamu harus memperhatikan beberapa hal di bawah ini. Atau, kamu bisa juga mencantumkan poin-poin di bawah ini ke dalam surat yang nantinya akan diberikan kepada mereka. Poin-poin yang dimaksud adalah:

1. Kepastian belum membayar tunggakan, lihat dari buku Laporan Keuangan.
2. Jumlah Invoice tunggakan yang telah dikirimkan ke pelanggan.
3. Berikan penjelasan mengenai jatuh tempo yang sudah terlewat.
4. Tambah waktu jatuh tempo, sekitar 1 atau 2 minggu dengan harapan tagihan sudah dilunasi.

Lebih lanjut, Surat Tagihan dikirim sebanyak 3 kali secara bertahap. Apabila telah mencapai surat yang ketiga, kamu bisa mendatanginya secara langsung dengan niatan pengambilan pembayaran. Atau, kamu juga bisa menggunakan jalur hukum apabila hutang yang belum dilunasi berjumlah besar. Sebab, hal tersebut bisa dihitung sebagai penipuan.

Baca Juga: Buat Pebisnis! 4 Jenis Laporan Keuangan Ini Harus Kamu Ketahui

Contoh Surat Tagihan

Contoh Surat Tagihan

Contoh Surat Tagihan

Gambar di atas merupakan salah satu contoh Surat Tagihan yang dibuat untuk menagih hutang kepada pihak kedua. Nominal tertagih memang seharusnya dicantumkan sebagai bukti besaran uang yang belum pernah dibayarkan sebelumnya. Jika kamu ingin contoh lainnya, silahkan komentar di kolom yang tertera di bawah.

Lantas, apakah ada cara lain untuk mengingatkan pelanggan selain menggunakan Surat Tagihan? Jawabannya ada. Jika kamu terbiasa menggunakan Invoice Online, kamu sebenarnya bisa memberikan peringatan kepada pelanggan jadi tidak perlu lagi untuk mengirimkan Surat Tagihan. Mau kirim Invoice sekaligus memberikan peringatan untuk pelanggan kamu? Klik tombol di bawah ini.